Google Workspace 時短&コラボ仕事術
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作業効率がアップする、GmailやGoogle ドライブの「うまい使い方」まとめ
2019年12月24日 00:00
最終更新 2022年3月17日 10:50
Gmailでメール確認の時間を圧倒的に削減するワザとは? 会議の日程調整・予約をGoogle カレンダーでスムーズに行うには? Google ドライブで資料を作成すれば上司も部下もラクになる? 脱・添付ファイルでファイル探しの時間を省く……Google Workspaceをうまく使えば、これまで手間がかかっていた作業の時間をもっと短縮できるはず!
本連載 『Google Workspace 時短&コラボ仕事術』 では、会社でGoogle Workspaceが導入されたのだけれどいまいち使い方がよく分からない、クラウドならではの機能をうまく活用できていない……といったユーザーに向けて、業務を効率化してスマートに働くためのGoogle Workspaceの基本的な使い方やTipsを紹介しています。
※この連載は、Google Workspaceのサービスが「G Suite」の旧名称で提供されていた2019年に『「G Suite」時短&コラボ仕事術』としてスタートしたものです。各記事の内容は掲載当時のものであり、サービス名称が「G Suite」と表記されているほか、紹介している機能やユーザーインターフェース/画面など現在と異なっている場合があります。
[目次]
- 「Gmail」のうまい使い方
- 「Google ドライブ」のうまい使い方
- 「Google カレンダー」のうまい使い方
- 「Google Meet」のうまい使い方
- 機能追加の進む「Google Chat」を解説
- その他の「小ワザ集」
各記事で取り上げている内容は、Google Workspaceの使い方・活用をレクチャーする動画型eラーニングサービス「Master Program」より抜粋・再編集したものです。同サービスについては、こちらの詳細記事もあわせてご参照ください。
「Gmail」のうまい使い方
――メール確認時間を減らすワザ ほか
- メールの削除・整理をやめて、受信ボックスを見る時間を減らす技
- 必要なときに必要なToDoだけを思い出す――Gmailの「スヌーズ機能」を使ったタスク管理術
- これこそが“ザ・Gmail時短術”。メールが何万通・何億通あっても一瞬で検索!
- Gmailで送信日時を予約する方法 ~同僚・上司に「メールを送信する時間」にも配慮!
- Gmailで送信メールをキャンセルする方法――最大30秒以内なら「送信取り消し」が可能
- Gmailの「ToDoリスト機能」を使って、1つの画面内でタスクを管理する方法
「Google ドライブ」のうまい使い方
――資料作成・探す時間を減らすワザ ほか
- Google ドキュメントの「提案モード」って知ってますか? 社内の書類レビュー時間を短縮!
- 「ファイル名_yyyymmdd」はもうやめよう! バージョン管理の混乱を「版管理機能」で解決
- 会議の議事録を会議中に完成させる技――Google ドキュメント&コメント機能を使って効率化
- Google ドライブのファイルをデスクトップでも操作可能! Drive File Streamの使い方
- PDF専用ソフト要らずのPDFコメント機能活用術で、紙の資料もオンラインでレビュー
- ファイルを探す時間を削減! 検索ヒットで使えるGoogle ドライブ、ファイル名の命名ノウハウ
- WordもExcelもブラウザー内で同時編集! OfficeファイルをGoogle ドライブ上でそのまま編集する方法
- Officeファイル×Googleドライブの使いこなし術「ブラウザー内編集」&「アプリ起動」
- スプレッドシートをさらに使いこなす! 共有しているファイルでも「自分だけの絞り込みフィルタ」を設定する方法
- テレワーク中のテレビ会議でも活躍!「Googleドキュメントで見てほしい箇所に直接リンクさせるURL」を作る方法
- Google ドライブのファイルを簡単に復元! 失敗しても元に戻せる「変更履歴」
「Google カレンダー」のうまい使い方
――日程調整と会議進行の無駄をなくすワザ ほか
- メールでの日程調整はもうやめよう! Google カレンダーでスケジュール調整の手間をとことん削る
- 会議当日に慌てなくなる!? 会議の予定には、日時だけでなく資料・議事ファイルも登録
- 「勤務時間外の会議調整」はさりげなくお断り! Google カレンダーの「業務時間」を設定すべき理由とは
- GoogleのAIが会議日程を自動的に調整。Google カレンダーを使って参加者全員の都合の良い時間を提案
- テレワーク中の「在宅/出社」予定は、「チームカレンダー」機能でシンプルに共有
「Google Meet」のうまい使い方
機能追加の進む「Google Chat」を解説
- 「Google Chat」の基本的な使い方。メールとの使い分けが活用のポイント
- 簡単に始める1対1のチャット(ダイレクトメッセージ)
- 複数人チャットは「グループメッセージ」ですぐに始める
- チーム内やり取りにはスレッドを分けた「チャットルーム」がお勧め
その他の「小ワザ集」
- 実は便利な「Google Keep」、その使い道は? 電話取次メモを同僚と共有、写真からの“文字起こし”にも
- Google Keepなら、スマホ音声入力から自動テキスト化。メモ・ToDo管理を簡単に!
- Chromeブラウザーの「タブの固定」で、タブの閉じ開きを減らして時間短縮に!
- Google フォームで「すぐに使える回答用ウェブページ」を作成・集計する方法。社内申請やアンケート、理解度テストも簡単設置
- Google Workspaceで会議を効率化する5つの方法(2022年3月23日掲載予定)
※ここに挙げた項目は、掲載予定のものも含みます。内容は変更される場合があります。