「G Suite」時短&コラボ仕事術

小ワザ集<1>

実は便利な「Google Keep」、その使い道は? 電話取次メモを同僚と共有、写真からの“文字起こし”にも

Googleのメモ管理ツール「Keep」は、同僚などとクラウドで共有することもできる、いわば“電子版の付箋”。今回は、その主な使い道をご紹介します

この連載について

会社でG Suiteが導入されたのだけれどいまいち使い方がよく分からない、クラウドならではの機能をうまく活用できていない……といったユーザーに向けて、G Suiteの基本的な使い方やTipsを解説しています。なお、各記事で取り上げている内容は、G Suiteの使い方・活用をレクチャーする動画型eラーニングサービス「Master Program」より抜粋・再編集したものです。同サービスについては、こちらの詳細記事もあわせてご参照ください。

「Keep」アプリ。簡単に言ってしまうと“電子版の付箋”です

 付箋って便利ですよね。思い付いたアイデアをメモしたり、「〇時に電話!」とタスク管理に使ったり、また、同僚への電話取り次ぎのメモとしても利用したり、さまざまな使い方ができますよね。パソコンやデスクの周りに、ペタペタとメモを書き込んだ付箋を貼り付けている方も、少なくはないでしょう。

 ただ、付箋にも問題があって、貼り付けた場所からヒラヒラ落ちてしまい、どこにいったか分からない、なんてこともありませんか? また、ごちゃごちゃと貼りすぎてしまうと、どのメモが重要だったかが分からなくなってしまう、なんてことも。

 しかし、“電子版の付箋”であるアプリ「Keep」は、クラウド型のメモツールですので、パソコンの周りに付けた付箋のように、ヒラヒラと落ちて無くなることもないですし、区別しやすいようにメモに色を付けたり、文字だけではなく撮影した画像も、管理することができます。

 また、Keepは、スマートフォンでも使用できるため、“どこにでも持ち歩けるメモ”として利用することもできます。

同僚に伝えたいメモは「共有」でOK

 Keepは、電子版の付箋です。例えば、取引先から同僚宛てにかかってきた電話連絡の内容を、Keepを使って伝えるのも良いですね。

 早速、Keepを使ってみましょう。メモを新規作成します。

 同僚に伝えたい内容を入力し、「共同編集者」をクリックします。

 メモを共有したい相手の名前またはメールアドレスを入力し、「保存」をクリックします。

 メモの中に共有相手のアイコンが表示され共有されたことが確認できたら、「閉じる」をクリックします。

 これで、作成したメモが登録されました。

 では、同僚のKeepの画面を確認してみましょう。

 このように、共有したメモが同僚のKeepにも表示されています。

 共有されたメモを開くと、メモを作成した人のアイコンと、共有された日時が表示されており、メモごとに、誰からいつ共有されたのかが一目で分かります。

「スマホ撮影した写真の中の文字」を自動で読み込んで、テキストメモとして保存

 資料やチラシなど、紙の形式で情報を受け取ることもまだまだ多いですよね。そういった紙を写真に撮ったり、スキャンして保管しておくこともありますが、Keepを使えば、ただ写真画像を保存するだけではなく、その中に書かれている情報をテキストデータとして取り出して管理することができます。

 手順は簡単で、3ステップでスマホで撮影した写真から文字情報を抜き出すことができます。

 スマホでKeepを開いて、画面右下の「+」ボタンから、「写真を撮る」を選択し、写真を撮影してから、「写真を使用」をクリックします。

 今回は、メモのタイトルに「概要」と入れてみました。

 次に、パソコン画面からKeepを開きましょう。

 画面右下の「その他のアクション」ボタンから、「画像のテキストを抽出」を選択します。

 すると、写真に写っていた文字が取り出されて、テキストデータとしてメモに挿入されました。

 次に、右下の「その他のアクション」ボタンから、「Google ドキュメントにコピー」を選択します。

 すると、新しく「Google ドキュメント」が開き、スマホで撮影した画像と、文字起こしをしたテキストの両方がファイル上にコピーされました。Keepのメモタイトルが、作成されたGoogle ドキュメントのファイルタイトルとなっています。

 Keepで作成したメモのままだと、内容のチェックを依頼することが難しいですが、ドキュメントに変えることで、提案モードで添削してもらったり、コメントを入れてもらったりすることができるようになります。

 誰かに細かく確認してもらいたいメモは 、Google ドキュメントにコピーして共有すると作業がスムーズです。

Gmailでメール確認の時間を圧倒的に削減するワザとは? 会議の日程調整・予約をGoogle カレンダーでスムーズに行うには? Google ドライブで資料を作成すれば上司も部下もラクになる? 脱・添付ファイルでファイル探しの時間を省く……G Suiteをうまく使えば、これまで手間がかかっていた作業の時間をもっと短縮できるはず! 本連載『「G Suite」時短&コラボ仕事術』では、業務を効率化してスマートに働くためのG Suiteの基本的な使い方やTipsを紹介しています。

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株式会社ストリートスマート

G Suiteの導入支援/運用支援事業を展開。“チェンジマネジメント”という、テクノロジーの移行に際して、人の変化を管理するGoogleのメソッドを理解し、導入支援や教育支援などを幅広く行うパートナーとしてGoogleに認定されている。2019年4月より提供を開始した「Master Program」は、G Suiteの使い方や活用方法をレクチャーする動画型eラーニングサービス。操作方法にとどまらず、G Suiteを活用した企業のコラボレーションや生産性向上のためのレクチャーも用意しており、1アカウントあたり初期費用360円(税別)+年間360円(税別)で導入可能。G Suiteの機能追加などに伴う新規レクチャーも逐次追加しており、G Suite導入企業における社員教育や利用マニュアル整備などの手間が削減されるのがメリット。