電子帳簿保存法を「前向き」に考えよう！ ついに来た「紙の保管」から卒業する日

電子帳簿保存法を想定し、NASを活用してデジタルで書類を保管する

　「来年1月1日からの改正電子帳簿保存法への対応に、何から始めよう……」というか、そもそも「対応する必要はあるのだろうか？」と頭を悩ませている小規模事業者の経営者や担当者も少なくないのではないだろうか。しかし、これを「前向き」に捉えれば、請求書や領収書を紙で保管していた日々から解放される絶好のタイミングと言える。

　本企画では、税理士の杉山靖彦氏の監修のもと、請求書や領収書などの証憑（しょうひょう）類をデジタル保管するあたって電子帳簿保存法で求められている「要件」を解説・整理するとともに、QNAP NASが備えるファイルの全文検索機能やログ管理機能を電子帳簿保存法への対応に役立てる方法を紹介する。極端な話、NASにデータを保管するだけでも、電子帳簿保存法対応の第一歩は達成できる。NASの活用で“デジタル書類保管術”の第一歩を踏み出してみよう。

杉山 靖彦
早稲田大学卒。1994年、マイクロソフト株式会社（現・日本マイクロソフト株式会社）入社。「Office」のプロダクトマネージャとして、「Mac Office 4.2」「Office 95/97」のリリースを担当。1997年退社。1998年に会計事務所を開業。公開会社やベンチャー企業の取締役、監査役、大学非常勤講師を務める。ライターとして業務ソフトやOffice関連の執筆活動も展開している。著書に『「あるある」で学ぶ 忙しい人のためのパソコン仕事術』（インプレス）など多数。

いつまで「紙の保管」に悩まされ続けるのか……

　書類棚や倉庫に積み上がった紙の請求書や領収書の山――。

　一体、いつまで、こうした紙の書類と付き合っていかなければならないのか？　そんな悩みを抱えている人も多いだろう。

　もちろん、「紙」には、その場で情報を処理するのに好都合なうえ、これまでの慣れたルーティンで処理できるというメリットがある。しかし、処理後はどうだろうか？　ただ束ねただけの書類、年々増えていくバインダー、倉庫を着々と占有していく段ボール箱……。

　もちろん、取引先から送られてくる請求書がメールに添付されたPDFになったり、購入した資材の明細をオンラインショッピングの購入履歴から確認するようになったりと、電子化の波は着実に訪れつつある。しかし、「紙」にとらわれた状況のままでは、せっかくの電子データも、印刷して紙に姿を変えてから処理されることになる。

　経営者や担当者も本来は過去の情報を経営に活用したいと思っているはずだ。しかし、現在の「紙」が主役の状況では、それも難しい。残念ながら「ただ保管する」だけのデータに意味を見出せなくなってしまっている。

電子帳簿保存法を「前向き」に考えよう！

　こうした状況の中、話題になっているのが「電子帳簿保存法」だ。

　電子帳簿保存法は、言い換えれば、「請求書や帳簿などの国税関係書類をデジタルデータで保管してもいい」という法律だ。

　世間的には、要件や義務などの「やらなければならない」ことばかりが話題になるため、「なんだか面倒な法律ができてしまった……」と思っている人も少なくないかもしれないが、前述したように社内の「紙」に悩まされている事業者にとっては、紙からデジタルへの改革を進める大きなきっかけになる可能性がある法律と言える。

　ここで、簡単な社内処理を想像してみてほしい。

　現状、メールで送られてきた請求書のPDFは、紙に印刷され、社内処理へと回され、最終的に紙で保存される。

　しかし、電子帳簿保存法に従えば、メールで送られてきた請求書のPDFはもちろんのこと、スキャンした領収書等も、そのままメールなどで社内処理され、PDFのまま保管することになる。印刷の手間、紙の回覧、バインダーへの収納、段ボール箱での保管と、冒頭で触れたような課題のいくつかが解決されることになる。

