Google Workspace 時短&コラボ仕事術

Google ドライブのうまい使い方<11>

Google ドライブのファイルを簡単に復元! 失敗しても元に戻せる「変更履歴」

 「データを消した直後に、ファイルが保存されてしまった!」。Google ドライブを使用していて、こんな風に焦ったことはありませんか? この記事では、Google ドライブに保存したファイルの変更履歴を確認する方法と、復元方法について紹介します。

Google ドライブには自動保存と変更履歴がある

 Google ドキュメントをはじめ、Google スプレッドシートやGoogle スライドには、 ファイルを自動で保存してくれる「自動保存」の機能があります。 作業中、画面上部に「保存しています」と表示されるのを見かけたことはありませんか?

 自動で保存されてしまうので、念のため過去のバージョンを保存するために、作業日ごとにファイルをコピーし、バックアップをとっている人も、もしかしたらいるかもしれません。

 しかし、 Google ドキュメントには自動保存した後も保存前の過去のデータが残っています。 保存される前のデータを閲覧したり、データを復元することももちろん可能です。もう、手動でバックアップファイルを作る必要はありません。

「いつ」「誰が」「どんな」変更を加えたのか確認できる

 Google ドキュメントを他のメンバーと共有し、共同編集している場合、「この部分、いつ変わったんだろう?」など、修正された内容について疑問に思うことはありませんか。そんなときにも、誰がいつどんな変更を加えたのか、履歴を簡単に確認することができます。

 最終編集が表示されている部分へカーソルを合わせ[変更履歴を開く]をクリックすると、変更を加えた日時と、変更を加えたメンバーが表示され、変更された箇所は色付きで表示されます。

過去のバージョンもワンクリックで復元できる

 作業中、過去のデータに戻したい時に、[元に戻す]ボタンを利用されることも多いと思いますが、[元に戻す]ボタンはデータを一旦閉じてしまうと利用できない機能です。しかし、一旦閉じてしまったデータを戻したい場合も、あきらめる必要はありません。Google ドキュメントの 「変更履歴」機能を活用して、過去のバージョンに復元 しましょう。

 データを閉じてしまった後でも、簡単に過去のバージョンのデータに復元でき、復元した状態から新たに編集することができるため安心です。作業日ごとにファイルをバックアップする必要はありません。

まとめ

  • 自動保存されたデータでも、いつ、どんな変更が加えられのかを「変更履歴」で確認することができる
  • 簡単に過去のデータに復元できるため、ファイルをバックアップする必要はない
この連載について

会社でGoogle Workspace(旧G Suite)が導入されたのだけれどいまいち使い方がよく分からない、クラウドならではの機能をうまく活用できていない……といったユーザーに向けて、Google Workspaceの基本的な使い方やTipsを解説しています。なお、各記事で取り上げている内容は、Google Workspaceの使い方や活用法を動画でレクチャーするeラーニングサービス「Master Program」より抜粋・再編集したものです。

株式会社ストリートスマート

「テクノロジーと『人』をつなげる」をミッションに、Google Workspace(旧G Suite)のスペシャリストとして、さまざまな企業・教育機関へ向けて、導入支援や運用コンサルティング・研修などを行っている。導入支援実績は3000社以上、Googleから多くの表彰とトレーニングパートナーへの認定実績がある。2019年4月より提供を開始した「Master Program」は、Google Workspaceの使い方や活用方法をレクチャーする動画型eラーニングサービス。操作方法にとどまらず、Google Workspaceを活用した企業のコラボレーションや生産性向上のためのレクチャーも用意しており、1アカウントあたり初期費用396円+年間利用料396円で導入可能(契約は法人のみ)。Google Workspaceの機能追加などに伴う新規レクチャーも逐次追加しており、Google Workspace導入企業における社員教育や利用マニュアル整備などの手間が削減されるのがメリット。