Google Docs共有が簡単に～3つの共有モードでわかりやすく

　米Googleは17日、Google Docsのドキュメント共有機能をわかりやすく改良したと発表した。

　今後すべてのドキュメントは3つの共有モード、「非公開」、「リンクを知っている全員」、「ウェブ上で一般公開」のいずれかに設定されることになる。

　すべてのドキュメントは作成時時点で「非公開」となる。この場合、ドキュメントにアクセスできるのは自分だけだ。友人や家族などを特別に招待してアクセス権限を与えることは可能だ。

　「リンクを知っている全員」のドキュメントは、そのドキュメントのURLを知っている人なら誰でも閲覧できる。Googleでは、このことを「電話帳に登録されていない電話番号に似ている」と説明。

　未登録の電話番号を知っていれば誰でも電話をかけられるが、電話番号を知らない人は電話をかけることができない、と例えている。この機能は、大学の先生がシラバスを公開するなど、多数のユーザーが簡単に情報にアクセスできるようにする場合に適しているとする。

　「ウェブ上で一般公開」の設定では、ドキュメントはGoogle等の検索エンジンインデックスに登録され、検査結果にも表示される。Googleでは、コンサートのチラシを作製して不特定多数の人に見てもらう場合などに使用できるとしている。

　これらの共有設定は、Google Docs右上にある「共有」ボタンをクリックすることで、いつでも変更できる。また、開いているドキュメントの共有設定はいつでも画面上部に表示されている。

　公開したドキュメントが予想を超えて広く知られてしまい、不都合が生じた場合には、ドキュメントのURLを再設定する機能もある。公開URLを再設定すると、再設定前に公開していたURLからはドキュメントにアクセスできなくなる。

　この共有機能は、Google Appsでも利用できる。しかし管理者の設定によっては、利用できる機能が限られる場合がある。管理者は、デフォルト共有設定を変更できるほか、「ウェブ上に一般公開」、「リンクを知っている全員」等の公開設定を、ドメイン内に限る等の変更を加えることもあるかもしれないとしている。

　この新しい共有設定機能の公開は今日から開始された。Google Docsのすべてのユーザーは、来週くらいまでに順次使用可能になるとしている。