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無料でお仕事効率化! ファイル&スケジュール共有
(2015/9/18 06:00)
仕事現場でのインターネット活用度は年々高まるばかり。そこで今回は、各社が提供している仕事用ツールの中から、無料で使えるものを厳選してご紹介しよう。ファイルやスケジュールの共有、さらにはメールを代替するチャットツールなど、バリエーションもさまざま。自分の仕事スタイルにピッタリとはまるものを見つけ出そう。
大容量画像の受け渡しにも! ファイル共有
大量の画像を一度に送りたい。1つの文書をずっと更新しながらグループで共有したい。そんな時こそ、ファイル共有サービスの出番。オンラインストレージのいち機能として提供されるケースが大半となっている。
Dropbox
https://www.dropbox.com/ja/
ローカル端末内のファイルをフォルダー単位でクラウドと同期・保存できる。また、共有操作も非常に簡単。指定フォルダーに対象ファイルを置いておけば、後は自動的にアップロードと共有が行われる。無料プランの基本容量は2GBだが、スマートフォンアプリでのカメラアップロード機能登録などでボーナス容量がもらえる。
OneDrive
https://onedrive.live.com/about/ja-jp/
マイクロソフトのオンラインストレージサービスだが、iOS/Androidはもちろん、Mac OS Xからも利用可能。無料プランの容量も15GBと非常に大きい。ただし、Windows環境でファイル共有の設定を行うには、ブラウザーを使わなければならない点が若干面倒。
Office Online
https://products.office.com/ja-jp/office-online/documents-spreadsheets-presentations-office-online
上記OneDriveと密接に連携した無料ウェブアプリ。文書作成スイートとしておなじみの「Office」の機能限定版にあたる。作成済みOffice文書の編集にも対応。また、クラウド連携により、複数のユーザーによる同時編集も簡単だ。
Google ドライブ
https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/
すでにGmailのためにアカウントを開設していれば、即導入が可能。容量15GBが無料で利用できる。共有はファイルやフォルダー単位で細かく指定できる。また、ワープロ、表計算、プレゼン用スライドの各種作成ソフト(ウェブ版)が統合されており、共同作業にも適する。
Box
https://www.box.com/ja_JP/
米国系のサービス。Windows版のユーザーインターフェイスは基本的に英語表記だが、モバイル版アプリは日本語化されている。無料プランの容量は5GB。ファイルおよびフォルダー単位での共有機能も完備。
Evernote
https://evernote.com/intl/jp/
文書作成、ファイル保存、リマインダーなど、仕事にまつわるさまざまな機能をクラウドに統合したサービス。「ノート」あるいは「ノートブック」という単位で他ユーザーとの共有が可能。アイデアなどをまとめたい場合に役立つだろう。なお、ベーシックプランでは毎月60MBまでデータをアップロードできる。
ブラビオ
http://brabio.jp/
行程の進捗管理などに便利な「ガントチャート」をブラウザー上で作成できる。無料プランでは、チャートを最大5名で共有できる。保存容量は50MBまで。
Google サイト
http://www.google.com/sites/help/intl/ja/overview.html
https://support.google.com/sites/topic/1046513
社内の決まり事や仕事上のルールなど、日常的に参照すべき内容は文書にまとめるより、むしろ閲覧者限定型のウェブサイトで公開したほうが良い場合もある。こちらは、Googleの無料ウェブサイト作成サービス。共有・公開範囲の設定機能が充実しており、編集者はもちろん、閲覧者についても制限できる。詳しくはヘルプを参照のこと。
YouTubeヘルプ 動画のプライバシー設定の変更
https://support.google.com/youtube/answer/157177
動画は短尺のものでも数十~数百MBとなるケースが多く、オンラインストレージの1ファイルあたり上限に引っかかるケースすらあり、共有は意外とやっかいだ。ただ、YouTubeではアップロード動画のプライバシー設定を変更できる。これを使えば、一部のメンバーにだけ、動画を見てもらうといったことも可能。
日程調整には欠かせない! スケジュール共有
関係する人数が増えれば増えるほど、スケジュールの把握、ましてや会議日程などの調整は面倒なものとなる。ここでは有料グループウェアの独壇場……とも言えるが、基本無料(フリーミアム型)のサービスや、共有対応カレンダーなどは意外とある。
Google カレンダー
https://www.google.com/calendar/
