「G Suite」時短&コラボ仕事術

Google カレンダーのうまい使い方<4>

GoogleのAIが会議日程を自動的に調整。Google カレンダーを使って参加者全員の都合の良い時間を提案

みんなが空いている時間が、一目見ただけでパッと分かる!

 「ご都合のよい日時の候補をいくつかいただけますか?」

 社内の会議開催のために、日程調整メールを送り合うといったことはありませんか? みんなが空いている日時を見つけた!と思ったら、最後に返信してきたメンバーだけ予定が埋まっていたり……。全員が空いている日時を探すのは、なかなか時間もかかる業務です。テレワーク中はメンバーの動きが見えづらく、なおさら、調整が難しく感じます。

 でも大丈夫です! Google カレンダーの標準機能「おすすめの時間」を使うと、みんなが空いている時間をパッとGoogleが探してくれます。

この連載について

会社でG Suiteが導入されたのだけれどいまいち使い方がよく分からない、クラウドならではの機能をうまく活用できていない……といったユーザーに向けて、G Suiteの基本的な使い方やTipsを解説しています。なお、各記事で取り上げている内容は、G Suiteの使い方・活用をレクチャーする動画型eラーニングサービス「Master Program」より抜粋・再編集したものです。同サービスについては、こちらの詳細記事もあわせてご参照ください。

 まずは、予定の新規作成画面から、会議の開催希望の日時を入力し、「その他のオプション」をクリックします。

 「その他のオプション」をクリック後、「ゲストを追加」より、会議参加メンバーを選択します。メンバーを選択後、「おすすめの時間」をクリックします。

 全員が空いている時間を、パッとGoogleが探してくれました。予定を作成した時間以降の時間帯で、複数の候補日時を表示します。

 候補の日時を選択すると、作成した予定の時間も変更されます。

 送信ボタンをクリックすると、選択したメンバーに招待メールが送信されます。

 これで、大人数の予定調整も、短時間で済ませることができます。

 もちろん、今回ご紹介した自動日程調整の機能を使うには、社内の皆さんがGoogle カレンダーに予定を登録しておく必要があります。最初は面倒かもしれませんが、テレワークやさまざまな働き方が進むなか、Google カレンダーをうまく活用することで、さまざまな業務を効率化できるようになります。

 ぜひ、今回ご紹介した機能を例に挙げて、「GoogleのAIが自動的に会議日程を調整してくれるんですよ!」と同僚や上司を説得して、会議の日程調整のような無駄な時間を削減して、チームでよりスマートな働き方を実現しましょう!

Gmailでメール確認の時間を圧倒的に削減するワザとは? 会議の日程調整・予約をGoogle カレンダーでスムーズに行うには? Google ドライブで資料を作成すれば上司も部下もラクになる? 脱・添付ファイルでファイル探しの時間を省く……G Suiteをうまく使えば、これまで手間がかかっていた作業の時間をもっと短縮できるはず! 本連載『「G Suite」時短&コラボ仕事術』では、業務を効率化してスマートに働くためのG Suiteの基本的な使い方やTipsを紹介しています。

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株式会社ストリートスマート

G Suiteの導入支援/運用支援事業を展開。“チェンジマネジメント”という、テクノロジーの移行に際して、人の変化を管理するGoogleのメソッドを理解し、導入支援や教育支援などを幅広く行うパートナーとしてGoogleに認定されている。2019年4月より提供を開始した「Master Program」は、G Suiteの使い方や活用方法をレクチャーする動画型eラーニングサービス。操作方法にとどまらず、G Suiteを活用した企業のコラボレーションや生産性向上のためのレクチャーも用意しており、1アカウントあたり初期費用360円(税別)+年間360円(税別)で導入可能。G Suiteの機能追加などに伴う新規レクチャーも逐次追加しており、G Suite導入企業における社員教育や利用マニュアル整備などの手間が削減されるのがメリット。