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Excel/Word/Teamsなどの日常業務が激変！「Copilot」の使いこなしや導入をマイクロソフトが初歩から解説！
「AIに仕事を奪われるのではない、“AIを使いこなしている人”に仕事を奪われる」
- 提供：
- リコージャパン株式会社
2024年2月21日 06:00
AIに仕事を奪われるのではない、“AIを使いこなしている人”に仕事を奪われるのである――。
日本マイクロソフト株式会社エバンジェリスト・業務執行役員の西脇資哲氏は「仕事を奪われる側になるよりも、仕事を奪う側に回るべきだ」と述べ、生成AIを活用しなければビジネスの競争に生き残っていけないと強調する。
では、生成AIでいったい何ができるのか？ 日常の業務やビジネスのやり方がどう変わるのか？ 生成AIを使いこなすための「プロンプト」のコツとは？
1月23日に開催されたオンラインイベント「2024年はAIと働く“あなた専属。最強のパートナー”～日本マイクロソフト×リコージャパンが提案する Copilot for Microsoft 365を活用した新しい働き方～」では、生成AIの歴史・能力・活用事例を紹介するとともに、Microsoftが提供する生成AI「Copilot」および「Copilot for Microsoft 365」がビジネスパーソンの生産性を向上させるツールになることをアピール。ExcelやWord、Teamsなどの使い慣れたOfficeアプリケーションから活用して業務の効率化を図るデモも披露された。
［目次］
- 「ChatGPT」とは何か？ これまでの「AI」と何が違う？
- 生成AIを使えば「従業員のスキルの均一化」が可能に
- 生成AIへの指示は2つ――「聞く」と「依頼する」
- 生成AIへの指示は具体的に――「プロンプトを制する者が生成AIを制する」
- ChatGPTと何が違う？ Microsoftが提供する生成AI「Copilot」とは
- AIに仕事を奪われるのではない、“AIを使いこなしている人”に仕事を奪われる
- 生成AI使いこなしのポイント――「プロンプトは5W1Hを意識」「明快な命令文を」
- ExcelやTeamsなどから生成AIを使える！ 「Copilot for Microsoft 365」が便利
- 企業向けの「Copilot for Microsoft 365」はどのように導入していけばいい？
ライセンスと導入の進め方、企業としての導入術まで
Microsoft×リコージャパンの特設サイトでは、「Copilot in Teams」「Copilot in Word」「Copilot in Excel」など、“Copilot for Microsoft 365でできること”について紹介した動画もまとめています。あわせてご参照ください。
「ChatGPT」とは何か？これまでの「AI」と何が違う？
日本マイクロソフト株式会社の西脇資哲氏（エバンジェリスト・業務執行役員）は、「最近は、私も社会も生成AIの話ばかりをしている」と述べ、メディアなどでも多数取り上げられている「生成AI」が最近の話題の中心を占めていると指摘する。
確かに西脇氏の言うとおり、最近のニュースの中で生成AIの話題を聞かない日はないと言ってもよい。その中には「便利で世の中を変えていく」というポジティブなものから、「AIが人間の仕事を奪う」といったネガティブなものも含めて、文字通り「話題独占」というかたちだ。ITにあまり関わりがない人も含めて「AI」に大きな注目が集まっているのが現状だ。
西脇氏はまず、最初の「ダボス会議」（世界国際フォーラムが行なう年次総会のこと）でAIがコンピューター研究の一分野となって研究が始まり、その後、マシンラーニング（機械学習）、ディープラーニング（深層学習）として進化してきた歴史を説明。
そしてマシンラーニングやディープラーニングでは、学習済みのデータと照合して何であるかを「見分ける力」、無数のデータを読み込み、それらのデータの「特徴を抽出して分類する力」を備えるようになったとし、天気予報などの予測、音声認識の誤認識率、文章の読解力、機械翻訳、画像認識率などで人間と同等かそれ以上の能力を得てきたとした。
その次のトレンドとしてやってきたのが「生成AI」（英語で言うと「Generative AI」）だ。2021年末に「GPT」などの大規模言語モデル（LLM）が登場し、その後、2022年の末に「ChatGPT」としてサービス化され、2023年には多数の製品に横展開されていった。
