特別企画
初めての確定申告 第2回・初期設定、クラウド取込編
青色申告ソフトの初期設定と口座、カード取引の取込
2016年1月29日 06:00
確定申告初心者、初級者に連載でお届けする「初めての確定申告」。第2回は実際に青色申告ソフトを使用して初期設定から銀行口座、クレジットカードの入出金データを自動取り込みするところまでを紹介したい。現在はサラリーマンだが、今年あるいは1～2年後には起業するぞと思っている人には、今から準備しておくと独立後に役立つ情報もお伝えしたい。ほんの数分の作業が独立後に大幅な時間の節約になるので、参考にしていただきたい。
第1回・基礎編では、確定申告のゴールとなる決算書や確定申告書の記載例をチラッとお見せしたが、起業して初めて確定申告をする人は「いったい何から始めたらよいのか」が分からないのが本音だろう。まずはスタートからゴールまでの大きな流れを確認しておきたい。
ここでは8Stepに分けて記載したが、確定申告書の第一表、第二表を1つにまとめることできるし、固定資産の登録と決算書も1つにまとめることはできる。またStep2と3はどちらが先でもよい。毎日、毎週、毎月など常時記帳する人はStep2と3を1年間繰り返すこととなる。
初期設定を正しく行うと後で楽になる
少し補足しておこう。青色申告ソフトは表計算ソフトと似ている。表計算ソフトで集計をするときは、数値の入力の前に行や列の項目設定をする。例えば事業用の銀行口座と個人用の銀行口座があり、得意先からの入金は事業用の口座、水道光熱費の引き落としは個人用の口座となっていた場合、それぞれの口座を表計算ソフトの別の列に設定した方が口座ごとのお金の動きを把握しやすい。
さらに売り上げを1列にA社、B社、C社の売り上げ（売掛金）を入力するよりも、A社、B社、C社を別の列に設定した方が集計が容易となる。
第1回・基礎編で按分という考え方を説明した。水道光熱費のうち、電気代、ガス代、水道代それぞれの事業使用の比率が異なるケースでは、電気代、ガス代、水道代を別の列にしておくと按分するときに楽になるはずだ。通信費も按分の必要のない切手代と按分が必要な携帯電話代を別の列に分けて入力すると集計作業が楽になる。
表計算ソフトの項目設定と同様な作業を、青色申告ソフトでも最初に行いたい。複式簿記による記帳の基本であるお金の動きを明確にするため、按分するときの集計のため、加えて記帳作業を分かりやすくするため、記帳を始める前に初期設定を行おう。
売り上げと経費の記帳には多くの時間を要する
確定申告に要する時間は人それぞれで、1日で終わる人もいれば1週間掛かる人もいる。多くの人がもっとも時間を要するのが、売り上げと経費の記帳だろう。初期設定は、初年度に行えば翌年以降は新規の取引先などがなければ作業不要となる。固定資産も、個人事業主で10万円以上の資産を毎年100件も登録する人はめったにいないだろう。生命保険や配偶者、扶養親族も毎年大きな変更がない項目だ。
これに対し、売り上げと経費は毎年同じとはならず、地道に入力することとなる。筆者の場合、売り上げの記帳は月に数社分なのでわずかな時間で終わるが、経費の記帳はかなりの作業量だ。以前は3日掛かる確定申告作業のうち、2日は経費の記帳に要していた。最近は、アグリゲーション機能によりクレジットカードや銀行の振込、引き落としはデータ取り込みが可能となり、大幅に時間短縮されたが、それでも確定申告でもっとも重い作業が経費の記帳であることは変わらない。
決算書、確定申告書の作成は慣れればあっと言う間に終わる
Step4から8は確定申告を行う仕上げ作業だ。按分、固定資産、決算書、確定申告書という一連の作業は、経費の記帳作業のように膨大な労力は必要ないが、ある程度の知識は必要となる。逆の言い方をすると、2～3回経験して慣れてしまえばあっと言う間に終わる作業だ。
