「G Suite」時短&コラボ仕事術

Gmailのうまい使い方<4>

Gmailで送信日時を予約する方法 ~同僚・上司に「メールを送信する時間」にも配慮!

Gmailの「予約送信機能」を使って、同僚・上司への配慮ある送信時刻を指定しよう

 「今メールを送信すると失礼だよな……」。夜遅い時間に書いたメールを翌朝に送信しようと思い、「下書き」に保存していたけれど、つい送信し忘れてしまった……なんてことは、ありませんか?

 Gmailの「予約送信機能」を活用すれば、自分が送りたいタイミングにメール送信時刻を予約できるため、送信しづらい時間帯にメールを書いても、送信相手の業務時間などを考慮することができますよ。「あとで送信するつもりだったのに忘れてた!」なんてミスも防ぐことができそうです。

この連載について

会社でG Suiteが導入されたのだけれどいまいち使い方がよく分からない、クラウドならではの機能をうまく活用できていない……といったユーザーに向けて、G Suiteの基本的な使い方やTipsを解説しています。なお、各記事で取り上げている内容は、G Suiteの使い方・活用をレクチャーする動画型eラーニングサービス「Master Program」より抜粋・再編集したものです。同サービスについては、こちらの詳細記事もあわせてご参照ください。

「予約送信機能」を使って、送信したいタイミングでメール送信!

 Gmailの「予約送信機能」の設定は、とても簡単です(以下、返信画面でご紹介いたします)。

 「送信」ボタンの右にある▲ボタンをクリックし「送信日時を設定」を選択します。

 「明日の午前(8:00)」や「明日の午後(13:00)」など、送信するタイミングの候補が表示されます。

 日時を指定する場合は、「日付と時間を選択」を選択し、送信日時を入力して「送信日時を設定」をクリックします。

 これで、送信予約が設定されました。

 送信予約したメールは、サイドバーの「予約」から確認することができます。

 送信予約をキャンセルする場合は、送信予約したメールを開き「送信をキャンセル」をクリックすると、送信予約をキャンセルしたメールは、下書きに移動します。

 送信予約をキャンセルしたメールは、サイドバーの「下書き」から確認することもできます。

送信予約は、もちろんスマホからでもOK

 スマホからでも、もちろん送信予約はできますよ。

 右上のメニューボタンをタップし、「送信日時を設定」を選択します。

 パソコンからの操作と同樣に、「明日の午前(8:00)」や「明日の午後(13:00)」など、送信するタイミングの候補が表示されるため、任意のボタンをタップし、送信予約を設定します。

 これで送信予約ができました。

 送信予約をしたメールは、左上のメニューボタンをタップし、「送信予約」から確認することができます。

Gmailでメール確認の時間を圧倒的に削減するワザとは? 会議の日程調整・予約をGoogle カレンダーでスムーズに行うには? Google ドライブで資料を作成すれば上司も部下もラクになる? 脱・添付ファイルでファイル探しの時間を省く……G Suiteをうまく使えば、これまで手間がかかっていた作業の時間をもっと短縮できるはず! 本連載『「G Suite」時短&コラボ仕事術』では、業務を効率化してスマートに働くためのG Suiteの基本的な使い方やTipsを紹介しています。

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株式会社ストリートスマート

G Suiteの導入支援/運用支援事業を展開。“チェンジマネジメント”という、テクノロジーの移行に際して、人の変化を管理するGoogleのメソッドを理解し、導入支援や教育支援などを幅広く行うパートナーとしてGoogleに認定されている。2019年4月より提供を開始した「Master Program」は、G Suiteの使い方や活用方法をレクチャーする動画型eラーニングサービス。操作方法にとどまらず、G Suiteを活用した企業のコラボレーションや生産性向上のためのレクチャーも用意しており、1アカウントあたり初期費用360円(税別)+年間360円(税別)で導入可能。G Suiteの機能追加などに伴う新規レクチャーも逐次追加しており、G Suite導入企業における社員教育や利用マニュアル整備などの手間が削減されるのがメリット。