「G Suite」時短&コラボ仕事術

Google カレンダーのうまい使い方<1>

メールでの日程調整はもうやめよう! Google カレンダーでスケジュール調整の手間をとことん削る

 「全員が空いている日時って、いったいいつなのよ……」

 複数メンバーで会議を開催する場合、いちばん厄介なのは日程調整かもしれません。1人ずつ予定をメールで確認して、相手の回答を待って日程を決定して、それから開催の案内をメールで行っている……なんてことも、少なくないのでは。

 Google カレンダーを職場で使っている場合、同僚のカレンダーを表示することで、今何があるのか、今空いているのか、いつであれば会議の予定が設定できるのか――というようなことを、素早く簡単に確認することができます。

 今回は、Google カレンダーから同僚の予定を確認して、スケジュール調整をもっとラクにする方法をご紹介します。

同僚とGoogle カレンダーを共有して、スケジュール調整を高速化

この連載について

会社でG Suiteが導入されたのだけれどいまいち使い方がよく分からない、クラウドならではの機能をうまく活用できていない……といったユーザーに向けて、G Suiteの基本的な使い方やTipsを解説しています。なお、各記事で取り上げている内容は、G Suiteの使い方・活用をレクチャーする動画型eラーニングサービス「Master Program」より抜粋・再編集したものです。同サービスについては、こちらの詳細記事もあわせてご参照ください。

Google カレンダーで同僚の予定を一瞬で確認!

 Google カレンダーを開いて、画面左側にある「ゲスト ユーザーを検索」というボックスに、予定を確認したい同僚のメールアドレスを入力してみましょう(ちなみに、同僚のアドレスの一部を入力すると、Googleが会社の中のアドレスを検索して、候補を提案してくれるはずです)。

 同僚の予定が表示されました。これなら、いちいち何時の予定が空いているかを同僚に確認する必要もありませんよね。これまでメールで複数人に予定を聞いて回っていた、といった手間はもう必要ありません。

会議の参加メンバーが大勢いるときにオススメな機能、その名の通り「おすすめの時間」

 会議に参加してほしいメンバーのカレンダーをそれぞれ確認して、空き時間を探すことができるようになりました。しかし、2人程度ならまだしも、参加者が大人数になると、カレンダーを表示させるだけでも時間がかかってしまいますよね。

 そんなときにオススメな機能が「おすすめの時間」です。まさにオススメなんです。

 Google カレンダー上で予定を作成するときに表示される「おすすめの時間」ボタンを使うと、会議の参加者全員が空いている時間を、Googleがパッと自動的に探してくれます。

 まずは、希望の時間で予定を作成します。「その他のオプション」をクリック後、「ゲストを追加」より、会議参加メンバーを選択します。

 メンバーを選択後、「おすすめの時間」をクリックします。

 全員が空いている時間を、パッとGoogleが探してくれました。予定を作成した時間以降の時間帯で、複数の候補日時を表示します。

 候補の日時を選択すると、作成した予定の時間も変更されました。

 「送信」ボタンをクリックすると、選択したメンバーに招待メールが送信されます。

 これで、大人数の会議のスケジュール調整も、短時間で済ませることができます。

Gmailでメール確認の時間を圧倒的に削減するワザとは? 会議の日程調整・予約をGoogle カレンダーでスムーズに行うには? Google ドライブで資料を作成すれば上司も部下もラクになる? 脱・添付ファイルでファイル探しの時間を省く……G Suiteをうまく使えば、これまで手間がかかっていた作業の時間をもっと短縮できるはず! 本連載『「G Suite」時短&コラボ仕事術』では、業務を効率化してスマートに働くためのG Suiteの基本的な使い方やTipsを紹介しています。

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株式会社ストリートスマート

G Suiteの導入支援/運用支援事業を展開。“チェンジマネジメント”という、テクノロジーの移行に際して、人の変化を管理するGoogleのメソッドを理解し、導入支援や教育支援などを幅広く行うパートナーとしてGoogleに認定されている。2019年4月より提供を開始した「Master Program」は、G Suiteの使い方や活用方法をレクチャーする動画型eラーニングサービス。操作方法にとどまらず、G Suiteを活用した企業のコラボレーションや生産性向上のためのレクチャーも用意しており、1アカウントあたり初期費用360円(税別)+年間360円(税別)で導入可能。G Suiteの機能追加などに伴う新規レクチャーも逐次追加しており、G Suite導入企業における社員教育や利用マニュアル整備などの手間が削減されるのがメリット。