「G Suite」時短&コラボ仕事術

Gmailのうまい使い方<2>

必要なときに必要なToDoだけを思い出す――Gmailの「スヌーズ機能」を使ったタスク管理術

「今よ!」と教えてくれるGmailの「スヌーズ機能」を使って、ToDoのうっかり忘れを防止!

この連載について

会社でG Suiteが導入されたのだけれどいまいち使い方がよく分からない、クラウドならではの機能をうまく活用できていない……といったユーザーに向けて、G Suiteの基本的な使い方やTipsを解説しています。なお、各記事で取り上げている内容は、G Suiteの使い方・活用をレクチャーする動画型eラーニングサービス「Master Program」より抜粋・再編集したものです。同サービスについては、こちらの詳細記事もあわせてご参照ください。

受信したメールを再通知してくれる、Gmailの「スヌーズ機能」

 「このメールは、期日がまだだから、あとで対応しよう。」

 期日が決まってはいるけれど、すぐには対応できないこと、ありませんか? 1カ月後に予約した会議室の鍵の返却方法や、確定申告に必要な書類の提出内容など。対応しなければならないけれど、今じゃない――そんなメールを埋もれさせない、忘れさせないためのGmailの使える機能が、今回ご紹介する「スヌーズ」です。

 受信トレイにメールがたくさんあると、どれが確認しなければならないメールなのか分からなくなりがちですが、このスヌーズ機能を使うと、メールボックスはきれいにしたまま、対応しなければならないときに「今よ!」と知らせてくれるので、タスクの漏れも無くなります。

 まずは、スムーズ機能を設定したいメールを選択し、 画面上の時計の形をした「スヌーズ」ボタンをクリックします(メール一覧上でも、メール詳細画面でも、同じアイコンが表示されています)。

 スヌーズ期間として、再度このメールを表示させたい日時を選択することができます。スヌーズの期間は「今日中」「明日」「今週中」「今週末」「来週」から選択できます。

 また、「日付と時間を選択」を選択すると、分単位で細かく再通知させるまでの期間を設定することもできます。

 保存を押すと、スヌーズされたメールは受信トレイから非表示になります。これで、受信トレイに今すぐ対応しなくてもよいメールが溢れかえるということはなくなります。

 指定した日時になると、受信トレイの一番上に、スヌーズ設定しておいたメールが再度表示されます。

 一度アラームを止めても一定時間が経過すると再度アラームの鳴る目覚まし時計のスヌーズ機能と似ていますね。会議の招待メールを、会議開始前にリマインドとして設定しておけば、会議に遅れることも少なくなりますし、会議前に添付された資料の見直しをするといったこともできそうです。

「スヌーズ中」を見れば、やり残したToDoが一目瞭然

 スヌーズを設定したメールは「受信トレイ」から非表示になりますが、画面左側の「スヌーズ中」から確認することができます。

 スヌーズ中のメールには、受信トレイに再表示させる日時が右側に表示されますので、やり残したToDo、そしてその期限も思い出すことができますね。

 必要だけれども今すぐ処理できないメールを、わざわざ受信トレイに残しておくと、他のメールに埋もれてしまい、対応を忘れてしまうといったこともあるかもしれません。スヌーズ設定しておけば、対応忘れも防ぎながら、必要なときに必要なToDだけを、思い出すことができますよ。

Gmailでメール確認の時間を圧倒的に削減するワザとは? 会議の日程調整・予約をGoogle カレンダーでスムーズに行うには? Google ドライブで資料を作成すれば上司も部下もラクになる? 脱・添付ファイルでファイル探しの時間を省く……G Suiteをうまく使えば、これまで手間がかかっていた作業の時間をもっと短縮できるはず! 本連載『「G Suite」時短&コラボ仕事術』では、業務を効率化してスマートに働くためのG Suiteの基本的な使い方やTipsを紹介しています。

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株式会社ストリートスマート

G Suiteの導入支援/運用支援事業を展開。“チェンジマネジメント”という、テクノロジーの移行に際して、人の変化を管理するGoogleのメソッドを理解し、導入支援や教育支援などを幅広く行うパートナーとしてGoogleに認定されている。2019年4月より提供を開始した「Master Program」は、G Suiteの使い方や活用方法をレクチャーする動画型eラーニングサービス。操作方法にとどまらず、G Suiteを活用した企業のコラボレーションや生産性向上のためのレクチャーも用意しており、1アカウントあたり初期費用360円(税別)+年間360円(税別)で導入可能。G Suiteの機能追加などに伴う新規レクチャーも逐次追加しており、G Suite導入企業における社員教育や利用マニュアル整備などの手間が削減されるのがメリット。