2015年に起業し常日ごろから記帳をしている人は、すでにStep1から3までは終了しているはずだ。一方、確定申告が近づき1年分の経費を一気に記帳する「まとめ記帳派」も少なくない。筆者もまとめ記帳派＝ズボラ記帳派だ。この時期にこの記事を読まれている人はまとめ記帳派が多いと思われる。ここからは1カ月後に迫った確定申告に向け、まだ何も手を付けていない人を前提として、青色申告ソフトを使って各Stepで行う作業を説明していこう。
まずはインストール クラウドからデータ取込をするならユーザー登録は必須
インストールの説明はINTERNET Watchの読者には釈迦（しゃか）に説法なので割愛する。重要なのはその後のユーザー登録だ。今回使用するやよいの青色申告16は、PCにインストールして利用する青色申告ソフトだ。クラウドサービスとの連携にも対応しており、銀行取引、クレジットカードの明細、電子マネーの履歴などを取り込むことができるアグリゲーション、クラウドストレージといった機能を利用可能な点が特徴だ。このアグリゲーション機能（スマート取引取込）を使用する条件の1つであるユーザー登録は、必須と言っていいだろう。
スマート取引取込にはもう1つ条件があり「あんしん保守サポート」に加入しなければならない。あんしん保守サポートは本来は有料のサポートサービスで、コースにより8000円（税別）からの費用が発生するのだが、現在キャンペーン中で最大15カ月間無償となっている。2016年に1月に加入すると2017年の3月までは無償ということだ。また、加入していると次期バージョンの「やよいの青色申告17（仮称）」が無償で入手できる。
費用面を少し整理しよう。やよいの青色申告16の実勢価格は税込みで1万1000円前後。あんしん保守サポートに加入すると次期バーションは無償提供される。あんしん保守サポートは最大15カ月無償だ。最大15カ月を生かすために2016年の2月1日にあんしん保守サポートに加入すると2017年の4月末まで費用は発生しない。と言うことは、2015年分（2016年2月-3月確定申告）と2016年分の2回の確定申告を、1万1000円でアグリゲーション機能をフルに生かして使用できるということだ。月額に換算すると733円と、かなりお得な設定となっている。
もし2シーズン使用して気に入らなかったら、あんしん保守サポートを継続しなければ費用の追加発生はない。セルフプランであれば税別8000円で次期バージョンを入手できるので新たに購入するよりもお得だ。次の1年間は月額に換算すると667円（＋消費税）という計算となる。
初期設定
やよいの青色申告16で行う最初の作業は初期設定だ。何から始めたらよいのかが分からない人は、この初期設定を行えば必要かつ重要な設定が完了し、個人個人に合わせて使いやすい状態にカスタマイズが完了する仕組みとなっている。初期設定としては項目が多く時間も掛かるがその分の見返りも大きいので丁寧に設定をしたい。初期設定は以下の5つの項目に分かれているので順番に作業を進めよう。
データの新規作成 屋号、開始年度などを設定
消費税設定 消費税申告の有無
得意先、銀行等の設定 現金の開始残高、銀行、得意先などの設定
経費の取引設定 経費でよく使う項目の設定
科目設定 主に按分のための補助科目の設定
まずは事業所データの新規作成から始めよう。起業して最初の確定申告を行う人は「新規にデータを作成する」を選択する。屋号を持っている人は事業所名に屋号を入力する。続いて青色申告と白色申告の選択。製品名はやよいの青色申告16だが、白色申告にも対応している。会計年度は、2015年分を2016年の2～3月で確定申告する場合は、平成27年に設定する。
初期設定の5つの項目のうち、最初の4つはシームレスにつながっている。「いいえ」を押さなければ自動的に次の設定に移る。次の項目は消費税だ。消費税は前々年の売り上げが1000万円を超えると消費税課税事業者となる。2015年に開業した場合は2013年の売り上げがないので消費税免税事業者だ。ザックリ言うと、売り上げが1000万円以下であればずっと免税事業者ということだ。正確には課税売上高とか前年の1月～6月の売り上げなど細かな話があるが、そのあたりは別の機会に説明したい。通常は事業開始初年度は免税事業者なので「消費税申告を行わない」を選択しよう。
