「G Suite」時短&コラボ仕事術

小ワザ集<4>

Google フォームで「すぐに使える回答用ウェブページ」を作成・集計する方法.。社内申請やアンケート、理解度テストも簡単設置

回答をすぐに確認することができ、回答のデータ集計も自動!

 「意見を聞いてから決めたいな。」
 「社内からの申し込みを受け付けたい。」

 意見を集めたいときや、感想を聞きたいとき。社内、社外問わず、アンケートを活用されている会社は多いかと思います。アンケートを実施する方法としては、紙を使ったり、メール本文に回答してもらう方法がありますが、ひとりひとりから個別で回収すると、あとの集計も時間がかかってしまいます。

 しかし、Google フォームなら、アンケートや申請フォーム、テストを簡単に作成でき、しかも、回答のデータ集計も自動で行なうことができます。もちろん、社内だけではなく、社外の方に答えていただくことも可能です。

 今回は、オンライン社内イベント事前アンケートを例に、使い方をご紹介します。

この連載について

会社でG Suiteが導入されたのだけれどいまいち使い方がよく分からない、クラウドならではの機能をうまく活用できていない……といったユーザーに向けて、G Suiteの基本的な使い方やTipsを解説しています。なお、各記事で取り上げている内容は、G Suiteの使い方・活用をレクチャーする動画型eラーニングサービス「Master Program」より抜粋・再編集したものです。同サービスについては、こちらの詳細記事もあわせてご参照ください。

 まず、Google アプリから「Forms」をクリックし、「新しいフォームを作成」もしくはテンプレートギャラリーのテンプレートを選択します。これで新しいフォームが開きました。

 次に、アンケートの設問を入力していきます。質問の右側にあるツールボックスから、1つを選ぶラジオボタン形式、選択肢の中から複数を選ぶチェックボックス形式、自由に記入できる記述式など、質問の形式を選択することができます。

 また、質問右下の「必須」というチェックを入れると、「これに答えないと回答を送信できない」という、回答必須項目の設問をつくることができます。

 質問を増やす場合は、「質問を追加する」ボタンをクリックします。

 ここで追加したこの質問は、自由記述とするために、右側にある項目から質問の形式として「段落」を選択しています。また、回答を必須項目とはしないため、必須欄にはチェックを入れていません。

 質問が完成したら、回答者からどんなふうに見えるのか、画面右上の「プレビュー」ボタンから確認します。

 作成したフォームを公開するには、画面右上の「送信」ボタンをクリックし、フォームの共有方法を選択します。「送信」ボタンをクリックしますが、この状態ではまだ送信はされません。

 作成したフォームに回答してもらいたい人には、いくつかの方法で案内することができます。

  1. 回答用ウェブページのURLをコピーして、別途メールやチャットで送る
  2. Google フォームから直接メールで送信する
  3. ウェブページに埋め込む

 利用が多いのは、回答用ウェブページのURLをコピーして共有する方法ではないでしょうか。リンクのアイコンをクリックし、表示されたURLをコピーします。コピーしたURLは、チャットやメールに貼り付けたりして、簡単に案内することができますね。

 「URLを短縮」にチェックを入れると、URLが短く表示されます。

 Google フォームから直接、フォームをメール送信で共有したい場合は、メールのアイコンをクリックし、送信先のメールアドレスを入力し、右下の「送信」をクリックします。

アンケート結果は、1ステップ確認!

 回答してもらった結果は、「回答」ボタン1つで確認することができます。Googleが自動的に集計して、回答の概要を示してくれます。

 Google フォームの回答結果を、スプレッドシートに表示することも可能です。「スプレッドシートの作成」をクリックすると、別のタブにシートが作成されます。

 作成したフォームは、受付を終了することも簡単です。「回答を受付中」の右のボタンをクリックします。

 受付終了後にアンケートフォームを開いた場合、受付が終了した旨が表示されます。

 Google フォームを使用すれば、アンケートや申請フォームを簡単に作成することができます。また、タイムリーに回答結果を確認でき、自動集計もしてくれるため、時間や手間を省くことができ、業務を効率化することができますよ。

Gmailでメール確認の時間を圧倒的に削減するワザとは? 会議の日程調整・予約をGoogle カレンダーでスムーズに行うには? Google ドライブで資料を作成すれば上司も部下もラクになる? 脱・添付ファイルでファイル探しの時間を省く……G Suiteをうまく使えば、これまで手間がかかっていた作業の時間をもっと短縮できるはず! 本連載『「G Suite」時短&コラボ仕事術』では、業務を効率化してスマートに働くためのG Suiteの基本的な使い方やTipsを紹介しています。

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株式会社ストリートスマート

G Suiteの導入支援/運用支援事業を展開。“チェンジマネジメント”という、テクノロジーの移行に際して、人の変化を管理するGoogleのメソッドを理解し、導入支援や教育支援などを幅広く行うパートナーとしてGoogleに認定されている。2019年4月より提供を開始した「Master Program」は、G Suiteの使い方や活用方法をレクチャーする動画型eラーニングサービス。操作方法にとどまらず、G Suiteを活用した企業のコラボレーションや生産性向上のためのレクチャーも用意しており、1アカウントあたり初期費用360円(税別)+年間360円(税別)で導入可能。G Suiteの機能追加などに伴う新規レクチャーも逐次追加しており、G Suite導入企業における社員教育や利用マニュアル整備などの手間が削減されるのがメリット。