「G Suite」時短&コラボ仕事術

Google ドライブのうまい使い方<1>

Google ドキュメントの「提案モード」って知ってますか? 社内の書類レビュー時間を短縮!

修正指示も更新履歴も共有できて、画面上で資料がサクサク完成

この連載について

会社でG Suiteが導入されたのだけれどいまいち使い方がよく分からない、クラウドならではの機能をうまく活用できていない……といったユーザーに向けて、G Suiteの基本的な使い方やTipsを解説しています。なお、各記事で取り上げている内容は、G Suiteの使い方・活用をレクチャーする動画型eラーニングサービス「Master Program」より抜粋・再編集したものです。同サービスについては、こちらの詳細記事もあわせてご参照ください。

 今回は、修正指示とその修正とが同時進行できる、Google ドキュメントの「提案モード」を使った書類のレビュー方法をご紹介します。

Google ドキュメントの「提案モード」で社内の書類レビュー時間を短縮! 修正指示も更新履歴も共有できて、画面上で資料がサクサク完成

Google ドキュメントのレビューは「提案モード」で確実かつ時短!

 「修正したほうが手っ取り早いけど、修正した意図が伝わるかしら?」

 部下や同僚から、作成した見積書や提案書の内容を確認してほしいと共有されたGoogle ドキュメント。修正をするのは簡単だけれど、どの部分を修正したのかを相手に伝えたいときがよくあります。例えば、修正指示した理由を考えてもらいたいとき、入力しているデータを再度確認するように指示したいとき……。

 Microsoft Wordであれば、履歴を保存して、修正を記録する方が多いのではないでしょうか? もちろん、G Suiteにもここをしっかりサポートする機能が備わっています。

 こういったときは、ドキュメントを直接修正することなく、相手に修正内容の提案ができるGoogle ドキュメントの「提案モード」機能が便利です。

 Google ドキュメントの画面右上から「提案モード」を選んでからドキュメントを更新すると、「何が更新されたかの履歴」が見える状態で上書きすることができます。

 どこが修正されたかが一目瞭然で、レビューをお願いした人は、修正内容を確認しながら作業を進めることができます。修正の見落としもありません。

議事録作成にも「提案モード」はお勧め

 会議の議事録作成も提案モードがお勧めです。

 通常、議事録は担当者が1人で作成する場合が多いかと思いますが、その場合、議事録を担当している人は発言をメモすることに専念しなければならず、会議自体に参加するのが難しかったのではないでしょうか?

 しかし、Google ドキュメントは同時編集が可能なため、会議に参加している全員が議事録を担当することができます。

 全員が議事録を担当していると、議事録内で不明点があった場合にも、ドキュメント内で質問や確認ができるため、よりスピーディーに作成することが可能になります。

 これまでの議事録作成にかかっていた、議事録担当者が確認してほしい相手に、メールでファイルを添付して依頼をし、相手がメールを開きファイルを修正し、それをまたメールで返信する……といった時間を、削減することができます。

 Google ドキュメントの提案モード機能を使うことで、確認と指示、そして、指示を受けての修正が、同時進行で作業できるため、資料作成を少ない手間と時間で進めることができます。

「提案モード」にコメントを組み合わせると、「なぜ修正したいのか」も伝わる

 提案モードでは、文章を編集すると、編集した内容は全て自動的に提案として扱います。修正することはできません。また、「コメント」機能が付いていますので、編集してもらいたい理由などを残すこともできます。

 同様にコメントの返信機能が付いていますので、「確認しましたが、問題ありませんでした」など、修正の指摘に対して反応することができます。

 このように提案を確認しながら、修正依頼内容が正しい場合には、各コメント欄の右上の「了承」ボタンをクリックします。すると提案された内容がドキュメントに反映され、コメントも消えます。隣の「提案を拒否」ボタンをクリックすると、ドキュメントは提案前の状態に戻ります。本文への反映も簡単ですね。

「閲覧モード」で、“今”の状態を確認!

 「閲覧モード」では、決定した提案のみが反映された文章だけが表示されます。提案のコメントがたくさんある状態ですと、現状の体裁や文字数などを把握できませんよね。最終確認は、閲覧モードで表示させましょう。

Gmailでメール確認の時間を圧倒的に削減するワザとは? 会議の日程調整・予約をGoogle カレンダーでスムーズに行うには? Google ドライブで資料を作成すれば上司も部下もラクになる? 脱・添付ファイルでファイル探しの時間を省く……G Suiteをうまく使えば、これまで手間がかかっていた作業の時間をもっと短縮できるはず! 本連載『「G Suite」時短&コラボ仕事術』では、業務を効率化してスマートに働くためのG Suiteの基本的な使い方やTipsを紹介しています。

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株式会社ストリートスマート

G Suiteの導入支援/運用支援事業を展開。“チェンジマネジメント”という、テクノロジーの移行に際して、人の変化を管理するGoogleのメソッドを理解し、導入支援や教育支援などを幅広く行うパートナーとしてGoogleに認定されている。2019年4月より提供を開始した「Master Program」は、G Suiteの使い方や活用方法をレクチャーする動画型eラーニングサービス。操作方法にとどまらず、G Suiteを活用した企業のコラボレーションや生産性向上のためのレクチャーも用意しており、1アカウントあたり初期費用360円(税別)+年間360円(税別)で導入可能。G Suiteの機能追加などに伴う新規レクチャーも逐次追加しており、G Suite導入企業における社員教育や利用マニュアル整備などの手間が削減されるのがメリット。