「G Suite」時短&コラボ仕事術

Google カレンダーのうまい使い方<2>

会議当日に慌てなくなる!? 会議の予定には、日時だけでなく資料・議事ファイルも登録

「Google カレンダー」に会議資料や議事も登録しておけば、参加者全員が簡単に会議内容を把握可能。少しの配慮で会議をもっとスマートにできます

 Google カレンダーから同僚の予定を確認して、会議のスケジュール調整をラクにする方法は以前ご紹介しましたが、今回は、参加者のみなさんに、会議で必要な情報を、会議の開催前に、シンプルに伝えることができる便利な方法をご紹介します。

 この手順を使って、事前に会議で必要な情報を追加しておくことで、主催者も参加者も会議当日に慌てる心配が少なくなりますよ。

この連載について

会社でG Suiteが導入されたのだけれどいまいち使い方がよく分からない、クラウドならではの機能をうまく活用できていない……といったユーザーに向けて、G Suiteの基本的な使い方やTipsを解説しています。なお、各記事で取り上げている内容は、G Suiteの使い方・活用をレクチャーする動画型eラーニングサービス「Master Program」より抜粋・再編集したものです。同サービスについては、こちらの詳細記事もあわせてご参照ください。

会議主催者のちょっとした配慮で、会議前の準備がスマートに!

 Google カレンダーでは、会議の日時だけではなく、実施する会議室の情報や会議の場所、会議で必要な添付資料などを、1つの会議予定の中に追加することができます。

 開催日時設定後、「その他のオプション」をクリックし、あらかじめ伝えたい情報を追加します。開催する会議室の情報を追加したい場合は、会議室一覧から選択します。

 左下のスペースにはテキストを追加できるため、当日のアジェンダはこんなお話をしたいと思っています、なんて事前アナウンスを入れておいてもいいですね。

 会議に使用する資料をあらかじめ伝えたい場合は、ファイルを添付することもできるため、メールで送信する必要がなくなります。また、予定に添付しておくと、会議当日に必要なファイルが一目瞭然。メールや他のファイル保管場所から会議資料をばたばたと探す必要もなくなります。

 クリップボタンをクリックし、添付したいファイルを選択してアップロードします。

 会議予定の説明テキスト上部にファイルが添付されました。このファイルリンクは会議に招待されている全ての人に見えますので、事前に目を通しておいてほしい資料を添付したり、当日、会議を始めるときにカレンダーから資料を参加者に開いてもらうといったこともやりやすくなります。

 また、予定を作成するときに「場所」を入力しておくと、予定から地図を表示できるようになります。

 ある程度文字を入れると、候補として検索結果が表示されるため、住所や施設名を選択します。以下の画像では「新宿駅」と入力したところで、「新宿駅 東南口広場」まで表示されています。

 予定を保存したあと、カレンダー内の住所をクリックすると、Google マップが開き、会議の開催場所が表示されます。

会議中も役に立つ!

 会議資料を事前にご覧いただきたいとファイル添付をしていても、直前になって気付いたり、忙しくて見る時間がなかったり、ご覧になっていない会議参加者も多いかもしれません。しかし、カレンダーに資料を追加しておくと、ビデオ会議アプリ「Meet」を使った会議であれば、Meetの画面からMeet開催中に必要情報を取り出すことができます。

 Meet画面の左下の会議名をクリックします。

 カレンダーの予定に登録しておいた内容が表示されます。

 添付ファイルタブをクリックすると、ファイルの内容を確認することができます。

 カレンダーに日時以外の必要情報を追加しておくと、会議に参加される方も慌てずに済み、主催者も参加者もスマートに会議に臨むことができそうですね!

Gmailでメール確認の時間を圧倒的に削減するワザとは? 会議の日程調整・予約をGoogle カレンダーでスムーズに行うには? Google ドライブで資料を作成すれば上司も部下もラクになる? 脱・添付ファイルでファイル探しの時間を省く……G Suiteをうまく使えば、これまで手間がかかっていた作業の時間をもっと短縮できるはず! 本連載『「G Suite」時短&コラボ仕事術』では、業務を効率化してスマートに働くためのG Suiteの基本的な使い方やTipsを紹介しています。

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株式会社ストリートスマート

G Suiteの導入支援/運用支援事業を展開。“チェンジマネジメント”という、テクノロジーの移行に際して、人の変化を管理するGoogleのメソッドを理解し、導入支援や教育支援などを幅広く行うパートナーとしてGoogleに認定されている。2019年4月より提供を開始した「Master Program」は、G Suiteの使い方や活用方法をレクチャーする動画型eラーニングサービス。操作方法にとどまらず、G Suiteを活用した企業のコラボレーションや生産性向上のためのレクチャーも用意しており、1アカウントあたり初期費用360円(税別)+年間360円(税別)で導入可能。G Suiteの機能追加などに伴う新規レクチャーも逐次追加しており、G Suite導入企業における社員教育や利用マニュアル整備などの手間が削減されるのがメリット。