特別企画
“LINE世代”に適した企業内コミュニケーションを考える
次世代グループウェア「desknet's NEO」のススメ
（2015/1/30 06:00）
「会社で使っているメールは使いにくい。個人で使っているSNSでコミュニケーションした方が、ずっと手軽に、必要なコミュニケーションが取れるのではないか？」――。TwitterやFacebook、LINEなどコンシューマ向けツールの普及が進んだことで、そんなことを考える人が増えているのではないか。
確かに、最近のコンシューマ向けコミュニケーションツールは、エンタープライズシステムに比べ、使いやすい。スマートフォン、タブレット端末などのスマートデバイスから、従来のメールよりも簡単にコミュニケーションをとることができる。
しかし、コンシューマ向けツールをそのまま仕事で使い続けても大丈夫なのだろうか？実際にコンシューマ向けSNSでは、情報漏えい事件が多数起こっている。
こうした状況をかんがみると、コンシューマ向けツール同様、使いやすく、誰でも利用できる使いやすさを持ち、コンシューマツールにはないセキュアな環境でコミュニケーション、情報共有ができるツールが求められていることになる。
全世界であがる「会社でもコンシューマ向けを使いたい」という声
「子どものころからインターネットを使っている世代が会社で仕事をするようになっている。エンタープライズ向けシステムも、インターネットネイティブ世代にも使いやすいものへ、変わっていく必要があるだろう」――。
ここ1、2年、大企業向けエンタープライズアプリケーションを開発する米国の企業幹部が、こんなことを表明するようになった。
インターネットの個人普及の区切りの年は、Windows 95が発売した1995年という見方がある。その1995年から20年、子どものころからインターネットを使うことが当たり前という世代が、企業で働くようになった。「彼らにとっても使いやすいエンタープライズシステムでなければ」と、大規模エンタープライズシステムを発売するメーカーも考えるようになったというのである。
実際にFacebookのようなコミュニケーション機能、社内SNSを提供しているメーカーが何社もある。メールでのやり取りに比べ、SNSによるコミュニケーションは多くの人が参加しやすい。1対1のコミュニケーションになりがちなメールに比べ、多くの人が参加しやすいSNSは新しいアイデア、ナレッジを得る機会としてプラスだとされる。
また、「いいね！」ボタンを押してコミュニケーションすることで、「投稿した人は、自分の投稿がきちんと読まれていると実感することができる。返信がないメールを送るよりも、モチベーションがあがる」という声がある。投稿を見て「いいね！」ボタンを押す側も、「メールの返信よりも手軽に返信ができる」という。
特に問題なく進行している場合は、上長が部下の投稿を見て「いいね！」ボタンを押すことで、メールのコミュニケーションよりも円滑な関係が築かれるケースが多いようだ。
日本ではこのようにエンタープライズシステムを開発するメーカー側に変化は起こっていないが、mixiやLINEといったSNS/ツールが若者だけでなく広く普及したことで、コンシューマツールを仕事でも使う現象が起こっている。
特定プロジェクトのメンバーの情報共有をLINEで行うケースや社内情報共有に利用するケースが実際に出てきている。もちろん、メールはまだまだ有効な手段として利用されているし、DropboxやSugarSyncといったオンラインストレージサービスで資料をやり取りするケースもあるだろう。
コンシューマツールの使い勝手を継承したビジネスツール
しかし、手軽ではあるもののコンシューマツールをビジネスに利用することでさまざまなリスクも生まれている。一番懸念されるのは情報漏えいだ。有名なオンラインサービスの多くが攻撃を受け、ユーザーアカウントの乗っ取り、情報流出といったトラブルが起こっている。しかも、それはやむことなく、次々に新しい手口による被害が生まれている。安易にコンシューマ向けサービスを仕事に利用するのは危険だといえる。
コンシューマ向けツールの多くが無料で、アカウント認証もビジネス向けツールに比べれば簡易な仕様となっているものが多い。こうした状況から、個人向けツールを仕事に使うことを禁止する企業も出ている。便利ではあるが、事故が多いことを考えると、この措置も当然のこととはいえる。
