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業務ファイル共有実態調査〜3人に1人が無許可の共有ツール使用

 トレンドマイクロ株式会社は、8月に実施した勤務先における業務ファイル共有の実態に関するWebアンケート調査の結果を公開した。調査は2013年8月24日から8月26日の2日間に渡って実施。回答対象者は、従業員・情報管理者309名ずつ。

 調査で、勤務先から明確に許可されていない(禁止されている、規定があるかどうかわからない)ファイル共有ツールの使用について聞いたところ、従業員の3割以上(33.3%)と、3人に1人が社外との業務ファイル共有のために許可されていないツールを利用した経験があることがわかった。

 勤務先でどのようなツールが許可されているか、あるいは禁止されているかについては、従来型のメール(Webメール以外のメール)については約8割が使用可否に関する規定があると回答。

 一方でオンラインストレージについては、半数以上が勤務先において規定がない、もしくは、規定があるかどうかわからないとしており、多くの企業で、オンラインストレージの業務利用に関するルールが未整備であることがわかった。

勤務先から明確に許可されていないファイル共有ツールの利用状況
ツールの使用が許可されているかをツール別に聞いた結果

 オンラインストレージの業務利用を禁止している企業、または一定の条件付きで許可している企業の情報管理者は、従業員の勝手なオンラインストレージの業務利用について、「多くの従業員が使っていると思う(10.1%)」または「一部の従業員は使っていると思う(54.5%)」と回答。

 従業員が勝手に利用していると認識している管理者が6割以上に上る。情報管理者は、問題点を認識しているものの、実効性のある統制がとられていないことが伺える。

 また、業務ファイルを共有する際に利用するツールを指定している情報管理者のうち59.5%が、現状指定しているツールについて、ファイル共有ツールとしては不十分と認識。主な理由として、「ファイルが外部に漏えいするリスクがある(30.4%)」、「従業員の業務効率を下げている(20.3%)」などを挙げる。

 トレンドマイクロでは、調査結果を受け、業務ファイル共有に関するルール整備が必要性を指摘。また共有ツールがますます普及する中で、業務の効率性と安全性のバランスをいかに取るかが重要だと指摘した。

オンラインストレージについて規定のある企業の情報管理者の64.6%が、従業員の業務利用が進んでいると認識
業務ファイル共有ツールを指定している情報管理者の59.5%が現状では不十分と認識

(工藤 ひろえ)