「G Suite」時短&コラボ仕事術

Google カレンダーのうまい使い方<3>

「勤務時間外の会議調整」はさりげなくお断り! Google カレンダーの「業務時間」を設定すべき理由とは

Google カレンダーで「業務時間」を設定すれば、ワークタイム以外の時間帯に業務が入るのを避けやすく!

 フレックスタイム制やテレワークなど、勤務形態が多様化しています。同じ会社、同じ部署に所属していても、人によって働く時間帯もさまざまです。Google カレンダーに業務の予定を入れていれば、「自分がこの時間帯に何をしているのか」ということを、カレンダーを共有している同僚に知らせることはできますよね。

 今回はそれとは別に、事前に「業務時間」を設定しておくと、予定を入れなくても、ワークタイム以外の時間帯が一目瞭然になる機能をご紹介します。カレンダーを共有している同僚には、「この時間は、業務時間外なんだな。会議を入れないほうがいいよね」など、配慮してもらいやすくなります。

 そのため、時短勤務をしているのに、夕方にミーティングを設定されてしまった……、フレックスタイム制を利用して、11時出社予定にしているのに、あさイチに予定を入れられしまった……というモヤモヤを回避することができそうです。

この連載について

会社でG Suiteが導入されたのだけれどいまいち使い方がよく分からない、クラウドならではの機能をうまく活用できていない……といったユーザーに向けて、G Suiteの基本的な使い方やTipsを解説しています。なお、各記事で取り上げている内容は、G Suiteの使い方・活用をレクチャーする動画型eラーニングサービス「Master Program」より抜粋・再編集したものです。同サービスについては、こちらの詳細記事もあわせてご参照ください。

 「業務時間」は、Google カレンダーで設定します。

 「業務時間を有効にする」にチェックを入れ、勤務時間を入力します。時間は、プルダウンから選択です。曜日ごとに時間帯を入力することができるため、時間割みたいですね。

 業務時間の設定は自動保存され、同僚のカレンダーには、登録した業務時間以外の時間帯がグレー表示されます。

 自分の業務時間を同僚と共有することで、ワークタイム以外の時間帯に業務が入ることを避けやすくなります。相手も、カレンダー上で予定を確認できるため、調整などする際の無駄な時間を省くことができます。

休みのときに上司からメールやチャットを受けたくない……そんな人には「不在」設定も有効!

 「チャットやメールを業務時間外に受けるのはちょっと……」という場合には「不在」設定も有効です。相手がチャットやメールを送信する前に、「不在であることの通知」が表示されるため、「この時間は確認できないんだな、対応は難しいんだな」ということを、分かりやすく伝えることができます。

 「不在」設定は、カレンダーに予定を入れて登録します。不在になる日時を入力し、「外出中」を選択し「保存」をクリックします。会議への招待を自動的に辞退する場合は、チェックを入れます。

 “不在の予定”が作成されました。他の予定よりも、薄い色で表示されます。

 設定した不在時間内に、Gmaiから連絡しようとした人がいた場合、相手がメールを送信する前に「不在であることの通知」が表示されます。通知が表示されていても、相手はメールを送信することは可能です。

 同じく、設定した不在時間内に、Hangouts Chatから連絡しようとした人がいた場合、チャット送信前に「不在であることの通知」が表示されます(旧来のチャットアプリ「ハングアウト」のメッセージの送受信機能には対応しておりません)。通知が表示されていても、相手はチャットを送信することは可能です。

 不在設定をしておくことで、この時間は対応可能時間でないことをあらかじめ相手に伝えることができ、また、相手にも安心感を与えることができますね。

Gmailでメール確認の時間を圧倒的に削減するワザとは? 会議の日程調整・予約をGoogle カレンダーでスムーズに行うには? Google ドライブで資料を作成すれば上司も部下もラクになる? 脱・添付ファイルでファイル探しの時間を省く……G Suiteをうまく使えば、これまで手間がかかっていた作業の時間をもっと短縮できるはず! 本連載『「G Suite」時短&コラボ仕事術』では、業務を効率化してスマートに働くためのG Suiteの基本的な使い方やTipsを紹介しています。

「G Suite」の使い方に関するこのほかの記事

株式会社ストリートスマート

G Suiteの導入支援/運用支援事業を展開。“チェンジマネジメント”という、テクノロジーの移行に際して、人の変化を管理するGoogleのメソッドを理解し、導入支援や教育支援などを幅広く行うパートナーとしてGoogleに認定されている。2019年4月より提供を開始した「Master Program」は、G Suiteの使い方や活用方法をレクチャーする動画型eラーニングサービス。操作方法にとどまらず、G Suiteを活用した企業のコラボレーションや生産性向上のためのレクチャーも用意しており、1アカウントあたり初期費用360円(税別)+年間360円(税別)で導入可能。G Suiteの機能追加などに伴う新規レクチャーも逐次追加しており、G Suite導入企業における社員教育や利用マニュアル整備などの手間が削減されるのがメリット。