「G Suite」時短&コラボ仕事術

Gmailのうまい使い方<5>

Gmailで送信メールをキャンセルする方法――最大30秒以内なら「送信取り消し」が可能

 「お客様の漢字を間違ってたかも?」

 メールの送信直後に相手の漢字間違いや、宛先の間違い、ファイルの添付漏れに気付いて「メールを取り消したい」と思ったことがある方は少なくないと思います。

 「Gmailはプライベートでも使っているし、使い慣れている」という方も、ビジネスメールの送信に不安を感じていたら、「送信取り消し」機能の設定がお勧めです。

 メールを送信した直後に、自身が設定した秒数の間に「取り消し」のリンクが表示されますので、クリックして送信したメールを取り消すことが可能です。一度取り消したあとに、落ち着いてメールの文面を修正したり、必要な添付ファイルを付け直すといったことができます。

この連載について

会社でG Suiteが導入されたのだけれどいまいち使い方がよく分からない、クラウドならではの機能をうまく活用できていない……といったユーザーに向けて、G Suiteの基本的な使い方やTipsを解説しています。なお、各記事で取り上げている内容は、G Suiteの使い方・活用をレクチャーする動画型eラーニングサービス「Master Program」より抜粋・再編集したものです。同サービスについては、こちらの詳細記事もあわせてご参照ください。

送信後、最大30秒以内なら「送信取り消し」が可能!

 「送信取り消し」の種を明かすと、送信ボタンを押したあとも、設定しておいた秒数の間はメールが送信されないという保留の機能で実現されています。5~30秒の間で送信を保留する時間(送信を取り消しできる時間)を設定できますので、使いやすい秒数を設定してください。

 「送信取り消し」を設定してみましょう。まず、「設定」(歯車アイコン)をクリックし、「すべての設定を表示」を選択します。

 「全般」タブの「送信取り消し」の項目より、取り消す時間を選択します。取り消しができる時間は、5秒、10秒、20秒、30秒から選択可能です。できるだけミスを避けたい方は最長の30秒に設定しておくと安心です。メールを送信してから30秒間は取り消しボタンを押すことができます。そこまでメール送信を保留させたくないという方は10秒くらいでよいかもしれませんね。なお、初期設定では5秒に設定されています。

 選択が完了したら、ページ下部の「変更を保存」をクリックします。

 「送信取り消し」設定後も、メール送信ボタンの表示には変更ありません。メール送信時には「送信」ボタンをクリックします。

 送信ボタンをクリック直後に、「メールを送信しました」の表示の横に「取り消し」ボタンが表示されますので、メールの取り消しをする場合には、クリックします。

 「送信取り消し」が完了すると、「送信を取り消しました」と表示され、送信したメールの作成画面に戻ります。表示された作成画面から、再度送信することができます。

 「送信取り消し」機能は、メールの誤送信を防止できる便利な機能です。メール送信直後に、間違いに気付くことが多いということも聞かれます。メール送信に不安がある方は、ぜひ「送信取り消し」機能を設定してみてください。しかし、設定した「送信取り消し時間」の間は、メールが送信されませんので、ご注意ください。

Gmailでメール確認の時間を圧倒的に削減するワザとは? 会議の日程調整・予約をGoogle カレンダーでスムーズに行うには? Google ドライブで資料を作成すれば上司も部下もラクになる? 脱・添付ファイルでファイル探しの時間を省く……G Suiteをうまく使えば、これまで手間がかかっていた作業の時間をもっと短縮できるはず! 本連載『「G Suite」時短&コラボ仕事術』では、業務を効率化してスマートに働くためのG Suiteの基本的な使い方やTipsを紹介しています。

株式会社ストリートスマート

G Suiteの導入支援/運用支援事業を展開。“チェンジマネジメント”という、テクノロジーの移行に際して、人の変化を管理するGoogleのメソッドを理解し、導入支援や教育支援などを幅広く行うパートナーとしてGoogleに認定されている。2019年4月より提供を開始した「Master Program」は、G Suiteの使い方や活用方法をレクチャーする動画型eラーニングサービス。操作方法にとどまらず、G Suiteを活用した企業のコラボレーションや生産性向上のためのレクチャーも用意しており、1アカウントあたり初期費用360円(税別)+年間360円(税別)で導入可能。G Suiteの機能追加などに伴う新規レクチャーも逐次追加しており、G Suite導入企業における社員教育や利用マニュアル整備などの手間が削減されるのがメリット。