伝言内容をすばやくメールで送信できる「伝言メモ」

●こんなところが便利！

　担当者不在時に受けた電話の内容や、来客対応後の伝言内容を素早くテキストメモ化し、メールで送信したりクリップボードにコピーできる。1度受けた相手の名前は相手先リストに登録できるほか、ブラックリストの作成も可能。

●伝言内容を簡単にテキスト化。メールで送信できるから確実に伝わる

簡単操作で伝言メモをメールできる「伝言メモ」

　オフィスで電話や来客の応対は必須だ。もし担当者が不在な場合、専用の伝言メモ帳に書き取ってデスクの上に置いたり、付箋紙に書いてデスクに張ることが多いだろう。いちいち手書きするのが面倒なこともあるし、デスクまで置きに行く時間も必要。メモそのものの紛失にも気を遣うはずだ。

　また、伝言相手の不在時間が長時間に及ぶ場合、伝言メモが相手の目にとまる確率は低くなる。もらった方も帰社後にまとめて見なくてはならないのも大変だ。そこでお勧めなのが今回ご紹介する「伝言メモ」である。
　
　そのままズバリの名前をもつ「伝言メモ」は、電話や来客時のメモも手軽に書き取り、メールで送信できるというシンプルなツールである。

　伝言内容というのは「いつ」「どこの誰が」「どうした」または「どうする」といったポイントに絞られる。そこで「伝言メモ」では、伝えたい内容を「電話」「来訪」「用件」に分け、チェックボックスで該当する項目を指定し、時間や連絡先、任意の用件を入力することでスピーディにメモが作成できるようになっているのだ。
　　
　電話の場合は「電話がありました」「また電話します」「電話をください」、来客には「来訪されました」「また訪問します」「来てください」の3つが選べる。さらに、電話をするなら「いつ頃」、電話が欲しいならその番号を入力するなど、必要最低限の情報をもれなく入力でき、細かい用件を入力できるテキストボックスも設けられている。

　相手先として入力した名前はそのまま「相手先リスト」に登録できるので、2度目からは選択するだけでよい。応対したくない相手を登録する「ブラックリスト」も用意されている。相手先を検索できるわけではないので、ブラックリスト登録者を自動的にブロックするといったことはできないが、必要に応じて確認できるのは助かるだろう。
　
　伝言内容を作成したら[伝言]ボタンを押す。するとメーラーを起動し、伝言内容が反映された本文が自動的に作成される。いちいち入力する手間も省けるのだ。あとは宛先を指定すればそのまま送信可能だ。メールの件名も「【伝言メモ】＊＊＊＊様より」となるので受信したほうもわかりやすい。
　
　電話応対の不慣れな新人などは把握しておくべき用件が漏れてしまうこともあるが、これなら必要な情報を漏らす危険も減るに違いない。何よりもメールならどこにいても伝言内容を読めるし、紛失の心配がない。伝言で苦労されている方は活用してみてはいかがだろうか。

該当する項目をチェックして、必要事項を入力する	[伝言]ボタンをクリックすると、指定メーラーが起動し、本文が作成される

新規の相手先は、入力後に[相手先]ボタンを押せば登録される	ブラックリストも用意