ビジネスに必要な機能が充実しているメールアプリ「Microsoft Outlook」

Microsoft Outlook

　スマートフォンに使い慣れた方なら、すでにお気に入りのメールアプリがあるはずです。多くの場合、そのメールサービスの公式アプリを使い、サードパーティのアプリを試し……と試行錯誤を繰り返します。仕事で使うメールなら、仕事向きの機能が充実しているほうがうれしいもの。今回ご紹介する「Microsoft Outlook」は、まさにそんなメールアプリです。

実はiPhoneでもAndroidでも使いやすい「Microsoft Outlook」

　Microsoft Outlookは、言わずと知れたMicrosoftが自ら手掛けたメールアプリです。Windowsのイメージを強く持たれる方もいるかもしれませんが、Windows 10だけでなく、AndroidやiOS向けにも提供されており、Apple Watchにも対応しています。

　メールサービスは、Microsoft Exchange、Office 365、Outlook.com（HotmailとMSNのメールアドレスを含む）、Gmail、Yahoo!メール、iCloudなどをサポートしています。

　メールアプリというと、メールの本文が書けて、ファイルが添付できるのが基本。ですが、さすが長年ビジネスパーソンに使われてきただけあると感じさせる、カユイところに手が届く使用感が大きな魅力になっています。

メールアプリの中で仕事に必要なものがすべて見られる

　まず、全体のインターフェースとしてチェックしたいポイントは、大きく分けて3点あります。1つ目は、サービスの異なる複数のメールアカウントを切り替えやすい点です。画面全体を切り替えることなく、2ステップで切り替えられます。

　2つ目は、アプリ自体に「メール」「予定表」「ファイル」「連絡先」と4つのタブが備えられている点。通常のメールアプリであれば、メール、あるいはメールと連絡帳の機能だけを利用でき、ほかの機能は別のアプリで使う必要がありますが、Microsoft Outlookでは、1つのアプリでこれらの機能が利用できるようになっているのです。

メール一覧から画面の左端を右へフリックすると、フォルダーの一覧とメニューが表示され、アカウントの切り替えができます

メールアプリなのに、予定やファイル、連絡先の機能が利用できます

　考えてみると、メールを受信すれば、スケジュールを確認したり、別の人の連絡先を調べたりといった作業が発生します。以前メールで送られてきた資料を見ようとして該当するメールを探したり、メールからリンクされている資料の保存されたオンラインストレージのアプリを開いたりと、やることがたくさんあります。これらが1つのアプリに集約されることで、メール本文の画面から1タップでアプリを切り替え、必要な情報にアクセスできるようになるわけです。

　3つ目は、予定の書かれた大事なメールが見つけやすくなっていることです。メール一覧が表示された画面で、該当のメールを右にスワイプすると、「スケジュール済み」フォルダーに保存しつつ、指定日時にリマインドできます。予定として登録しておくのはもちろんですが、「スケジュール済み」フォルダーに入れておくことで、例えば申し込みの返信期日を忘れないようにできたりします。

スケジュールがらみのメールを右にスワイプします

次の画面でリマインドの日時を指定します

メールが専用フォルダーに保存され、指定日時に未読メールとして再度配信されます

予定が見られると確認が早い

　Microsoft Outlookを使ってみると、メールアプリの中で予定が見られることで、かなりストレスが減ることに気付きます。いつ予定が空いているかを確認するのに、いちいち別のアプリを起動しなくて済む上に、そのまま新しい予定が作成できるので、登録忘れも防げます。予定表のアプリには、「Evernote」「Facebook」「Wunderlist」も追加できます。ただ、個人的にはGoogle Tasksも対応して欲しいところです。なお、予定のビューは「予定一覧」「日」「3日間」の3パターンだけで、月表示がありません。

メールアプリなのにスケジュールの確認や登録ができます

資料を探しやすく、添付しやすい「ファイル」

　「ファイル」を開くと、メールに添付されてきた資料だけをまとめて見られます。「確か発表会の案内状が来ていたはず」「以前もらったカタログが必要になったけど、どのメールだったか思い出せない」といったときも、そのメールを探さなくて済みます。いきなり添付ファイルの一覧を見ることで、案内メールが来ていたことに気付くこともできたりします。

　さらに便利なのは、Dropbox、Googleドライブ、OneDriveと連携でき、これらのクラウドストレージから直接ファイルを送れる点です。例えばDropboxの場合には、メールに直接ファイルを添付するほかに、Dropboxの共有リンクを発行して、メール本文に自動的にリンクを作成できます。「PCがないと資料は送れない」と悩んでいた方にはぴったりです。

添付されたファイルだけを見られるので、資料を探しやすくなります

資料を送りたいときは、クラウドサービスからファイルを選択できます

ビジネス用として、カスタマイズしてもっと便利に

　受信トレイは、「優先トレイ」と「そのほかのトレイ」の2つに分かれており、重要なメールが自動的に振り分けられます。このあたりは、最近はどのメールアプリでも共通していると言えますが、Microsoft Outlookは、どちらに振り分けるかをメールごとに都度指定することで学習していくので、使っただけ精度が向上していきます。

　また、iOS版では、アプリの起動時にTouch IDでの認証を行うように設定できます。ユーザー設定では、ウェブブラウザーはSafariかGoogle Chrome、経路を表示するアプリとしてAppleマップかGoogleマップのいずれかを、リンクを開くアプリとして指定できるところもうれしい配慮です。

　メール一覧でのスワイプは、標準で右が「スケジュール」、左が「アーカイブ」になっていますが、こちらも「スワイプオプション」でカスタマイズできます。選択できるのは、「削除」「アーカイブ」「既読にする」「移動」「フラグを設定する」「スケジュール」「読んでアーカイブする」「なし」の8種類。自分に理想的なアクションを左右のスワイプに割り当てれば、より使いやすくなるでしょう。

起動時認証にTouch IDを設定して、むやみに見られないような配慮も

メールを左右にスワイプしたときの挙動を変更できます

　アプリ内で本格的に予定を見るとなると、月表示がないことが気になり始めたり、フラグはあってもタグがないため、それまでの利用環境によっては少々戸惑うかもしれません。しかし、「予定」と「ファイル」タブの存在だけでも、相当便利になります。もしビジネス用のメールアプリを探しているなら、ぜひお試しください。

メール作成時に、自分の予定が空いている時間を選んで送信する機能もあります！

予定を送信する場合のメール新規作成画面