　つまり、電子帳簿保存法は、「やらなければならない」と捉えると面倒だが、「やってもいい」と前向きに捉えることも可能で、むしろそう捉えた方がメリットが大きいと言える。組織のデジタル化を進めるひとつのきっかけと考えたほうが、前向きに取り組むことができるわけだ。

でも「検索要件」やら「改ざん防止」やら、いろいろ条件があるんでしょ？

　とはいえ、電子帳簿保存法は法律であるため、その内容や条件を確認しておく必要はある。

　第一に、改正電子帳簿保存法には、ネットを通じた商取引をしている事業者は全員対応しなければならないこととなっている。令和5年度の税制改正で「緩くなった」という情報だけが先行し、対応しなくてもいいようなイメージを持っている人もいるかもしれないが、実際はそうではない。

　税理士の杉山靖彦氏によると、以下のようになる。

　まとめると以下のようになる。

　当初は、条件がかなり厳しい印象があったが、現在は小規模事業者にとってのハードルが下がり、誤解を恐れずに言えば、デジタルで安全に保管しておけばいいという状況とも言える。

　前述したように、電子帳簿保存法は、社内のデジタル化を進めるきっかけになり得るが、こうした緩和策によって、義務としてではなく、前向きなデジタル改革として導入しやすくなり、上司や経理担当も説得しやすくなったことになる。

身近な「NAS」に証憑類を保存しておこう

　では、具体的に、電子帳簿保存法対応をどのように進めればいいのだろうか？

　前述したように、現状は緩和策によって、基本的には、デジタルデータをデジタルのまま保管すればいいことになる。年商5000万円以下なら検索要件は不要で、改ざん防止対策も社内規定（データの修正・削除を行う際の申請プロセスなど）を策定しておけばいいのだから、シンプルにデータを保管すればいい。

• 参考：電子帳簿保存法関連の各種規程等のサンプル（国税庁）

　ただし、社員それぞれがバラバラな場所に、バラバラな方法でデータを保管していては意味がないうえ、PCへの保存の場合、トラブルなどでデータが失われてしまう可能性もある。そこで、注目されているのが、ネットワークに接続できる共有ストレージである「NAS（Network Attached Storage）」だ。

「NAS」は、ネットワークに接続して、社員全員で共有できるストレージ。写真は、QNAP製の「TS-464-8G」というモデル

　NASは、社内ネットワーク経由でアクセスできるデータの保存場所だ。例えば、「領収書」などの共有フォルダーを作成し、そこに月ごとのフォルダーを作成して、ファイルを保管するというルールにすれば、社員全員が統一された場所に、統一された方法でデータを保管できるようになる。

　ストレージ容量も数TB～数十TBと多いうえ、必要に応じて増やすこともできる。また、クラウドストレージと異なり、買い切りで利用できるため月単位や年単位での課金の負担もないうえ、重要な文書を外部に預けることなく、自社内で管理できる。

　もちろん、データの安全性も高く、NASには、複数台のHDDを利用することでデータを保護するための機能やバックアップ機能が搭載されているため、こうした保存したデータを安全に保管できる。

　使い方も簡単で、PCと同じようにエクスプローラーからフォルダーにアクセスできるので、利用者の負担も少ない。

　「データをデジタルで保管する」という電子帳簿保存法の第一歩を手軽かつ確実に始めることができるデバイスと言える。

NASの管理画面と共有フォルダー。ブラウザーから簡単に設定や利用ができる

社員は、普通のフォルダーと同じようにWindowsのエクスプローラーから利用できる

全文検索と改ざん防止対策もできる「QNAP」のNASがおすすめ

　NASにもいろいろな種類があるが、電子帳簿保存法を見据えて導入するのであれば、世界的に評価の高い「QNAP」のNASがおすすめだ。

　その理由は大きく2つある。

「Qsirch」による全文検索機能を利用可能

　前述したように、改正電子帳簿保存法では、年商5000万円以下であれば「検索要件」は不要となっている。とはいえ、保存したデータを検索できないと、社内処理でも手間が増える。