消費税で注意したいのは輸出を行う場合だ。商品やサービスを輸出する場合は免税取引となる。仕入れたときに納めた消費税を還付してもらうには、本則課税（原則課税）を行う課税事業者という条件がある。免税事業者や簡易課税を行っていると還付が受けられないので、還付を受ける必要がある場合は事前に申請をして、開業時から「消費税申告を行う」を選択しよう。
3つ目は導入設定。現金の開始残高、事業で使用する銀行の登録、得意先、仕入れ先などの設定だ。現金の開始残高と言われてもピンと来ない人がいるだろう。日ごろから厳密な行動ができる人で、事業用の財布と個人用の財布をキッチリ分けて管理したい人は、事業開始のために用意した現金をここで記入する。財布を開いて「あれ、先週5万円を降ろしたのに1万円札が2枚しかない？」という経験のある人は適当な金額を記入しよう。
余談だが、記帳という作業はポリシーや普段の行動の影響を受ける。事業専用の財布（現金）を用意して1円までしっかり管理したいのか、納税額に間違いがなければ細かなところは手抜きしたいのか、などと税金と向かい合うポリシーは人それぞれだ。月末に入金があったらすぐに確認・記帳したいのか、「いつも遅れず振り込まれているから今月も大丈夫でしょ」と数日後に確認するのか。前者の人はキッチリしていないとフラストレーションがたまるだろうし、後者の人は前者のように行動するのは無理だろう。結果として自分のスタイルに合った記帳方法を続けることが過度の負担がなく幸せな選択だと思われる。開始残高をいくらにするかは自分の性格と相談して決めよう。
現金の次は銀行の登録だ。事業で使用する銀行口座はその入出金が記録されるので、こちらは実際の残高を記入したい。続いて取引先の登録を行う。最初は得意先。2015年に請求書を発行した得意先をすべて登録しよう。仕入れがある場合は仕入れ先も同様に登録する。
実際の初期設定はこの後も続くのだが、開始残高や銀行、得意先の登録がどのように反映されるのかを確認してみよう。この段階では入出金は1つもないが、現金出納帳を開くと残高は10万円となっている。預金出納帳も同様だ。1画面で見られるように残高試算表を開くと、現金は10万円、普通預金は40万円となっている。また、売掛金をクリックすると下段に売掛金の補助科目が表示される。そこには登録した得意先が登録されている。さらにスクロールをすると、元入金として現金と預金を合計した50万円が自動的に記入されている。
確定申告の初心者には、売掛金の補助科目に得意先を登録する理由や、元入金は何なのかは理解できないと思う。第1回・基礎編で紹介した、複式簿記による記帳を見てみよう。
請求書を発行して売り上げを立て、翌月に入金があった取引の記帳を見ると、売掛金の補助科目に得意先（C出版）、普通預金の補助科目に銀行口座（A銀行B支店）が記帳されている。理解はできなくても、このように設定をしなければならないということだ。これらは簿記や会計の知識がある人には常識なのだろうが、分からなくても不安に思う必要はない。
少々脱線するが1024×768、1366×768、1920×1080という数字を見て、INTERNET Watchの読者は10人中9人、いや10人中10人がモニターの解像度と思うだろうが、渋谷109の前で女の子に聞くと答えは異なると思う。4Kという言葉も「3Kがきつい、危険、汚いだから4Kって超ブラックじゃん」と答える人もいる。人それぞれの常識は異なるものだ。税金の世界は普通の人には分からないことが数多くあるが、知らなくても「何とかなる」し、「テクノロジーが何とかしてくれる」はずだ。