そこで出てきたのが、コンシューマ向けツールのインターフェイスを採り入れながらも、きちんとした管理機能を盛り込んでいる、企業向けのコミュニケーションツールだ。
それぞれ少しずつ形や機能は違うが、「ChatWork」（ChatWork株式会社）、「co-meeting」（株式会社co-meeting）、「direct」（株式会社 L is B）など、さまざまなコミュニケーションツールが提供されている。
オンラインストレージでも、「Box」（米Box）や「GigaCC」（日本ワムネット株式会社）をはじめ、企業向けのサービスがさまざま登場してきた。
グループウェアでもコミュニケーションはできる！
こうした“LINE世代”のコミュニケーションツールは、有効に活用すると業務を劇的に改善できる可能性がある。
一方で社内を見渡してみると、さまざまなグループウェアを用いてスケジュール管理や情報共有を行っているケースも多く見られるだろう。では、グループウェアは新世代のビジネスコミュニケーションに利用できないのだろうか？
一口にグループウェアといってもさまざまな製品が存在するが、株式会社ネオジャパンの提供している「desknet's NEO」は、コミュニケーション機能の「ネオツイ」を標準機能として提供している。
ネオツイは、社内のつぶやきや自分あての新着情報を確認・閲覧したり、ほかのメンバーとのメッセージをリアルタイムにやり取りしたりできる機能。例えば、つぶやき機能を使ってみんなに見てほしいWebページを発信する、お客さまからいただいた感謝の声を共有する、といったことをが簡単にできる。社内向けのLINEやTwitterを想像すればわかりやすいだろう。特にダイレクトメッセージでは、絵文字やスタンプを使ってコミュニケーションが取れるので、LINE感覚で、ちょっとした連絡などを送ることも可能だ。
一見するとコンシューマ向けのツールにも見えるデザインだが、企業向けに提供されているグループウェアの一機能だけに、しっかりしたセキュリティ機能を搭載している。グループウェアにログインするには、企業側で設定しているパスワードの条件（必要な文字の種類、文字数、再利用禁止など）をクリアしていないといけないので、コンシューマ向けのツールと比べて、セキュリティ面では圧倒的に優れているといえる。
desknet's NEOがスマートデバイス向けに最適化されたインターフェイスを搭載していることから、スマートデバイスでの利用も可能になっている。ただし、モバイルアプリは提供されておらず、現時点ではWebブラウザからの利用に限られる。現時点での使い勝手が悪いわけではないが、多くの企業向けコミュニケーションツールでモバイルアプリが提供されていることを考えると、今後の改善に期待したいところだ。
社内アプリケーションの“入り口”に
なお、desknet's NEOはグループウェアであるため、スケジュールや掲示版はもちろん、ストレージや電子会議、Webメールといった、企業でのコミュニケーションに欠かせない機能も搭載している。これらの機能はいずれも、業務で毎日使うことを想定しているので、ビジネスユーザーにとっての「使いやすさ」にこだわっているのも、コンシューマ向けツールとは違う点だろう。
もちろん、ほとんどのユーザーにとっては、これらのツールだけで仕事が完結するわけではなく、社内にはさまざまなツールが存在しているのが普通だ。こうしたたくさんのツールを使い分けなければいけないのも、ユーザーにとっては負担がかかる。
そこでdesknet's NEOでは、ポータル画面をカスタマイズし、簡易イントラサイトを構築できるようにしている。このポータル画面は、desknet's NEOの各機能だけでなく、外部のサイトやほかのWebアプリケーションへの入り口として利用することができるため、その面でも、ユーザーの利便性を向上させることができるわけだ。
提供形態もパッケージ版、クラウド版の両方が用意され、企業が状況に合わせて選択することができる。クラウド版であれば、1ユーザーあたり月額400円（税別）からと、手軽にスタートできるし、有料版を利用する前には無料のお試し版も用意されている。ここまで紹介してきたようなメリットを感じることができるかどうか、まずは使ってみてはいかがだろうか。