チーム内のメインチャットには、スレッド分けできる「チャットルーム」がお勧め

　今回の記事では、テレワーク促進にも対応して利用が進んでいる「G Suite」の中に含まれるチャットアプリ「Google Chat」の使い方をご紹介します。

　Googleのチャットと聞くと、これまで使われてきた「ハングアウト」という名前のチャットアプリをイメージする方も多いかと思いますが、有償版のG Suiteではアプリの切り替えが進んでおり、今後はGoogle Chatが主流となる予定です（2020年の後半にはこれまでのハングアウトは使えなくなる予定と、Googleからアナウンスが出ています）。

「チャットルーム」はチーム内やプロジェクトでのやり取りにお勧め

　決まったメンバーで長く何度もチャットでやり取りをする場合は、Google Chatの「チャットルーム」がお勧めです。チーム、プロジェクト、委員会、部署など、目的別にチャットルームを使い分けると、そのチャットルームでの議題が明確になります。

　Google Chatで複数人とチャットをするには、前回の記事でも紹介した「グループメッセージ」もありますが、グループメッセージは、個人が複数人にメッセージを送信し、一時的なやり取りを行う際に利用するのに対し、チャットルームは、部署ごとやチームといった「ルーム」にメンバーとして参加し、やり取りをする際に利用します。

チャットルームは、「チャットルーム」横にある作成アイコンをクリックして作成できます。

チャットルーム名を入力し、メンバーを追加したら、作成をクリックします。

　これで、チャットルームが作成されました。

会話をスレッド化し、業務の進捗状況確認・管理に活用

　チャットルーム内ではスレッドを分けて表示することができるため、さらに個別のトピックについて話し合うことができます。

　定例ミーティングについてや、売上に関することなど、チームで話し合うべきテーマはさまざまですが、スレッドを使ってトピックごとに会話を分けたほうが、あとから検索したときにも会話がひとまとまりで表示され、会話の流れが追いやすくなりますよ。

　新しいスレッドを開始する際には、何のトピックなのか明確に書いておくことをお勧めします。

　チャットルームでも、特定のメンバーに伝えたいときには、メッセージに「メンション」を付けることができます。

　また、チャットルームのチャットに「Google ドライブ」のファイルを追加する場合にも便利な機能があります。他の参加メンバーにファイルへのアクセス権がないと、チャット送信時にメッセージが表示されて、その場でアクセス権を設定することができます。共有設定をチャットルーム上で変更できるため、わざわざGoogle ドライブを別画面で開いて設定を変更する必要がありません。

メンバーの追加・削除がいつでも可能

　チャットルームは、他のメンバーを追加したり削除したりすることが可能です。例えば、プロジェクトに新しいメンバーが加わった際には、そのプロジェクトのチャットルームに追加すれば、過去のやり取りも全て残っているため、また同じことを説明する必要もなくなります。

　メンバーを追加するには、チャットルーム名の右側にあるプルダウンをクリックし、「ユーザーとbotを追加」を選択します。

　次に、チャットルームに追加するメンバーを選択し、送信をクリックします。

　また、チャットルームは、いったん自ら退出して、再度入室することができます。プロジェクトメンバーから一時的に外れた場合には、チャットルームからいったん退出をして、復帰したときに再度入室すれば、メンバーから外れていた期間の会話も、さかのぼって読むことができます。