西脇氏は「生成AIでは、指示された内容に基づき文章やコンテンツを生成し、データを処理することが可能になった。ビジネスパーソンなどの仕事を助けるのに十分な力を持っている」と述べ、生成AIを活用すると、ビジネスパーソンが仕事をする上での無駄な時間を減らして生産性を上げられるようになると指摘した。
生成AIを使えば「従業員のスキルの均一化」が可能に
西脇氏は「私は2022年12月にChatGPTが使えるようになってすぐに使い始めた。その時点ですでに日本語で使えており、従来のソフトウェアのような国境や言語の壁がなくなりつつあり、AIが大衆化していった」と述べ、ChatGPTが登場したことで、人間とAIが、人間の言葉を利用して対話を行なうことが可能になり、それを利用してAIに指示を行なうことで、誰もが同じ目的を実現できるようになったと強調。
また、「これまでは、情報を検索して文章を作成・構成し、体裁を整えるという業務は属人的な能力に依存していた。しかし、これからは生成AIに目的を指示し、追加で指示を行ない、適切な状態になるまで指示する――そうした指示を行うことで生産性を改善していける」とし、生成AIによって従業員のスキルの均一化が実現でき、生産性を向上させることができると強調した。
西脇氏によれば、ChatGPTの能力は、ペンシルベニア大学の経営学修士課程（MBA）の最終試験で合格点、米国の医療機関が行った米国医師免許試験ではほぼ合格点、さらに「GPT-4」では司法試験の上位10％で合格ラインに達したなど、「現実にはそんな人材が存在しないレベルの能力を持っている」とのことで、生成AIを活用することはそうした人材を雇うような効果があるのだと説明する。
生成AIと言えば“Microsoft＋OpenAI”
西脇氏は、ChatGPTを提供しているOpenAIの取り組みに関しても説明した。なぜ日本マイクロソフトの西脇氏がOpenAIという別の企業の説明をするのかというと、そこにはMicrosoftとOpenAIの密接なパートナー関係があるからだ。「Microsoftは2019年にOpenAIに出資しており、今後さらなる出資も検討している」とのこと。
もともとOpenAIは「GPT（Generative Pre-trained Transformer）」という大規模言語モデルを開発し、それを提供してきた。それを活用してAIチャットボットとして一般向けのサービスとして始めたのが「ChatGPT」であり、それが今やIT業界だけでなく一般のユーザーに大きな話題になっているのはすでに説明してきた通りだ。
西脇氏によれば、そうしたGPTの最新版を含む次世代AIモデルの独占的ライセンスをMicrosoftは保有しており、逆にMicrosoftからはそうしたGPTを開発する上で必要なGPUやCPUなどの演算リソースをMicrosoft Azure（Microsoftが提供するパブリッククラウドサービス）経由で提供するかたちになっているという。
西脇氏は「そのように生成AIに早くから投資を行なってきたことで、Microsoftは現在、生成AIで非常に良いポジションにいると認知されている」とし、“生成AIといえばMicrosoft＋OpenAI”という認識が出来上がってきているという現状を説明した。
生成AIへの指示は2つ――「聞く」と「依頼する」
西脇氏は、ChatGPTが人間に代わって実行できるタスクに関して説明した後、「ビジネスワークフローを分析してみると、多くの仕事は“聞く”ことと“依頼する”ことの2つに分類され、ほとんどの仕事はその2つで回っている」と指摘。重要なことは、まず生成AIに聞いて、実際にタスクを依頼し、できなかったら人間が手を下せばいいと説明する。そうした「生成AIファースト」なビジネスワークフローが、今後はビジネスパーソンにとって重要だというのだ。
「生成AIがビジネスワークフロー全体に与えるインパクトは大きい。ほとんどの企業は新しいサービスや製品を考えたいと思っているが、そのためには複数の情報を組み合わせる必要がある。その新しいサービスに向けたプログラミング、あるいは情報収集で外国語の記事を読む――そうしたことが生成AIは得意で、AIと対話しながらそうした業務をこなしていける。」
西脇氏は、日本マイクロソフト株式会社の畠山大有氏（カスタマーサクセス事業本部 シニアクラウドソリューションアーキテクト）の「AIに仕事を奪われるのではない、“AIを使いこなしている人”に仕事を奪われるのである」という言葉を紹介。生成AIを活用してビジネスのやり方を変えるビジネスパーソンは生き残れるが、そうではない人はAIを使いこなしている別のビジネスパーソンに取って代わられると指摘し、AIを活用する側になるべきだとした。
生成AIへの指示は具体的に――「プロンプトを制する者が生成AIを制する」
