「G Suite」時短&コラボ仕事術

Google ドライブのうまい使い方<2>

「ファイル名_yyyymmdd」はもうやめよう! バージョン管理の混乱を「版管理機能」で解決

「Google ドライブ」なら、同じファイル名でも過去バージョンをバックアップしてくれています

 チームの中で複数人で更新する資料など、ファイルの更新断面を管理するために、ファイル名に日付を付けている方も少なくないのではないでしょうか。例えば、「20191205_ABC社様_売上管理.xls」というファイルを更新したら「20200105_ABC社様_売上管理.xls」に変えるといったイメージです。

 いわゆるファイルの“バージョン管理”が今回のテーマです。

 ファイル名に日付を付与して管理する場合、同じ規則性を持ったファイル名を付けていくことが重要ですが、複数人で作業する場合、なかなかそのルールを統一することも難しいかもしれません。これで痛い目にあった方も多いでしょう。

 「最新_ファイル名」という名前のファイルが実は最新でなかったり、ファイル名が適切に更新されず、ファイルの断面が分からなくなったり……。みんなで気を付けても事故が起きやすいのが、このファイルのバージョン管理です。

 しかし、Google ドライブのとある機能を使うと、このバージョン管理を一気にシンプルに変えることができます。

この連載について

会社でG Suiteが導入されたのだけれどいまいち使い方がよく分からない、クラウドならではの機能をうまく活用できていない……といったユーザーに向けて、G Suiteの基本的な使い方やTipsを解説しています。なお、各記事で取り上げている内容は、G Suiteの使い方・活用をレクチャーする動画型eラーニングサービス「Master Program」より抜粋・再編集したものです。同サービスについては、こちらの詳細記事もあわせてご参照ください。

Google ドライブに“同じファイル名でアップロード”すれば、過去バージョンを残したままファイルを更新できる

 この機能は、Google ドライブに一度アップロードしたファイル、例えばExelファイルなどを、デスクトップ上で修正して、新しい断面としてアップロードしたい場合などに有効です。

 Google ドライブ上のファイルと名前が同じファイルを上書きアップロードする場合、更新前のファイルは新しいファイルに上書きされて消えてしまうのではなく、実は過去バージョンとして保存されています。

 これを使うことで「ファイルの最新断面を間違えない」「必要なときには過去バージョンにアクセスする」ことができるようになります。

 更新したいファイルが保存されているドライブを選択し、同名のファイルをアップロードします。以下の画像では「説明書資料A.pdf」がすでにGoogle ドライブ上に保管されています。

 同じフォルダを開いたまま、デスクトップ上のファイルを選択して、アップロードしてみましょう。

 アップロードが始まりますが、画面の端に表示されるポップアップを見てみると「版2」と表示されています。これが“バージョンを残したまま更新している”ことを意味しています。

※アップロード時にポップアップに表示される「別のファイルとして保存」をクリックすると、今回ご説明している版管理機能を使わずに、別のファイルとしてアップロードすることもできます。

 アップロードが終わったあとのGoogle ドライブの画面を見てみると、ファイル「説明書資料A.pdf」は変わらず1ファイルのまま保存されています。これが更新された“最新のファイル断面”ということになります。

 ここで、ファイルを右クリックして「版を管理」を選択します。

 すると、「版を管理」という画面が表示されます。画面を見ると「現行版」(最新版のファイルのことです)の下に古いバージョンのファイルが表示されています。これが更新前の過去バージョンです。次にご説明するように過去バージョンに戻すこともできますので、わざわざバックアップファイルをたくさん作り続けるような必要はなくなりますね。

 Google ドライブ上に何も考えずにアクセスすれば“最新のファイル”だけが開かれるようにしておいて、何かあったときは“過去バージョン”にアクセスできる。これで、ファイルのバージョン管理運用をシンプルに変えることができます。

 Excelの管理資料など、頻繁にデスクトップ上で更新してGoogle ドライブにアップロードしている場合にも、「版2」「版3」……と、過去のバージョンは細かく管理されていますので、同じファイル名でどんどんアップロードすることをお勧めします。

「更新を間違った!!」古いバージョンに戻したいときには

 「やっぱり先週のデータが必要になった……」。そんなときも操作は簡単です。現行版ではない、必要な古いデータの「︙」メニューから「その他の操作」をクリックします。

 「ダウンロード」を選択すると、元のデータを取り出すことができます。バックアップ断面へのアクセスもシンプルで、わざわざシステム管理者さんがバックアップサーバーに接続するといった手間もありません。

Gmailでメール確認の時間を圧倒的に削減するワザとは? 会議の日程調整・予約をGoogle カレンダーでスムーズに行うには? Google ドライブで資料を作成すれば上司も部下もラクになる? 脱・添付ファイルでファイル探しの時間を省く……G Suiteをうまく使えば、これまで手間がかかっていた作業の時間をもっと短縮できるはず! 本連載『「G Suite」時短&コラボ仕事術』では、業務を効率化してスマートに働くためのG Suiteの基本的な使い方やTipsを紹介しています。

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株式会社ストリートスマート

G Suiteの導入支援/運用支援事業を展開。“チェンジマネジメント”という、テクノロジーの移行に際して、人の変化を管理するGoogleのメソッドを理解し、導入支援や教育支援などを幅広く行うパートナーとしてGoogleに認定されている。2019年4月より提供を開始した「Master Program」は、G Suiteの使い方や活用方法をレクチャーする動画型eラーニングサービス。操作方法にとどまらず、G Suiteを活用した企業のコラボレーションや生産性向上のためのレクチャーも用意しており、1アカウントあたり初期費用360円(税別)+年間360円(税別)で導入可能。G Suiteの機能追加などに伴う新規レクチャーも逐次追加しており、G Suite導入企業における社員教育や利用マニュアル整備などの手間が削減されるのがメリット。