やよいの青色申告16が初心者に優しいところは、ウィザードやガイダンスにそって作業すれば、口座の登録や売掛金の補助科目に得意先、買掛金の補助科目に仕入れ先が勝手に登録されることだ。どの青色申告ソフトも口座登録や得意先の登録機能はあるが、「最初にそれを登録しなければならない」こと自体が分からないのが初心者なので、初期設定を行うと半強制的に登録される点はありがたい。
初期設定に戻ろう。次は取引設定ウィザードだ。ここでは経費の取引設定を行う。水道光熱費、旅費交通費、通信費などで自分に関係しそうな項目にチェックを付けよう。15ページもある設定だが、この設定をしておくと後で楽になるはずだ。
この設定がどのように反映されるのかも確認してみよう。やよいの青色申告16には「かんたん取引入力」という機能がある。例えばタクシー代を現金で支払った場合、貸方に現金、借方に旅費交通費と、複式簿記による記帳をアシストしてくれる機能だ。このかんたん取引入力の事例を個人個人に合わせてカスタマイズするのが、取引設定ウィザードだ。
実験してみたので画面を見ていただきたい。取引設定ウィザードでタクシーの項目にチェックを付けないと、検索ワードにタクシーと記入しても記帳例はゼロとなるが、チェックを付けておけば関連する記帳例が2つ表示される。「タクシー代を支払った 現金」をクリックすると、貸方に現金、借方に旅費交通費と仕訳事例が表示され、日付、金額、摘要などを入力すれば記帳が完了する。これも複式簿記を理解していない初心者にありがたい機能だ。
ちなみに取引設定ウィザードで1つもチェックを付けないと、事例はデフォルトの19例となるが、全部チェックを付けると239例となる。判断に迷ったときは、少しでも自分に関係しそうな項目にはチェックを付けておこう。
初期設定の最後は勘定科目、補助科目の設定だ。主に按分のための作業だが、事業開始後に新たな取引先を追加する場合は売掛金、買掛金の補助科目としてここで追加登録をしよう。また、デフォルトで設定されていない科目もここで設定しておこう。筆者は取材費という勘定科目を独自に設定している。
按分に関しては第1回・基礎編で説明をした。電気代、携帯電話代、ガソリン代など事業使用と個人使用が混ざる経費は、そのうちの事業使用分だけを任意の比率で経費とする必要がある。この按分の作業を楽にするため、事前に該当する科目を分けておこう。
按分する科目は人それぞれだ。仕事専用のオフィスを持っていれば、その家賃も電気代も按分の必要はない。スマホやクルマも2台持ちしていて事業用と個人用が分けてあれば、按分は不要だ。2015年に自分が支払った経費を見直して、按分が必要なものを把握してから作業していただきたい。
ここでは自宅で仕事をし、水道光熱費のうち電気代は70％が事業使用、ガス代は10％、上下水道代は20％が事業使用、という前提で補助科目を設定してみよう。作業全体のイメージはフォルダ分けに近い。経費というフォルダの下に水道光熱費、旅費交通費、通信費、接待交際費といったフォルダ（勘定科目）がデフォルトで用意されているので、水道光熱費のフォルダの下に新たに電気、ガス、水道というフォルダ（補助科目）を作るだけだ。実際に按分の作業をするのはずっと先の決算のときとなるが、最初に設定をしておくと後悔しないだろう。
以上で初期設定はすべて終了。開始残高も勘定科目、補助科目も後から設定は可能なので。分かる範囲で丁寧に設定すれば大丈夫だろう。
売上と経費の記帳は可能な限りクラウドから取り込もう
初期設定が終わったら売り上げと経費の記帳を行うが、どちらが先でも問題はない。筆者は件数が少なく短時間で終わる売り上げを先に行い、膨大な時間を要する経費を後にしている。しかし、ここ数年で事情が変わってきた。以前は2日、3日を掛けて黙々と領収書を見ながら手入力をしたが、青色申告ソフトがクラウド対応したことにより、アグリゲーション機能を利用することで、銀行口座、クレジットカードなどの入出金データを自動的に取り込むことが可能となった。全体の工程はStep2、Step3として売り上げと経費の記帳をすることは変わらないが、実際に行う作業は大幅に変化した。