　QNAPのNASでは、対応モデルを利用することで「Qsirch」という全文検索機能を利用可能になっており、NASに保存したPDFやOfficeファイルの内容をキーワードで検索することができる。このため、宛先や件名、金額などで、請求書を検索することが簡単にできる。

QNAPのNASで利用できる全文検索機能「Qsirch」

　例えば、「去年のあの案件の金額いくらだっけ？」と調べたいと思ったら、ブラウザーでウェブページを検索するときと同じ感覚で、NASのデータを検索すれば、該当するファイルを見つけ出すことができるわけだ。

　全文検索機能を搭載しない一般的なNASの場合、ファイルをファイル名でしか検索できないため、あらかじめファイル名に金額などを含めておくなどの工夫が必要になるが、こうした手間がない。

金額・日付・件名など、PDFに記載されている情報を元にデータを検索できる

　しかも、Qsirchでは、AI OCRテクノロジーが搭載されていることで、画像内の文字を認識して検索することもできる。スキャナーを利用して紙を電子化した場合、そのファイルはJPEGなどの画像データとなってしまうため検索できなくなる場合が多いが、この機能によって画像から文字データを認識することで、検索対象として活用することができる（JPEG/PNG/GIF/BMP/TIFに対応。画像形式のPDFには未対応）。

　こうした充実の機能によって、将来的に会社が成長して年商5000万円以上になっても、Qsirchのおかげで改正電子帳簿保存法の検索要件を満たすこともできる。これは他社のNASにはない、QNAPのNASならではの特徴と言えるだろう。

スキャンしたファイルが文字データを含まないJPEGデータであっても、OCRで文字を認識して検索可能になる

改ざん防止にも役立つログ機能

　もう1つは、NASへの詳細なアクセスログを記録できる点だ。QNAPのNASでは、ファイル共有で使われる「SMB」というプロトコルの通信ログを記録できるようになっており、どのPCから、どのユーザーが、どのファイルに、いつアクセスし、読み取りや削除などどのような操作をしたのか――ということが詳細に記録される。

SMBのログをオンにすると、ネットワーク経由でのファイル操作のログが記録される

　こちらも前述したように、現在の電子帳簿保存法では、改ざん防止対策として、原則ファイルの修正や削除を禁止し、仮に修正や削除が必要な場合は理由などを記載した申請書を提出するといった社内規定を定めるだけでもかまわない。

　QNAPのNASを導入する場合も、この社内規定で電子帳簿保存法の改ざん防止の要件に対応することができるが、その代わりに、このログを活用することもできる。

どのPCから、どのユーザーが、どのファイルに、いつアクセスし、読み取りや削除などを行ったのかというログが記録される

　社内規定は、定めるだけでいいと言っても、実質的にファイルを修正・削除する際に申請手続きが必要で、その申請書の保管なども必要になる。導入のハードルは低くても、運用のハードルは逆に高くなる可能性がある。

　QNAPのNASであれば、ログを改ざん防止対策として活用できるため、この手間を軽減できる。また、アクセスログが記録されることを社員に周知しておけば、データの改ざんなどの不正も未然に抑止できることになる。

　もちろん、削除したファイルを元に戻すことも可能だ。一般的な「ごみ箱」からの復元に加え、QNAPのNASにはスナップショット機能が搭載されているため、定期的にストレージの状態を保管し、過去のファイルを復元することができる。

削除されたファイルもスナップショットから復元できる

　このように、QNAPのNASでは、Qsirchによる検索やSMBログによる改ざん防止が可能となっており、電子帳簿保存法への対策が容易になっている。

　もちろん、完全な電子帳簿保存法対応を実現するには、税理士などの専門家と相談したうえで、一般的なファイル名の工夫、フォルダーによる分類などの対応も必要なうえ、ログを何年分、どうやって保管するかという検討も必要になる。

