「G Suite」時短&コラボ仕事術

機能追加の進む「Google Chat」を解説<3>

複数人チャットは「グループメッセージ」ですぐに始める

 今回の記事では、テレワーク促進にも対応して利用が進んでいる「G Suite」の中に含まれるチャットアプリ「Google Chat」の使い方をご紹介します。

 Googleのチャットと聞くと、これまで使われてきた「ハングアウト」という名前のチャットアプリをイメージする方も多いかと思いますが、有償版のG Suiteではアプリの切り替えが進んでおり、今後はGoogle Chatが主流となる予定です(2020年の後半にはこれまでのハングアウトは使えなくなる予定と、Googleからアナウンスが出ています)。

この連載について

会社でG Suiteが導入されたのだけれどいまいち使い方がよく分からない、クラウドならではの機能をうまく活用できていない……といったユーザーに向けて、G Suiteの基本的な使い方やTipsを解説しています。なお、各記事で取り上げている内容は、G Suiteの使い方・活用をレクチャーする動画型eラーニングサービス「Master Program」より抜粋・再編集したものです。同サービスについては、こちらの詳細記事もあわせてご参照ください。

「グループメッセージ」は、複数人を宛先としたメッセージ。ただし、長くやり取りするチャットとしては使いづらい

 「これから急ぎで決めなきゃいけないことがあるから、この4人だけでやり取りができたらいいんだけど。」
 「今からの会議、10分ほど遅れてしまいそう。」

 複数人に対して、一時的にメッセージをやり取りしたい場合は、Google Chatの「グループメッセージ」機能が便利です。その場でメンバーを追加し、簡単にグループを作ることができます。

 同じドメイン内であれば、各メンバーがチャットへ参加するのを待たずに、すぐにメッセージを送ることができます(チャットへの招待を待つといったことは必要ありません)。

 グループメッセージの開始方法は、1対1用のチャット「ダイレクトメッセージ」と同様です。チャットのホーム画面の左上にある「ユーザー、チャットルーム、bot を検索」をクリックします。

 次に、「グループの会話を開始」をクリックします。

 ユーザー名またはメールアドレスの一部を入力し、候補に表示されたユーザーをクリックし、「選択中のユーザーとDMを開始」をクリックします。

 グループメッセージの画面が表示されるので、ダイレクトメッセージと同様の手順でメッセージを送信することができます。

特定のメンバーに話し掛けたいときは「メンション」を付ける

 グループメッセージ内の内容は、グループメッセージ内の全員に表示されますが、特定のメンバーに必ず読んでほしい場合には、メッセージに「メンション」を付けることが効果的です。メンションを付けることで、誰宛てのメッセージかということを、明確にすることができます。

 メンションを付けるには、メッセージ入力欄に「@」を入力します。候補が表示されるため、相手を選択し、クリックします。

 これで、メンションを付けたメッセージが送信されました。

 メンションされた相手がメッセージを受信すると、名前の周りが赤く表示されるので、メッセージの宛名に自分が指定されていることが分かります。

グループメッセージには、あとからメンバーを追加・削除することはできません

 グループメッセージでは、あとからメンバーを追加したり削除することができません。あくまで一時的に使うためのチャットですので、別のメンバーを追加してやり取りしたい場合は別のグループメッセージを作成するか、次回記事でご紹介する「チャットルーム」の利用がお勧めです。

Gmailでメール確認の時間を圧倒的に削減するワザとは? 会議の日程調整・予約をGoogle カレンダーでスムーズに行うには? Google ドライブで資料を作成すれば上司も部下もラクになる? 脱・添付ファイルでファイル探しの時間を省く……G Suiteをうまく使えば、これまで手間がかかっていた作業の時間をもっと短縮できるはず! 本連載『「G Suite」時短&コラボ仕事術』では、業務を効率化してスマートに働くためのG Suiteの基本的な使い方やTipsを紹介しています。

株式会社ストリートスマート

G Suiteの導入支援/運用支援事業を展開。“チェンジマネジメント”という、テクノロジーの移行に際して、人の変化を管理するGoogleのメソッドを理解し、導入支援や教育支援などを幅広く行うパートナーとしてGoogleに認定されている。2019年4月より提供を開始した「Master Program」は、G Suiteの使い方や活用方法をレクチャーする動画型eラーニングサービス。操作方法にとどまらず、G Suiteを活用した企業のコラボレーションや生産性向上のためのレクチャーも用意しており、1アカウントあたり初期費用360円(税別)+年間360円(税別)で導入可能。G Suiteの機能追加などに伴う新規レクチャーも逐次追加しており、G Suite導入企業における社員教育や利用マニュアル整備などの手間が削減されるのがメリット。