「G Suite」時短&コラボ仕事術

Gmailのうまい使い方<1>

メールの削除・整理をやめて、受信ボックスを見る時間を減らす技

この連載について

会社でG Suiteが導入されたのだけれどいまいち使い方がよく分からない、クラウドならではの機能をうまく活用できていない……といったユーザーに向けて、G Suiteの基本的な使い方やTipsを解説しています。なお、各記事で取り上げている内容は、G Suiteの使い方・活用をレクチャーする動画型eラーニングサービス「Master Program」より抜粋・再編集したものです。同サービスについては、こちらの詳細記事もあわせてご参照ください。

 今回は、実はあまり知られていませんが、とっても役立つGmailの管理方法をご紹介します。

悩む時間がもったいない! これからのメール管理は削除ではなくアーカイブ

メールの削除要否を考える時間自体がもったいない!

 「このメール、もう見ないから削除しとこっかな。」

 メールサーバーの使用容量を減らさないと、と思って、受信したメールを確認しながら、1つ1つ削除していませんか? 受け取ったメールがサーバー上に溜まり、サーバーの容量を超えるとメールの送受信ができなくなる、と思っている方も少なくないのでは。

 G Suiteを会社で契約している場合は、Google ドライブとGmailの容量が無制限なプランもありますので、その場合は受信したメールをいちいち削除する必要はまずありません。

 メールを削除する必要がなくなると、「これは削除したほうがいいかな」「残しておいておいたほうがいいかな」と考える時間は必要なくなります。

 1通のメール削除を判断するのにかかる時間は1秒もかからないかもしれませんが、毎日、何十通、何百通とメールが届くなら、この「メールを削除するために判断する時間」に、予想以上に多くの貴重な時間を費やしてしまっているかもしれません。

 まずは、メールの削除業務から解放されて、メール対応時間を短縮しましょう。

Googleといえば検索! もちろんメールも検索するべき

 そして、Gmailには、Googleの検索機能が入っています。皆さんがお買い物とか調べものとか、あとは時刻表や地図を調べたりするときにいつも使っている、あのGoogle検索がGmailでももちろん使えるのです。

 メールを探したいときには、検索窓にキーワードを入れましょう。AIが働いて、キーワードを1文字入れるごとに、気になるメールをリアルタイムに探し出してくれます。

アーカイブを使って、メールボックスをすっきりきれいに利用

 しかし、容量を気にしなくていいとはいえ、メールを削除せずに貯め続けると、「受信トレイ」が大量のメールで溢れてしまいますよね。デスクの上に、書類が溢れかえっている状態では、どこに、どの書類があるのか分からない状態と同じです。受信トレイの中身も、スッキリしておきたいですよね。

 そんなときは、「アーカイブ」機能の利用がお勧めです。アーカイブは、メールの削除ではなく、目の前からメールを見えなくする機能です。

 この機能は、受信トレイの上で、対応が終わったメールとまだ対応できていないメールを整理するのに大活躍します。返信済みのメールや対応済みのメールをアーカイブすると、目の前で見ている受信トレイの画面から見えなくなるため、すでに見なくてよいメールの確認に時間が取られることがなくなるのです。

 アーカイブしたいメールを選択し、アーカイブボタンをクリックしてみましょう。

 すると、受信トレイからメールが見えなくなりました。そうすると、受信トレイに残されたメールは、これから対応すべきメールのみになりますよね。やるべきことが、一目瞭然です。確認済みメールに埋もれてしまってメールを見落としてしまうといったことも防止できますね。

 対応済みのメールを常にアーカイブしておくことで、「このメールの対応、どうなったっけ?」と、曖昧な記憶を頼りに、何度も何度も受信トレイを見返す必要がなくなります。

アーカイブは「削除」ではありません。見たくなったらいつでも「検索」!

 アーカイブしたメールは削除されたわけではなく、いつでも表示させることができます。

 ここで活躍するのがやはり「検索」です。対応は済んでいるメールを後々見たくなったときには、メールの件名や内容で検索してみましょう。瞬時に検索され、受信トレイ上では見えなくなっていたメールも含めて、関連するメールが表示されるはずです。

 また、アーカイブしたメールも含めて、これまで受け取った全てのメールは「すべてのメール」というところで確認することもできますので、検索では探しづらいメールは、「すべてのメール」で見るということもできます。

 また、一度アーカイブしたメールを再度、受信トレイに戻すこともできます。戻したいメールを開き、「受信トレイに移動」をクリックするだけ。簡単ですね。一度は対応できたメールでも、やはりまた処理しなければならないことができた際などはこの機能を利用してください。

 複数のメールをまとめて選択して、「受信トレイに移動」することもできます。

 受信トレイをデスクトップのような作業スペースだと考えて、メールを開いて対応できたらアーカイブ、返信できたらアーカイブ……といったように、対応済みメールはどんどんアーカイブしましょう。

 そして、メールを探す必要がある際には、検索をかけることで迅速にメールを探す。この習慣を身に付けると「メールを無駄に開く時間」「メールを探す時間」が圧倒的に短縮され、メール対応業務が一気に効率化できます。シンプルなルーチンワークを身に付けて、素早くメールを処理し、本来集中すべき業務に集中してください。

Gmailでメール確認の時間を圧倒的に削減するワザとは? 会議の日程調整・予約をGoogle カレンダーでスムーズに行うには? Google ドライブで資料を作成すれば上司も部下もラクになる? 脱・添付ファイルでファイル探しの時間を省く……G Suiteをうまく使えば、これまで手間がかかっていた作業の時間をもっと短縮できるはず! 本連載『「G Suite」時短&コラボ仕事術』では、業務を効率化してスマートに働くためのG Suiteの基本的な使い方やTipsを紹介しています。

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株式会社ストリートスマート

G Suiteの導入支援/運用支援事業を展開。“チェンジマネジメント”という、テクノロジーの移行に際して、人の変化を管理するGoogleのメソッドを理解し、導入支援や教育支援などを幅広く行うパートナーとしてGoogleに認定されている。2019年4月より提供を開始した「Master Program」は、G Suiteの使い方や活用方法をレクチャーする動画型eラーニングサービス。操作方法にとどまらず、G Suiteを活用した企業のコラボレーションや生産性向上のためのレクチャーも用意しており、1アカウントあたり初期費用360円(税別)+年間360円(税別)で導入可能。G Suiteの機能追加などに伴う新規レクチャーも逐次追加しており、G Suite導入企業における社員教育や利用マニュアル整備などの手間が削減されるのがメリット。