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幹事泣かせの出欠管理作業。Webツールでスマートに！
「出欠党幹事長 βver.」

● ここがオススメ！

　日程の決まったイベントの出欠管理が楽にできる、使い捨ての無料出欠管理Webツールだ。会員登録が不要なため、アクセスしてすぐに出欠簿の作成に取り掛かれる。参加者は名前とコメントと出欠状況を選択して追加ボタンを押すだけ。仲間内なら本名で登録する必要もないので、個人情報を一切登録することなく出欠申告も可能だ。

　また、出欠簿は宴会などの開催日から30日で自動的に削除されるため、削除し忘れの心配もない。

● 関係者の出欠管理が楽になるサービス

出欠党幹事長 βver.
http://kanji.kodama.com/
トップページがいきなり出欠簿作成画面になっている。ユーザー登録も一切不要で、無駄のないシンプルなサービスだ

　大勢が集まるイベントの出欠確認は非常に手間がかかり、神経を使う作業だ。数名規模なら把握しやすいが、60名を超えるような宴会や結婚式二次会ともなると、幹事がいちいちメールで確認していたのでは、本業にも支障を来しかねない。

　出欠の連絡をくれない人に催促メールを出したり、出席すると返事をもらった人が都合が悪くなったり、出欠確認だけでも意外に手間がかかるものだ。そんなヤキモキしがちな幹事さんの負担を、ちょっと軽くしてくれるサービス、それが今回ご紹介する「出欠党幹事長 βver.」である。

● 日時の決まったイベントの参加者を明確にできる

　「出欠党幹事長 βver.」は、開催日時の決まったイベントに対し、参加者の出欠を明確にできるサービスだ。ログインアカウントやメールアドレスなどの登録が不要で、すぐ出欠簿の作成が可能。

　開催日時と参加者向けのメッセージを入力し、「出欠簿を作成する」というボタンを押すだけで、専用のURLが発行される。発行されたURLを参加者にメールなどで通知すると、通知された参加者が、自分で出欠を申告するしくみ。

　具体的には、幹事から招待メールをもらった各自が指定されたURLにアクセスし、名前やハンドルネームなどと出欠、およびひとことコメントを登録する。参加者の出欠状況は、出席なら○、欠席は×、未定は△、無印は空欄で表示されるという非常にシンプルな仕組みになっており、出欠とコメントは登録後の変更も可能だ。

　口頭で出席を確認した参加者については、幹事や関係者による代理登録も可能で、1つの出欠簿で最大50名まで管理できる。URLは30日間保管された後に破棄されるため、リストが永遠に残る心配はない。管理するのはURLのみ、というわけだ。


出欠簿ごとに専用のURLが発行される	参加者が各自名前やコメント、出欠を登録する。シンプルな分、URLがわかれば他人分の改ざんも可能なので、利用者の民度が問われるサービスでもある

● いたずら防止機能はないので、使えるかどうかは参加者のモラルが鍵

　ただし、管理者専用パスワードなどが存在しないため、参加者へのメッセージを含め、他人の「出欠」や「コメント」が変更できてしまうというデメリットも。この点は参加者の倫理観・道徳観にゆだね、大人の対応を期待しよう。

　また、出席者と欠席者はそれぞれソートされるので見分けやすいが、集計機能は存在しない。このため、集計の必要があるときは、リストから出席者と欠席者を表計算のシートにコピーするなど工夫すればよいだろう。

　PCとブラウザさえ使えれば、どこからでも管理できる点はWebツールのよいところだ。参加者の出欠管理が面倒で仕方なかったという方は、一度活用してみてはいかがだろうか。また、URLさえわかれば誰でもアクセス可能なので、URLの管理には十分注意したい。全体公開設定にしているmixiの日記やコミュニティ、あるいはパスワードのないWebページなど、うかつなところに書かないようにくれぐれも気をつけよう。

関連情報

■URL
　出欠党幹事長 βver.
　 http://kanji.kodama.com/
　「超便利！　ビジネスに役立つ無料サイト」連載バックナンバー
　 http://internet.watch.impress.co.jp/cda/biz_site_backnumber/

2007/12/18 11:19

すずまり
大学卒業後、システム開発会社→ISPの営業企画→フリーのWebデザイナー→フリーのライター、とどんどん脱線。オンラインサービスからソフトウェア、ハードウェアまでIT関連のレビューを中心に活動中。趣味は写真。キックボクシングのリングサイド撮影が講じて、現在は目黒の某ジムの練習生に。現在の目標はミドルキックの上達とくびれの復活。

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