Googleのカレンダーサービス。Gmailのついでに使っている……という方もかなり多いだろう。共有設定はかなり充実しており、閲覧者限定公開は当然完備。完全一般公開もできるが、これは店舗の営業カレンダーなどとして使われるケースが多いようだ。
Outlook.comのカレンダーの使用
http://windows.microsoft.com/ja-jp/windows/outlook/calendar-use-calendar
マイクロソフトの無料メール「Outlook.com」からは、カレンダー機能が利用できる。スケジュール共有機能はごくオーソドックスなもの。既設あるいは新設のカレンダーを選択し、メールアドレスベースで閲覧者を認証する。完全公開用URLの発行も可能。
Yahoo!カレンダー
https://calendar.yahoo.co.jp/
2014年9月より、一部ユーザーインターフェイスを変更した「先行公開版」の開発が続けられている。とはいえ、Yahoo! JAPAN IDによる共有機能もすでに実装されており、実用性は十分。現行版へもリンクの1クリックで簡単に戻せる。
サイボウズLive
https://live.cybozu.co.jp/
基本無料型のグループウェア。メンバー300名まで、ファイル保存総量1GBという制限付きながら、スケジュール共有、掲示版、フォルダー共有などの機能が無料で利用できる。将来的には、有料オプションを提供予定。メンバー追加に対して1名あたり月額100円程度の課金を計画している。
Aipo.com
http://www.aipo.com/
エイムラックが開発する基本無料グループウェア。スケジュール、タイムカード、掲示版、伝言メモなどの機能は無料の「S」プランでも使える。ただし、保存容量は1社あたり10MBまで。なお、社内サーバーなどにインストールして使えるオープンソース版ソフトも公開中。
調整さん
https://chouseisan.com/
リクルートが運営中の無料サービス。調整したい日付および時刻を候補指定すると、専用ページ(URL)が発行される。これをメールや掲示版などを使って参加者に知らせ、フォームから返答する仕組み。ユーザー登録を一切することなく利用できるのが特徴。企業の業務活用を意識した「調整さんカレンダー」 にも無料プランがある。
調整丸
https://chosei.gnavi.co.jp/
こちらはぐるなびの提供。基本的には前述の「調整さん」と同等の機能だが、宴会の日程調整をより意識していることもあってか、候補店設定が可能。また、任意でメールアドレスやパスワードを指定しておけば、候補日の再編集などができる。
果たしてメールだけでいいのか? チャット&ビデオ会議にも注目!
仕事上のコミュニケーション手段の中心は、やっぱり電話とメール。ただ、スパムなどの問題もあって、仕事専用のチャットや、より円滑なやりとりのためのビデオ会議といった手段を使うケースも増えているようだ。
チャットワーク
http://www.chatwork.com/ja/
グループチャット機能を中心としつつ、業務遂行に欠かせないタスク管理・ファイル共有をまとめて提供する。無料プランでは最大で14枠までのグループチャット、1対1のビデオ通話に対応。
Skype 機能
http://www.skype.com/ja/features/
ビデオ通話、そしてインスタントメッセンジャーの定番サービス。Skypeの登録ユーザー間であれば、最大25人が参加してのグループ通話が無料で行える。なお、5人までのビデオ会議も同様に無料だが、「1日最長10時間」までというルールがある点は念のため覚えておこう。
Google+ ハングアウト
http://www.google.com/+/learnmore/hangouts/?hl=ja
SNS「Google+」と連携したコミュニケーション機能。文章や写真をリアルタイムで送り合えるわけだが、ビジネス的に注目したいのはビデオ通話機能。最大で同時に10人が参加できる。1対1の通話も可能。
Messenger.com(Facebook)
https://www.messenger.com/
SNSとして知られるFacebookでは近年、メッセンジャー機能の拡充に積極的だ。この「Messenger.com」では、交流機能と無関係にメッセージ送受信および1対1ビデオ通話だけが行える。いつかはビデオ会議が使えるようになるかも?
Google グループ
https://groups.google.com/
掲示版風のインターフェイスを採用。無料かつ手軽に、オンライン上のディスカッションを集約できる。参加メンバーの設定はかなり柔軟。メーリングリストとして使うことも可能だ。
らくらく連絡網
http://www.ra9.jp/
1対1の連絡ならともかく、10名を超える人たちにメッセージを同報したい場合など、結局はメールが便利というシーンは当然あり得る。「らくらく連絡網」では2種類のモードを用意。管理者だけがメールを送信できる「連絡網」、グループ参加者なら誰もが送信できる「ML」のいずれか選べる。なお、利用には広告メールの受け取りが必須。メールの文頭や文末にも広告が入る。
freeml
http://www.freeml.com/
GMOメディア運営のメーリングリストサービス。無料だが、広告メールの受信が必須。基本機能に加え、ファイルやスケジュールの共有が可能。スマートフォン用アプリも配信している。