では、このような生成AIを使いこなすユーザーになるにはどうすればいいのか？ そのポイントとして西脇氏は「プロンプトを制する者が生成AIを制する」と述べ、生成AIに指示を出すためのテキストボックス「プロンプト」を上手に使いこなしている人が生成AIを使いこなしている人だと指摘する。
「生成AIへの指示は、抽象的ではなく、具体的に出す必要がある。役割、ゴール、追加情報、例示、フォーマットなど、具体的に指示を出すということが重要だ。日本のビジネスシーンでは暗黙知で通じるという前提があり、部下への指示も『あれやっておいて』など抽象的であることが多かったと思う。しかし、生成AIでは指示をより具体的に出していくことが重要だ。」
イラストも生成AIの得意分野
生成AIのもう1つの大きな応用事例と言える画像生成についても西脇氏は触れ、「DALL-E」「DALL-E2」「DALL-E3」といった画像生成モデルを活用して画像を生成した事例を紹介。大事な点は、AIに任せることは任せて、人間は仕上げなどの人間にしかできないことをやるべきだとした。
「生成AIに、猫が温泉につかっているイラスト200枚を数分で描かせ、それを知り合いのイラストレーターに送って意見を求めたところ、数分で200枚というのは無理で1カ月は必要だという。また、彼は猫が温泉につかっている構図を200枚も思い浮かばないと述べ、そうした迅速さやアイデア出しなどはAIが得意だとした。逆に言えば、そうしたことはAIにお願いして、仕上げを人間がやればいいということだ。」
ChatGPTと何が違う？Microsoftが提供する生成AI「Copilot」とは
「Copilotとは副操縦士という意味で、安全・安心に使える日常的なアシスタントだ。私はCopilotに毎朝あいさつしており、文字通り相棒として利用している」。西脇氏はそう述べ、MicrosoftがウェブブラウザーやWindows OS向けに提供しているAIアシスタント「Copilot」に関する説明を行なった。
Microsoftは昨年、当初は「Bing Chat」の名称で、また、Windows OSへの統合機能として「Windows Copilot」の提供を開始。その後、昨年11月からいずれも「Copilot」にブランドを統一し、ChatGPTライクな機能を自社サービスとして提供している。
Copilotの特徴としては、「Copilotに対応した法人向けMicrosoft 365のベースライセンスがあれば、個人や会社のデータが保護されるかたちで利用できる」と説明。Copilot自体は無料で利用できるが、Microsoft 365のCopilotベースライセンス契約をしている場合にはさらに高度なデータ保護が実現された状態で利用できるという。他にも「Bing Image Creator」「Microsoft Desinger」といったオンラインベースの画像生成AIも提供されている。
さらに、日本企業で一般的に使われているOfficeアプリケーションサービスである「Microsoft 365」向けの生成AI機能となる「Copilot for Microsoft 365」を紹介。「OfficeアプリケーションにCopilotが入り、さらに便利になる」と述べ、WordやPowerPointなどで、デザインのレイアウトなどを生成AIに相談しながら文書やプレゼンテーション資料を作成していく様子をデモした。
なお、Microsoftでは「責任あるAIの原則」を設けており、「Copilot for Microsoft 365」では顧客のデータは顧客のものであること、顧客のデータを将来のAI学習などには使わないこと、データは高度なエンタープライズレベルのセキュリティにより保護されることなどを説明した。
AIに仕事を奪われるのではない、“AIを使いこなしている人”に仕事を奪われる
講演の終わりに西脇氏は「これまでのIT」と「生成AI後のIT」について触れた。「生成AIにより今まで時間をかけてやっていたことをより短時間で行うことができ、生産性が向上する。その生産性向上によって生まれた時間を生かすことが重要だ」。そろばんが電卓になって廃れていき、それがPCになり、スマートフォンになり、クラウドになっていた歴史を振り返り、そうした進化は「不可逆的」であり、その流れに対応しなければ企業やビジネスパーソンが競争では生き残れないという。
そうした生成AIの時代では「大事なことは変化をいとわず学び続け、デジタルリテラシーを上げていくことだ。そして生成AIに対応するには「プロンプト」を習熟し、それをきちんと指示できる言語力、対話力をつけていくことが大事だ」と述べ、物事を分析して指示に変える力、そして考えるよりもまずはやってみるという姿勢が大事だと指摘した。
