GoogleのAIが会議日程を自動的に調整。Google カレンダーを使って参加者全員の都合の良い時間を提案

みんなが空いている時間が、一目見ただけでパッと分かる！

　「ご都合のよい日時の候補をいくつかいただけますか？」

　社内の会議開催のために、日程調整メールを送り合うといったことはありませんか？　みんなが空いている日時を見つけた！と思ったら、最後に返信してきたメンバーだけ予定が埋まっていたり……。全員が空いている日時を探すのは、なかなか時間もかかる業務です。テレワーク中はメンバーの動きが見えづらく、なおさら、調整が難しく感じます。

　でも大丈夫です！　Google カレンダーの標準機能「おすすめの時間」を使うと、みんなが空いている時間をパッとGoogleが探してくれます。

　まずは、予定の新規作成画面から、会議の開催希望の日時を入力し、「その他のオプション」をクリックします。

　「その他のオプション」をクリック後、「ゲストを追加」より、会議参加メンバーを選択します。メンバーを選択後、「おすすめの時間」をクリックします。

　全員が空いている時間を、パッとGoogleが探してくれました。予定を作成した時間以降の時間帯で、複数の候補日時を表示します。

　候補の日時を選択すると、作成した予定の時間も変更されます。

　送信ボタンをクリックすると、選択したメンバーに招待メールが送信されます。

　これで、大人数の予定調整も、短時間で済ませることができます。

　もちろん、今回ご紹介した自動日程調整の機能を使うには、社内の皆さんがGoogle カレンダーに予定を登録しておく必要があります。最初は面倒かもしれませんが、テレワークやさまざまな働き方が進むなか、Google カレンダーをうまく活用することで、さまざまな業務を効率化できるようになります。

　ぜひ、今回ご紹介した機能を例に挙げて、「GoogleのAIが自動的に会議日程を調整してくれるんですよ！」と同僚や上司を説得して、会議の日程調整のような無駄な時間を削減して、チームでよりスマートな働き方を実現しましょう！