「G Suite」時短&コラボ仕事術

Google ドライブのうまい使い方<5>

PDF専用ソフト要らずのPDFコメント機能活用術で、紙の資料もオンラインでレビュー

紙の資料もスキャンして「Google ドライブ」上で共有すれば、複数メンバーでレビューが可能!

 「この広報誌のチェック、プリントアウトされたものしかないから、Aさんと同時にチェック作業は無理だよね……。」

 いえいえ、紙の資料をスキャンしてGoogle ドライブでPDFデータを共有すれば、チェック作業も複数名と同時進行できるんです。これを使えば、“順番にチェックを回覧”あるいは“コピーしてそれぞれで確認して、最後に指摘内容を誰かが取りまとめる”といった手間をなくせます。

 今回は、受け取った紙の資料や手書きで作ったチラシの校正も複数メンバーで同時にできる作業方法をご紹介します。

※この連載の記事は、G Suiteの使い方・活用をレクチャーする動画型eラーニングサービス「Master Program」より抜粋・再編集したものです。会社でG Suiteが導入されたのだけれどいまいち使い方がよく分からない、クラウドならではの機能をうまく活用できていない……といったユーザーのために、G Suiteの基本的な使い方やTipsを解説します。

 まず、撮影した画像やスキャンしたデータを、Google ドライブにアップロードします。

 一緒に作業したいメンバーにアップロードしたファイルを共有します。

 「他のユーザーと共有」から、ユーザー名を入力し、送信ボタンをクリックします。

 ファイルが共有されました。

PDF閲覧・編集ソフトは不要! ブラウザーだけでPDFにコメントを挿入

 確認コメントを挿入するために、PDFデータを編集する特別なソフトは必要ありません。いつもお使いのGoogle アカウントで、ウェブブラウザーのみで作業することができます。

 この方法を使うと、PDFファイルであっても、Google ドキュメントと同じように、複数のメンバーで同じファイルにアクセスし合って、確認結果はコメントとして入力できるので、手書きで修正した紙をチェックのために持ち回るような必要がなくなります。

 共有されたファイルを開きます。

 「コメントを追加ボタン」をクリックし、コメントを入れたい部分をドラッグします。

 コメント欄が表示されるので、コメントを追加します。

 また、Google ドキュメントのように、コメントを特定の人に読んでもらいたい場合には、メンションを付けることができます。

 コメントが割り当てられました。相手も、確認を見落とすことはありません。

 また、受けたコメントには返信をすることもできるため、よりスピーディーに質問への回答や確認をすることも可能です。

※ご利用の端末環境により、コメント返信などの一部機能が利用できない場合があります。

 Google ドキュメントではおなじみのコメント機能を使えば、PDFデータの確認作業も、格段に作業効率を上げることができますね。

Gmailでメール確認の時間を圧倒的に削減するワザとは? 会議の日程調整・予約をGoogle カレンダーでスムーズに行うには? Google ドライブで資料を作成すれば上司も部下もラクになる? 脱・添付ファイルでファイル探しの時間を省く……G Suiteをうまく使えば、これまで手間がかかっていた作業の時間をもっと短縮できるはず! 本連載『「G Suite」時短&コラボ仕事術』では、業務を効率化してスマートに働くためのG Suiteの基本的な使い方やTipsを紹介していきます。

株式会社ストリートスマート

G Suiteの導入支援/運用支援事業を展開。“チェンジマネジメント”という、テクノロジーの移行に際して、人の変化を管理するGoogleのメソッドを理解し、導入支援や教育支援などを幅広く行うパートナーとしてGoogleに認定されている。2019年4月より提供を開始した「Master Program」は、G Suiteの使い方や活用方法をレクチャーする動画型eラーニングサービス。操作方法にとどまらず、G Suiteを活用した企業のコラボレーションや生産性向上のためのレクチャーも用意しており、1アカウントあたり初期費用360円(税別)+年間360円(税別)で導入可能。G Suiteの機能追加などに伴う新規レクチャーも逐次追加しており、G Suite導入企業における社員教育や利用マニュアル整備などの手間が削減されるのがメリット。