そして、「AIに仕事を奪われるのではない、“AIを使いこなしている人”に仕事を奪われるのである」という言葉を再度紹介。西脇氏は「仕事を奪われる側になるよりも、仕事を奪う側に回るべきだ」と述べ、市場競争の中で他社／他人が生成AIで生産性を上げていくと、使っていない人は相対的に生産性が下がることになり、競争に負けてしまうことになると指摘。競争に勝つために生成AIを活用して生産性を上げていくべきだと強調して講演を終えた。
生成AI使いこなしのポイント――「プロンプトは5W1Hを意識」「明快な命令文を」
イベント後半では、日本マイクロソフト株式会社の久保田裕佳氏（パートナー事業本部コーポレート ソリューション営業統括本部 チャネルセールス営業本部 チャネルセールスマネージャー）が登壇。「弊社の西脇が指摘したように、AIを使わないということはもはやあり得ないという状況になっている。そうした中で、AIを使いこなすには何が重要かというと、どのようにプロンプトを活用するか――プロンプトエンジニアリングにある」と述べ、そのポイントを紹介するとともに、Officeアプリケーションから「Copilot for Microsoft 365」を活用するデモが行われた。
久保田氏は「AIを使いこなすポイントはいくつかある。企業全体では、AI利用のルールを決めておくことが重要だ。そしてエンドユーザーレベルでは、5W1Hを意識して明快な命令文で入力すること、必要なデータを提供し、依頼事項を短く区切り、やってはならないNG行為を伝えること――これが大事だ」と述べ、全社的なルール作成や、社員に対してどう使えば効率よく使えるのか伝えておくことが大事だと指摘した。
ExcelやTeamsなどからも生成AIが使える！「Copilot for Microsoft 365」が便利
このセッションでは、Microsoftが法人向けに提供する生成AIのサービスを2つ紹介した。1つが「Copilot」であり、もう1つが「Copilot for Microsoft 365」である。いずれも法人向けのデータ保護などのオプションが用意されているが、前者は単体でAIアシスタントとして利用可能で、Entra ID（旧Azure ADアカウント）とMicrosoft 365のライセンス（一部を除く）だけで利用可能。後者は、Microsoft 365に加えて、別途、「Copilot for Microsoft 365」のライセンスが必要で、月額30ドル／ユーザーで利用できる。今回のデモは主に「Copilot for Microsoft 365」が取り上げられた。
久保田氏は「Copilot for Microsoft 365」のうち、Teams/Word/Excel/PowerPoint/Outlookの5つのアプリケーションを例に、デモを行なって説明した。
※Microsoft×リコージャパンの特設サイトでは、「Copilot in Teams」「Copilot in Word」「Copilot in Excel」など、“Copilot for Microsoft 365でできること”について紹介した動画もまとめています。あわせてご参照ください。
Teams
Teamsでは、対象となる会議に対して処理の指示を出せばいいため、比較的簡単に活用できる。例えば「会議で話されたことの要約が欲しい」といった処理が可能。あるいは、一字一句文字起こしをしてくれるため、これまで人力で作成していた議事録作成の必要がなくなり、生産性が向上する。
Word
Wordでは、Copilotのボタンをクリックして5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を意識しながらプロンプトを入力していく。今回のデモでは「インボイス制度について5000文字程度でまとめてください。国税庁のサイトを参照してください」と入力していくと、インボイス制度の概要をまとめた文章が自動で作成された。その後、もう一度プロンプトを呼び出し、まとめの部分を追加する指示を出すと、これまでは作成に数時間かかっていたような文章がわずか数分で作成できた。このほか、営業マニュアルを作成するデモも行われた。
Excel
ExcelのCopilot機能は最近、プレビュー版で日本語に対応。データの分析を指示すると、Copilotが自動で分析結果をグラフなどにまとめてくれる。それを新しいシートに追加することがすぐに行える。
PowerPoint
Wordで作成した文章をもとに、PowerPointのプレゼンテーションに変換するのも、Copilotが自動で行なってくれる。プロンプトで目的のファイルを指定し、そのまとめ方などを指示すると、適切な図などを入れながらプレゼンテーションを作成してくれる。
Outlook