とは言え現金で支払いをすることは少なくないので、すべての支出、領収書が銀行振込・引き落とし、カード決済とはならない。まずはデータ取込できるものを記帳して、その後に残ったものを手入力することになる。当然、データ取込できるものが多いほど記帳作業は楽になる。
やよいの青色申告16におけるデータ取込の仕組みを確認しておこう。YAYOI SMART CONNECTと呼ばれるデータ取込システムは、図のように銀行口座、クレジットカード、電子マネーなどの取引データをいったんYAYOI SMART ENGINEで取り込み、そこで消耗品費、水道光熱費などに自動仕訳を行い、それをやよいの青色申告16、やよいの青色申告オンライン、弥生会計など弥生シリーズに転送する仕組みだ。やよいの青色申告16には「スマート取引取込」というアイコンが用意されている。
このYAYOI SMART CONNECTは昨年12月にリニューアルされた。従来は金融系のデータ取込はMoneyLook、Zaim、Moneytreeという3つの外部サービスを利用していたが、新たに弥生独自の口座連携を追加し、銀行の法人口座からのデータ取込も可能になった。
口座連携、MoneyLook、Zaim、Moneytreeのどれを使用するかは、個人の事情で決めればよい。自分が使用している銀行口座、クレジットカードなどに対応しているサービスを選択しよう。筆者の場合は、主に使用している三菱東京UFJ銀行とVIEWカードはどのサービスを使用しても大差はない。
筆者の環境で差があるのは、三菱東京UFJ銀行の法人口座と電子マネーのWAONだ。法人口座は新設された口座連携でデータ取得、WAONは昨年の春に検証したときはZaimとの相性がよかったが、最近確認したらMoneytreeでも問題なくデータ取得ができた。
組み合わせてデータ取込することも可能なので、銀行の法人口座は口座連携、電子マネーはZaim、銀行の個人口座とクレジットカードはMoneytreeからといった感じで、金融機関ごとに別のサービスからデータ取得することもできる。
銀行の法人口座について少し触れておこう。個人事業主は法人ではないが、筆者が使用している三菱東京UFJ銀行では、個人事業主の屋号の口座は法人口座として開設する。開業時に税務署に提出した開業届のコピーなどを用意して口座開設をすることになる。
三菱東京UFJ銀行の場合、個人口座のインターネットバンキングは「三菱東京UFJ銀行DIRECT」、法人口座のインターネットバンキングは「BizSTATION」と別物となっている。BizSTATIONは利用料が年間約2万円、三菱東京UFJ銀行同士でも振込手数料は有料、深夜から朝8時までは利用不可、祝日も利用不可などとなっていて、ハッキリ言って個人事業主には使い勝手がよいものとは言えない。なので筆者は長年BizSTATIONの申し込みはしていなかった。
2015年、クラウド対応の青色申告ソフト/サービスが法人口座への対応を始めた。筆者は法人口座からのデータ取込を試してみようと思い、口座開設（起業）から9年して、BizSTATIONを申し込むことにした。
郵送で申し込みをするが「9年前の口座開設時と内容に差異がある」と返却され、窓口に出向いてやっと手続きを完了。送られて来た書類には厚さ約1センチ、120ページほどの取説が入っているなど、個人のインターネットバンキングとは別世界。悪戦苦闘の末に接続したBizSTATIONの画面は、「DOSかよ」と思うほど地味だった。
セキュリティが厳しい法人口座に外部サービスがアクセスすることは容易ではなく、これまで取引データを取得することは難しかったが、昨年から一斉にクラウド対応の青色申告ソフト/サービスが対応可能となった。銀行の入出金が多い事業をされてる人には朗報だろう。
