「G Suite」時短&コラボ仕事術

Gmailのうまい使い方<3>

これこそが“ザ・Gmail時短術”。メールが何万通・何億通あっても一瞬で検索!

フォルダー分けもメール整理も不要、「Google検索」でメールを探す時間がほぼゼロに!?

この連載について

会社でG Suiteが導入されたのだけれどいまいち使い方がよく分からない、クラウドならではの機能をうまく活用できていない……といったユーザーに向けて、G Suiteの基本的な使い方やTipsを解説しています。なお、各記事で取り上げている内容は、G Suiteの使い方・活用をレクチャーする動画型eラーニングサービス「Master Program」より抜粋・再編集したものです。同サービスについては、こちらの詳細記事もあわせてご参照ください。

必要以上にメールをフォルダーに振り分けるのは非効率!

 毎日大量に届くメールを、「部署共有事項」「経費精算」「○○社案件」など、細かくさまざまなフォルダーに、メールが届くたびに、仕分けているという方も多いのではないでしょうか。しかし、細かくフォルダーに仕分けることで、「メールが見つからなくて困る」「探すのにすごく時間がかかってしまう」ということも、実は少なくないのでは?

 「いやいや、届いたメールをフォルダーに仕分けるのは、そんなに時間はかからないよ」という方も、もしかしたらいらっしゃるかもしれません。しかし、きっとこれからも毎日大量にメールは届き続けるでしょう。もしかすると、届いたメールの総数は、何万通・何億通という数になるかもしれません。届くたびにメールをフォルダーに仕分けている時間、もったいないと思いませんか?

見たいメールに「検索」で一瞬でアクセス!

 実はGmailの中には、みなさんが普段インターネット検索に使っている「Google検索」と同様の高度な検索能力が組み込まれています。欲しい商品や行きたい場所までの道を探しているときに、Googleの検索窓にキーワードを入力すると、一瞬で知りたい情報が表示されますよね。その、Googleの高速検索をメールボックスに対しても使うことができる、というのが実はGmailの最大の特徴なのです。

 「発注していた製品が届くのがどうやら遅れるらしい。何年か前にも遅延したことがあった気がするから、そのときにどのような対応をしたのか、過去のメールを見て確認してほしい。」

 このような指示が上司からあった場合も、Gmailの検索を使えば、一瞬で過去のメールを探し出すことができます。Gmailの検索は、画面の一番上に配置されている検索窓から行います。

 「遅延」というキーワードを検索窓に入れてみました。

 GoogleのAIが自動的に働いて、「こんなメールを探しているんじゃないの?」と、検索結果候補を表示してくれます。

 「対応方法を確認するのだから、このメールだな」と、候補から出てきたメールをクリックすれば、検索は終了。

 探していた過去の対応方法が書かれたメールに簡単にアクセスすることができました。

 Gmailにも「ラベル」と呼ばれる機能があり、フォルダー分けと同様に仕分けをすることもできます。ただ、せっかくGmailを利用しているのであれば、過去のメールは「検索」で探してみましょう。

 必要なときに、検索をして、即時に過去のメールが参照できるようになると、必要以上にメールを整理すること自体が必要なくなります。整理しなくても、検索によって欲しい情報にいつでもアクセスできるようになるからです。ぜひ Gmailの検索を積極的に使ってみてください。

Gmailでメール確認の時間を圧倒的に削減するワザとは? 会議の日程調整・予約をGoogle カレンダーでスムーズに行うには? Google ドライブで資料を作成すれば上司も部下もラクになる? 脱・添付ファイルでファイル探しの時間を省く……G Suiteをうまく使えば、これまで手間がかかっていた作業の時間をもっと短縮できるはず! 本連載『「G Suite」時短&コラボ仕事術』では、業務を効率化してスマートに働くためのG Suiteの基本的な使い方やTipsを紹介しています。

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株式会社ストリートスマート

G Suiteの導入支援/運用支援事業を展開。“チェンジマネジメント”という、テクノロジーの移行に際して、人の変化を管理するGoogleのメソッドを理解し、導入支援や教育支援などを幅広く行うパートナーとしてGoogleに認定されている。2019年4月より提供を開始した「Master Program」は、G Suiteの使い方や活用方法をレクチャーする動画型eラーニングサービス。操作方法にとどまらず、G Suiteを活用した企業のコラボレーションや生産性向上のためのレクチャーも用意しており、1アカウントあたり初期費用360円(税別)+年間360円(税別)で導入可能。G Suiteの機能追加などに伴う新規レクチャーも逐次追加しており、G Suite導入企業における社員教育や利用マニュアル整備などの手間が削減されるのがメリット。