Outlook（新しいOutlook）では、過去の履歴を含めて長文のメールを要約して表示させ、それを見ながら返信することが可能になる。これまで目視で行っていた作業が不要になり、大きな時間短縮になる。
久保田氏はこうしたデモを行なった後、ChatGPTにはない、「Copilot for Microsoft 365」の特徴として、安心して商用利用できる点を挙げた。「Copilot for Microsoft 365は商用利用を前提としたサービスになっている。例えば、何らかのソフトウェアを使ってお客さまが著作権侵害で訴えられた場合、通常はお客さま自身で戦わないといけないが、MicrosoftはCopilotを利用して著作権法上の異議を申し立てられた場合、MicrosoftはCopilot Copyrightを適用し、法的なサポートを行う」。
企業向けの「Copilot for Microsoft 365」はどのように導入していけばいい？ライセンスと導入の進め方、企業としての導入術まで
イベントの最後には、リコージャパン株式会社の鈴木大輔氏（デジタルサービス企画本部 EDW企画センター アプリケーション戦略室 マイクロソフトグループ）が登壇し、「Copilot for Microsoft 365」のライセンス形態などに関して説明した。
鈴木氏は「Copilot for Microsoft 365は、Microsoft 365のベースライセンスに追加するかたちのアドオンライセンスとなっている。Microsoft 365のいずれかのライセンスと、Copilot for Microsoft 365の両方が必要になる」と説明。「Copilot for Microsoft 365」を利用するには、大企業向けならMicrosoft 365 E3/E5、Office 365 E3/E5、教育機関向けならMicrosoft 365 A3/A5、Office 365 A3/A5、中小規模企業向けにはMicrosoft 365 Business Standard/Premiumのいずれかのベースライセンスが必要であり、その上でアドオンとして「Copilot for Microsoft 365」が必要だという。
その利用のためには、オンプレミス版のOfficeアプリケーションではなく、Microsoft 365のアプリケーション（Microsoft 365 Apps）と対応するウェブブラウザー（Microsoft Edge、Google Chrome、Apple Safari）が必要。なお、Microsoft 365 Appsの更新チャネル（ローカルアプリケーションを更新するタイミングのこと。組織の管理者が自由に設定できる）は、「半期エンタープライズ」のみ非対応で、他の更新チャネル（最新チャネル、月次エンタープライズチャネル）は対応しているという。
なお、鈴木氏によれば、「Copilot in Microsoft 365」を使いこなしてより良い結果を得るためには、OneDriveなりSharePointなりにデータをアップロードし、Microsoft 365 クラウドのコンテンツを充実させる必要があり、それを行わなければせっかくの「Copilot for Microsoft 365」の良さは活かせないとのこと。「Copilot for Microsoft 365を使いたいからMicrosoft 365も契約したいというお客さまには、早めにMicrosoft 365の導入を行ない、まずデータをクラウドストレージに展開するという段階を踏んで導入することをお勧めしたい」と述べ、現状はMicrosoft 365を契約していない企業には、まずはMicrosoft 365の環境を整えてから、次のステップとして「Copilot for Microsoft 365」の導入をするのがよいとアドバイスをする。
そして、リコージャパンは、日本マイクロソフトのパートナー表彰制度である「Microsoft Japan Partner of the Year」において「Modern Workplace for SMB アワード」を3年連続で受賞していること、また、リコージャパンから提供しているMicrosoft 365サービス「クラウドサービス for Office 365」の契約企業数が5.5万社・69万ユーザーに上っていることを紹介。こうした実績をもって的確な導入支援が可能だとし、「Copilot for Microsoft 365」や「Microsoft 365」の導入を検討しているならリコージャパンに連絡をしてほしいと述べ、講演を終えた。
※お問い合わせフォームはこちら：Microsoft×リコージャパン Copilot for Microsoft 365特設サイト