スマート取引取込で法人口座からデータ取込
インストールのところで書いたようにユーザー登録、あんしん保守サポートに加入したら、弥生マイページにメールアドレスを登録しログインをする。ユーザー登録に送られてきたお客様番号を使用して製品登録をすると、スマート取引取込を使用する準備は完了だ。
では、実際にスマート取引取込で法人口座の取引データから取り込みを始めてみよう。「取引」のところにある「スマート取引取込」をクリックすると、初回は「ようこそ『スマート取引取込』へ」という画面が表示され、「今すぐ使ってみる」をクリックすると弥生マイページにつながる。登録済みのID（メールアドレス）でログインすると、通常のマイページの管理画面ではなくスマート取引取込にジャンプする仕組みだ。
「サービスの連携」をクリックすると、連携できるサービスの一覧が表示される。上の段が、新たに追加された弥生のサービスとの連携。その下が、以前からある外部サービスとの連携。ここでは弥生のサービスから、法人口座に対応した「口座連携」を使用してみよう。
ログインして新規口座登録で銀行を選択すると、三菱東京UFJ銀行の場合は法人と個人のインターネットバンキングを選択する画面が表示されるので、ここでは法人口座を選択する。
ログインに必要な情報に電子証明書という欄が表示される。事前にBizSTATIONにログインしているので、電子証明書がプルダウンに表示される。電子証明書パスワードは何もせず「次へ」をクリック。BizSTATIONの通常のログインと同様にいくつかポップアップが表示され、ワンタイムパスワードを入力すると該当する法人口座が表示される。取り込みしたい口座にチェックを付け「口座登録」をクリックすると完了だ。
同じく口座連携を使ってクレジットカードを登録してみよう。「カード総合明細」の「＋新規口座登録」をクリックし、クレジットカードを選択する。ログイン情報などを入力しクレジットカードを登録すると、先ほどの法人口座とクレジットカードが登録されたことが確認できる。必要な金融機関の登録が終わったらスマート取引取込に戻ろう。
スマート取引取込の画面に戻ると、サービスの取得設定が表示される。三菱東京UFJの銀行口座とVIEWカードが表示された。主な用途はデフォルトで事業用となっている。事業用と個人用に設定した場合の違いを確認するため、いったんこのまま進めよう。保存をクリックすると口座連携から取引データの取り込みが始まり、しばらくすると完了のメッセージが表示されるので、「結果を確認してください」をクリックしよう。
取引一覧が表示され、取引手段の勘定科目にクレジットカード、補助科目にVIEWカードと表示された。取引手段とは複式簿記の貸方で現金、普通預金などと表記した部分だ。クレジットカードは未払金と表記することが多いが、ここではより明確にクレジットカード/VIEWカードとなっている。
要するに現金も減っていないし、預金も減っていないということなので、クレジットカード会社から引き落とされた際に、精算のため再度記帳が必要となる。厳密な記帳をしたい人はこのままでよいと思うが、楽に記帳したい人は設定を変更しよう。
サービスの取得設定に戻り、VIEWカードの主な用途を個人用に変更しデータを再取得すると、取引手段の勘定科目は事業主借となった。これなら第1回・基礎編で紹介した、現金も普通預金もクレジットカードも無視できる手抜きな方法で記帳されるので、未払金の精算も必要がなくなる。
取引一覧をもう少し詳しく見てみよう。摘要の欄にトウキヨウデンリヨク（＝東京電力）など取引先の情報が表示されている。この内容を見て科目の欄に水道光熱費などと自動仕訳が行われたことが分かる。ちなみにヤフー……クリックポストはメール便廃止後に使用している郵便局のサービス。フジブツリュウは領収書と照らし合わせるまで筆者も分からなかったタクシー代で、デイーシーエムカーマはカーマホームセンター。東京電力、ヨドバシ、キグナス石油、カインズも含めすべて正しく仕訳されている。
