「G Suiteではじめるテレワーク活用術」ノウハウまとめ、ストリートスマートが公開

「G Suiteではじめるテレワーク活用術」

　Googleのビデオ会議システム「Hangouts Meet」を中心にG Suiteのテレワークへの活用ノウハウをまとめたサイト「G Suiteではじめるテレワーク活用術」を、株式会社ストリートスマートが公開した。同社は、G Suiteの活用法をレクチャーする動画型eラーニングサービス「Master Program」などを提供している企業。

　新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の拡大防止のため、テレワーク導入が進んでいる。その際に利用されるサービスとしてテレビ会議がある。しかし、実際にテレビ会議を行ってもうまく稼働できなかったということが多いとして、その準備から会議中におけるドキュメント共有に至るまで、ノウハウを掲載している。

　具体的には「カレンダーにビデオ会議を紐づけて、会議忘れをなくす方法」「まるで会議室のホワイトボード！　Google ドキュメントで議事録を書く方法＆画面共有のやり方」「ビデオ会議が重くて繋がらない！？　自分で設定するビデオ帯域制限の絞り方」が紹介されている。

　例えばテレビ会議の時間を設定する際、Google カレンダーを開き、ビデオ会議を実施したい時間帯を選択。予定に「ビデオ会議」を追加すると、会議に参加するためのURLが生成され、参加者に伝えるという流れだ。

Google カレンダーの予定に「ビデオ会議を追加」があるので、それをクリックして「Hangouts Meet」を選択

会議参加URLをコピーして参加者に伝える

　会議中は、パソコンの画面やスプレッドシートの画面で説明する、会議中に参加者がリアルタイムでGoogle ドキュメントに書き込んでいく、などの情報を共有する方法がある。

　また、テレビ会議で問題になるのが、音声が途切れることだ。そのため、ビデオの送信時・受信通信時の帯域を制限することで、ビデオの品質を下げる代わりに、音声はスムーズに伝わるようにするといったノウハウも紹介されている。

　テレビ会議システムの変わった使い方も紹介されている。顧客向けの提案書作りや月末の経理処理など、会議ではないが、複数人で行う作業での活用だ。テレビ会議を使っているからと無理に話す必要はない。しかし、聞きたいことがあればほかの参加者に気軽に声が掛けられるというメリットがあるとしている。