作業効率がアップする、GmailやGoogle ドライブの「うまい使い方」まとめ

最終更新 2022年3月17日 10:50

Googleが提供する「Google Workspace」のサービス／機能紹介ページ

　Gmailでメール確認の時間を圧倒的に削減するワザとは？　会議の日程調整・予約をGoogle カレンダーでスムーズに行うには？　Google ドライブで資料を作成すれば上司も部下もラクになる？　脱・添付ファイルでファイル探しの時間を省く……Google Workspaceをうまく使えば、これまで手間がかかっていた作業の時間をもっと短縮できるはず！

　本連載 『Google Workspace 時短＆コラボ仕事術』 では、会社でGoogle Workspaceが導入されたのだけれどいまいち使い方がよく分からない、クラウドならではの機能をうまく活用できていない……といったユーザーに向けて、業務を効率化してスマートに働くためのGoogle Workspaceの基本的な使い方やTipsを紹介しています。

※この連載は、Google Workspaceのサービスが「G Suite」の旧名称で提供されていた2019年に『「G Suite」時短＆コラボ仕事術』としてスタートしたものです。各記事の内容は掲載当時のものであり、サービス名称が「G Suite」と表記されているほか、紹介している機能やユーザーインターフェース／画面など現在と異なっている場合があります。

「Gmail」のうまい使い方

　 ――メール確認時間を減らすワザ ほか

1. メールの削除・整理をやめて、受信ボックスを見る時間を減らす技
2. 必要なときに必要なToDoだけを思い出す――Gmailの「スヌーズ機能」を使ったタスク管理術
3. これこそが“ザ・Gmail時短術”。メールが何万通・何億通あっても一瞬で検索！
4. Gmailで送信日時を予約する方法 ～同僚・上司に「メールを送信する時間」にも配慮！
5. Gmailで送信メールをキャンセルする方法――最大30秒以内なら「送信取り消し」が可能
6. Gmailの「ToDoリスト機能」を使って、1つの画面内でタスクを管理する方法

「Google ドライブ」のうまい使い方

　 ――資料作成・探す時間を減らすワザ ほか

1. Google ドキュメントの「提案モード」って知ってますか？ 社内の書類レビュー時間を短縮！
2. 「ファイル名_yyyymmdd」はもうやめよう！ バージョン管理の混乱を「版管理機能」で解決
3. 会議の議事録を会議中に完成させる技――Google ドキュメント＆コメント機能を使って効率化
4. Google ドライブのファイルをデスクトップでも操作可能！ Drive File Streamの使い方
5. PDF専用ソフト要らずのPDFコメント機能活用術で、紙の資料もオンラインでレビュー
6. ファイルを探す時間を削減！ 検索ヒットで使えるGoogle ドライブ、ファイル名の命名ノウハウ
7. WordもExcelもブラウザー内で同時編集！ OfficeファイルをGoogle ドライブ上でそのまま編集する方法
8. Officeファイル×Googleドライブの使いこなし術「ブラウザー内編集」＆「アプリ起動」
9. スプレッドシートをさらに使いこなす！ 共有しているファイルでも「自分だけの絞り込みフィルタ」を設定する方法
10. テレワーク中のテレビ会議でも活躍！「Googleドキュメントで見てほしい箇所に直接リンクさせるURL」を作る方法
11. Google ドライブのファイルを簡単に復元！ 失敗しても元に戻せる「変更履歴」

「Google カレンダー」のうまい使い方

　 ――日程調整と会議進行の無駄をなくすワザ ほか

1. メールでの日程調整はもうやめよう！ Google カレンダーでスケジュール調整の手間をとことん削る
2. 会議当日に慌てなくなる!? 会議の予定には、日時だけでなく資料・議事ファイルも登録
3. 「勤務時間外の会議調整」はさりげなくお断り！ Google カレンダーの「業務時間」を設定すべき理由とは
4. GoogleのAIが会議日程を自動的に調整。Google カレンダーを使って参加者全員の都合の良い時間を提案
5. テレワーク中の「在宅／出社」予定は、「チームカレンダー」機能でシンプルに共有

「Google Meet」のうまい使い方

1. テレワーク／在宅勤務でのテレビ会議も簡単に！ ブラウザーだけですぐに使える「Hangouts Meet」の始め方
2. テレビ会議中の音声途切れをなんとかしたい！ 「帯域制限」で会話のクオリティを高める方法

機能追加の進む「Google Chat」を解説

1. 「Google Chat」の基本的な使い方。メールとの使い分けが活用のポイント
2. 簡単に始める1対1のチャット（ダイレクトメッセージ）
3. 複数人チャットは「グループメッセージ」ですぐに始める
4. チーム内やり取りにはスレッドを分けた「チャットルーム」がお勧め

その他の「小ワザ集」

1. 実は便利な「Google Keep」、その使い道は？ 電話取次メモを同僚と共有、写真からの“文字起こし”にも
2. Google Keepなら、スマホ音声入力から自動テキスト化。メモ・ToDo管理を簡単に！
3. Chromeブラウザーの「タブの固定」で、タブの閉じ開きを減らして時間短縮に！
4. Google フォームで「すぐに使える回答用ウェブページ」を作成・集計する方法。社内申請やアンケート、理解度テストも簡単設置
5. Google Workspaceで会議を効率化する5つの方法（2022年3月23日掲載予定）

※ここに挙げた項目は、掲載予定のものも含みます。内容は変更される場合があります。