　社内での運用ルールの検討も必要となる。不用意な削除などを防ぐのであれば、NASのアクセス権設定機能を利用して、経理担当者以外はファイルを削除したり、変更したりできないように制限するのも効果的だ。

そもそもユーザーやグループごとに共有フォルダーのアクセス権を設定できるため、セキュリティを確保しやすい

　こうした対応がNASの標準の機能で可能なため、最初から導入しなくても、必要になった段階で導入できる。あとから全てのファイルのファイル名を変更しなければならないといった、大規模なやり直しになったりするリスクも低い。

　電子帳簿保存法をきっかけとした組織のデジタル化という目指す本来のゴールを、低いハードルで、しかも実用的なメリットを受けつつ実践できるはずだ。

NASを導入するなら、安心できる購入先を選ぼう

　もちろん、NASにもデメリットはある。

　NASを利用するには、HDDの装着やユーザーの追加などの設定が必要になるうえ、前述したQsirchやSMBログの記録も設定しておかないと機能しない。NASはコンシューマー向けにも販売されているが、価格帯によって使える機能に違いがあるため、以下に挙げる法人向けのモデルを選ぶのが確実だ。

HDDの設定やログの設定などが必要なので専門家に相談するのが近道

　また、NASに搭載されるHDD/SSDは消耗品なので、定期的なメンテナンスや故障時の交換が必要となる。特に業務で使うとなれば、保証やサポートは欠かせない。

　法人用途なら、長期間にわたり専門的なサポートが受けられるテックウインド株式会社のような、QNAP製品を長く扱っているベンダーから買うのがおすすめだ。HDD組み込みモデルを選択できるうえ、オンサイト保守サービスを契約すれば障害発生時のHDD交換などの作業を専門業者に任せることもできる。導入前に質問したり、電子帳簿保存法対応などのソリューションの相談にも乗ってもらったりすることも可能だ。

　電子帳簿保存法対応といっても、難しく考えることはないので、データをデジタルのまま、安全に保存できる環境を検討してみよう。

　なお、テックウインドでは、現在、中小企業を対象とした『QNAP製NAS「TS-464-8G」法人モニター募集キャンペーン』を実施中。募集は8月31日までなので、NASの導入を検討している企業は応募してみてはいかがだろうか。

　また、電帳法対応に関するウェビナーも開催する。開催日は9月6日で、第1部では、本企画を監修いただいた税理士の杉山靖彦氏が電帳法対応のポイントを紹介、第2部では本稿でも紹介している全文検索や削除ログの機能について解説するという。詳細については下記をご確認いただきたい。

• 中小企業向けNAS完成品モデル（テックウインド株式会社）

おすすめのQNAP NAS

TS-264-8G

　小規模な拠点などにも設置しやすいコンパクトな2ベイモデルながら、クアッドコアのCPUや2.5GbEのネットワークインターフェースなどを搭載するパワフルなモデル。小型ながら8GBのメモリを搭載し、Qsirchの利用だけでなく、仮想環境として業務用サーバーを運用することなどもできる。

TS-464-8G

　幅広い環境で活用できる4ベイのスタンダードモデル。大容量のデータ保管が可能となるうえ、RAID 5/6も利用可能でHDDの冗長性も確保しやすい。クアッドコアのCPUと2.5GbEのネットワークインターフェースにより、高速なアクセスが可能で、もちろんQsirchや仮想環境での利用にも対応する。

TS-864eU-RP

　ラックマウントタイプの高性能NAS。8台のHDDを搭載することが可能で、エンタープライズ用途にも対応可能。ネットワークカードや無停電電源装置などを選択して購入することもできる。中規模以上の環境でおすすめの1台。

清水 理史

製品レビューなど幅広く執筆しているが、実際に大手企業でネットワーク管理者をしていたこともあり、Windowsのネットワーク全般が得意ジャンル。最新刊「できるWindows 11」ほか多数の著書がある。