法人口座の取引データも見てみよう。勘定科目は普通預金/三菱東京UFJ銀行、科目は売掛金と正しく仕訳されている。売掛金の補助科目をクリックすると、初期設定で登録した得意先がプルダウンに反映されている。先ほどの東京電力の水道光熱費も初期設定で科目設定をしているので、補助科目をクリックすると電気代を選択することができる。
科目は自動仕訳されるが、100％正しく仕訳されることはない。確認をして修正や補助科目の追加をしてから、やよいの青色申告16に転送することになる。確認作業は摘要でソートすると同じ取引が並ぶので作業は楽になる。確認修正後に送信を「する」にしたものだけ、やよいの青色申告16に転送される仕組みだ。「しない」にチェックすると、その取引は事業に無関係と判断され破棄される。すべて確認したら、右下の内容を確認か左メニューの仕訳一覧をクリックしよう。
仕訳一覧に確認作業の結果が表示され、「確定する」をクリックすると転送が開始される。画面が切り替わったらファイルを開くをクリックすると、やよいの青色申告16に戻り取り込まれた取引が仕訳日記帳に表示される。
話は少々横道にそれるが、金融機関の取引データの取得期間について話をしよう。おそらく、ほとんどの銀行がインターネットバンキングのサービスを提供している。ただしデータ取得できる期間は銀行によって差がある。筆者が主に使用している三菱東京UFJ銀行は、前月の1日までしかデータを取得することができない（個人Eco通帳を除く）。1月に取得できるのは12月1日以降ということだ。個人的にほぼ休眠中のジャパンネット銀行は過去5年のデータを取得可能だ。
クレジットカード会社もWEBサービスを提供しているが、データ取得できる期間には差がある。筆者が使用しているVIEWカードは過去12カ月、MUFGカードは過去15カ月のデータが取得できる。MUFGカードは15カ月なので、確定申告終盤（3月中旬）でも前年の1年分のデータが取得できる。
クレジットカードは支払い（使用）月と請求月に差がある。VIEWカードは月末締めの翌々月4日払いなので、2015年2月のデータは2014年12月末締めの明細となる。データ更新は毎月中旬なので、2015年1月1日以降のデータを取得するには、2016年2月上旬までにアクセスして2015年3月請求分のデータを取得しなければならない。確定申告の受付が始まる前にデータ取得を行いたい。
これから起業する人は、主に事業で使用する銀行口座、クレジットカードはデータ取得のしやすいカード会社を選択すると、確定申告のときに楽になるはずだ。
さて、先ほどの三菱東京UFJ銀行の法人口座は1月にデータ取得をしたので、12月以降のデータしか取得できなかった。外部サービスは1年ほど前から使用しているので、三菱東京UFJ銀行の個人口座は1年分の取引データが外部サービス側に蓄積されている。次はそれらのデータを取り込んでみよう。
外部サービスで筆者が主に使用しているのはMoneytree。MoneytreeはiOS用のサービスだったが、現在はPCからもアクセス可能だ。青色申告ソフトから独立したサービスなので、事前にサービス側で金融機関の登録をする。
サービスの連携から外部サービスのMoneytreeと連携をする。ログインをするとすぐMoneytree側は設定済みなので、すぐにサービスの取得設定の画面に戻ってくる。Moneytree側は休眠中のジャパンネット銀行や先ほど取込済みのVIEWカードも設定してあるが、今回は「取得する」のチェックを外し、三菱東京UFJ銀行の個人口座、MUFGカード、電子マネーのWAONを個人用に設定してデータ取得を行った。摘要でソートし、例えば国民年金のように事業に関係ない取引は送信をしないに設定しよう。
