会議の議事録を会議中に完成させる技――Google ドキュメント＆コメント機能を使って効率化

　Google ドキュメントは、ファイルを共有している相手であれば、アクセスして編集ができることはご存知だと思いますが、同時に、しかも複数人でアクセスすることも可能です。

　リアルタイムに編集できるGoogle ドキュメントの特徴を生かせば、会議の議事録は、会議中に完成させることができますよ。会議終了後に、話の内容をまとめ直す必要がないため、効率的です。

議事録のドキュメントを会議中に同時編集！

　まず、会議が始まる前に、会議の議事録更新用のドキュメントを作成し、共有をクリックします。

　共有の設定画面から、共有したい相手を選択します。権限は忘れずに「編集者」にしておきます。

　会議が始まったら、同時に編集していきます。ファイルを同時に閲覧している場合には、右上に共有相手のアイコンが表示されます。

　複数人がリアルタイムで、同時に入力できるため、会議中に発言していない人がどんどん議事録を作成することができます。また、リアルタイムで誰が入力しているかも分かります。

　また、議事録を共有し、同時に編集していくことで、今、何の話をしているのかも分かりやすくなります。

　会議中に複数人でリアルタイムで議事録を完成させることで、会議が終わってから議事録の作成に時間をかける必要がなくなります。また、会議終了時には参加者全員にすでに共有されている状態の議事録が完成していますので、個別にメール等で議事録を送付する必要もありません。

　また、会議で決まった宿題をコメントとして残し、ToDo管理に使うこともできます。コメントを入れたい部分を選択し、「コメントを追加」をクリックします。

　特定の相手に伝えたい場合は、相手を割り当てて、コメントをすることができます。

　割り当てられた相手は、コメントに対し返信も可能です。