「G Suite」時短&コラボ仕事術

Google ドライブのうまい使い方<10>

テレワーク中のテレビ会議でも活躍!「Googleドキュメントで見てほしい箇所に直接リンクさせるURL」を作る方法

この連載について

会社でG Suiteが導入されたのだけれどいまいち使い方がよく分からない、クラウドならではの機能をうまく活用できていない……といったユーザーに向けて、G Suiteの基本的な使い方やTipsを解説しています。なお、各記事で取り上げている内容は、G Suiteの使い方・活用をレクチャーする動画型eラーニングサービス「Master Program」より抜粋・再編集したものです。同サービスについては、こちらの詳細記事もあわせてご参照ください。

急いで確認してもらいたい! そんなときは「コメントリンク」

 Google ドキュメントで作成した資料。上司にレビューを依頼しているけれど、1カ所だけ、急ぎで確認してもらう必要が出てきてしまった。どのコメントか、分かってもらえるだろうか?

 そんな場合には、ドキュメントのコメントにリンクを設定する「コメントリンク」がお勧めです。Google ドキュメント上でコメントを入れた箇所に直接リンクすることができるため、上司がその設定したリンク(URL)を使って開くと、ドキュメントを頭から見る必要がなく、ピンポイントで見てほしい箇所を伝えることができます。

 ドキュメント内にたくさんのコメントが付いて見づらくなってしまった場合にも、ピンポイントで「このコメントを見て!」ということを伝えることができます。

 この画像のように、複数の相手からたくさんコメントがあると、レビューをする側からは、どれが見なきゃいけないコメントかが分かりにくいですね。

 その中から、ピンポイントで見てもらいたいコメントの「︙」アイコンを開き、「このコメントへのリンク」をクリックします。コメントへのリンクURLが表示されますので、これをコピーしてメールやチャットで相手に送りましょう。

この画像では、コピーしたリンクURLをメールで送信しています

 メールを受け取った相手は、リンクをクリックし、Google ドキュメントを開きます。すると、リンクされていた箇所が直接開き、コメントとコメントを挿入した文字列がハイライトされた状態で表示されます。どのコメントに優先的に対応したらよいかが一目瞭然です。

ドキュメント内のよく使う箇所を「ブックマーク」すると、議事録の運用も時短

 数ページもあるドキュメント。2ページ目の2段落あたりを見てほしい……。同じ場所で同じ画面を見ているならまだしも、テレビ会議など離れた場所からドキュメント上の見てほしい場所を伝えるのは意外と面倒ですよね。

 そんなときには、ドキュメント内の特定の箇所にリンクを設定することができる「ブックマーク」も便利です。コメントリンクと同様に、ブックマークしておいた箇所を直接URLから開くことができるため、毎回ドキュメント内で該当箇所を探す手間がなくなります。

 定例会議の議事録などは、開催日ごとにファイルを作るのではなく、1つのドキュメントファイルとして作成することがお勧めです。会議ごとに順に議事を追加し、開催日にブックマークしておくと、毎回ファイルを探す手間も省け、「この前、何を話したんだったかな?」と過去の内容も簡単に確認することができます。

 例えば、取引先との議事録用のGoogle ドキュメントで、先方に先月の議事内容を確認してもらいたいとします。

この画面では「11/16」の議題にリンクしています

 ドキュメントの途中にブックマークを設定してみましょう。ブックマークしたい箇所にカーソルを合わせ、「挿入」メニューから「ブックマーク」を選択します。指定した場所にブックマークのリボンが付き、その横に「リンク」と「削除」が表示されます。

 「リンク」を右クリックし、「リンクのアドレスをコピー」を選択すると、ブックマークした箇所へのリンクURLがクリップボードにコピーされます。コピーしたリンクURLをメールやチャットで送れば、コメントリンクと同様に、見てほしい箇所を直接開いてもらうことができます。

この画像では、コピーしたリンクURLをメールで送信しています

 メールを受け取った相手は、リンクをクリックし、Google ドキュメントを開けば、ブックマークした箇所がすぐに開きます。

Gmailでメール確認の時間を圧倒的に削減するワザとは? 会議の日程調整・予約をGoogle カレンダーでスムーズに行うには? Google ドライブで資料を作成すれば上司も部下もラクになる? 脱・添付ファイルでファイル探しの時間を省く……G Suiteをうまく使えば、これまで手間がかかっていた作業の時間をもっと短縮できるはず! 本連載『「G Suite」時短&コラボ仕事術』では、業務を効率化してスマートに働くためのG Suiteの基本的な使い方やTipsを紹介しています。

「G Suite」の使い方に関するこのほかの記事

株式会社ストリートスマート

G Suiteの導入支援/運用支援事業を展開。“チェンジマネジメント”という、テクノロジーの移行に際して、人の変化を管理するGoogleのメソッドを理解し、導入支援や教育支援などを幅広く行うパートナーとしてGoogleに認定されている。2019年4月より提供を開始した「Master Program」は、G Suiteの使い方や活用方法をレクチャーする動画型eラーニングサービス。操作方法にとどまらず、G Suiteを活用した企業のコラボレーションや生産性向上のためのレクチャーも用意しており、1アカウントあたり初期費用360円(税別)+年間360円(税別)で導入可能。G Suiteの機能追加などに伴う新規レクチャーも逐次追加しており、G Suite導入企業における社員教育や利用マニュアル整備などの手間が削減されるのがメリット。