ETCによる高速代の支払いが100件以上あった。筆者はモバイルSuicaを使用していないので電車賃はここに取り込まれないが、旅費交通費などで膨大な件数となる経費は、まとめて仕訳を行うことができる。左側のメニューの最下段にある「まとめ仕訳設定」を開くとガイダンスが表示される。同じ勘定科目を1行の仕訳にする設定だ。今回は旅費交通費を、1カ月分まとめて末日に1本の仕訳として記帳するように設定してみた。
仕訳一覧で確認すると、月ごとに○月分という仕訳となった。日付はその月の最後のETC使用日となった。「開く」をクリックすると明細が表示される仕組みだ。
すべての取引を確認し、先ほどと同様に転送をすると、Moneytreeから取り込んだデータがやよいの青色申告16に記帳される。
スマート取引取込における筆者の反省点
スマート取引取込による記帳は、おおむね以上だ。記帳の必要な件数のうちデータ取込の件数が多くなると、記帳作業はグッと楽になる。筆者は、青色申告ソフトのクラウド対応が始まってからクレジットカードの使用が増えた。以前は現金で支払っていたコインパーキングもタクシーも、クレジットカードで支払うようになった。
2015年分の仮決算（＆年末節税）を年末に行った際の反省点もお伝えしておこう。残念ながら銀行口座の取引データに欠落期間があった。もっとも少なかったMoneytreeで1カ月半。Money LookとZaimは半年以上だ。Zaimのホームページに記載されていたデータ取得の説明を読むと、最終アクセスから90日間は自動取得を行う、とのことだ。例えば、2月末にデータ取得をして確定申告を終わらせその後放置していると、5月末までは勝手にデータ取得をしてくれるということだ。三菱東京UFJ銀行の取得期間は最大2カ月なので、7月末までにアクセスすればデータの欠落期間はなかったことになる。ようするに、筆者は半年以上アクセスしなかったのでデータが取得できなかったということだ。今年は1～2カ月に一度はアクセスをして、欠落期間がないようにしたいと思っている。
もう1つ反省点がある。筆者は領収書を大きめの箱にため込んでいる。記帳の際に科目ごとに封筒に分け、科目単位で記帳を行うのだが、どの領収書が現金で支払って、どの領収書がデータで取込済みかが分からず、結局多くの領収書を取り込んだデータと照らし合わせるのに時間を要した。今後は、手入力が必要な領収書は分けて保存すると作業時間の短縮になると思っている。
独立前のサラリーマンも今すぐ準備をしよう
最後に冒頭でお話しした、現在はサラリーマンで今年は起業するぞと思っている人にアドバイスをしよう。MoneyLook、Zaim、Moneytreeは独立したサービスなので、やよいの青色申告16を購入しなくても取引データの取得ができる。いずれのサービスも無料なので今すぐ銀行口座やクレジットカードを登録しよう。
お使いの金融機関が過去1年以上の取引データを公開している場合は独立後に取り込めばよいが、筆者が使用している三菱東京UFJ銀行のように最大2カ月分のデータしか取れない場合は、起業後や確定申告直前にデータ取込ができるのはたった2カ月分だ。
今すぐ登録すれば、2016年の取引データを丸々1年分取り込むことが可能だ。起業するのが来年になってもそのままデータ取込は継続すればよい。いつ起業するか分からないのに、有料のクラウド型青色申告サービスにお金を払い続けるのは気が引けると思うが、MoneyLook、Zaim、Moneytreeは無料なのでコストを心配する必要はない。いざ起業して、確定申告直前にデータ取込をすれば開業前の準備で購入したものや、開業後の経費などを一気に取り込むことができる。数百件のデータを手入力しなくても済む可能性があるので今すぐ準備を始めよう。その際の注意点は欠落期間が発生しないように時々アクセスすることだ。
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今回は初期設定とデータ取込を紹介した。次回は手入力による記帳から按分、固定資産、減価償却、決算書、確定申告書までを紹介したい。