Gmailの「ToDoリスト機能」を使って、1つの画面内でタスクを管理する方法

　新たな業務依頼や会議の案内、期日が決められた請求書作成など、毎日さまざまな仕事がメールで届きます。

　今回はGmailのタスク管理機能「ToDoリスト」を使って、受信したメールをドラッグ＆ドロップするだけでメールをタスクとして管理できる方法をご紹介します。

　「ToDoリスト」にタスクとして追加したメールは、タスクリストとしてまとめて確認することができます。対応が必要なメールが抜け漏れてしまうことも減らせますし、対応が終わったら、いちいちメールを探すことなく、登録しておいたタスクからメール返信などをすぐに行うこともできます。また、Google カレンダーと連携しているため、タスクに期日を設定すればカレンダー上でもToDoを確認することができます。

　この機能を使えば、もはや大量のメールをToDoフォルダに仕分けたり、対応が必要なメールを受信トレイの中で何度も探しなおすようなことは必要なくなります。「ToDoリスト」を使って、受信したメールを効率的に管理しましょう。

メールをタスクとして登録

　では、メールを「ToDoリスト」に追加する方法を紹介します。まず、Gmaiのサイドパネルから、「ToDoリスト」を開きます。

　タスクとして登録したいメールをドラッグ＆ドロップして「ToDoリスト」に追加します。

　追加したメールの件名でタスクが「ToDoリスト」に追加されました。右下にも、タスク追加されたことが表示されます。

　「ToDoリスト」に追加したタスクに紐づくメールの本文を確認したい場合は、タスク画面内のメールのアイコンをクリックします。

　メールで依頼された仕事を終わらせた場合には、メールで完了の連絡を行うことも多いですよね。「ToDoリスト」に登録したタスクからはこのように元のメールを呼び出すことができるので、いちいちメールを探しなおす必要がなく、タスクの進捗や完了などの報告をスムーズに行うことができます。

　画面が切り替わり、受信したメールが表示されます。この画面から、そのままメールを送信してタスクの進捗報告や完了連絡をすることができます。

　タスクの対応が終わったら、タスク画面内のチェックボタンをクリックし、完了とします。

　また、「○月×日までに確認してください」といったメールを「ToDoリスト」に追加する場合は、期日を設定することもできます。期日を設定したいタスクの「詳細を編集」ボタンをクリックします。

　カレンダーが表示されるため、期日を選択して、OKをクリックします。

　期日を設定したタスクは、Google カレンダーのマイカレンダーの「ToDリスト」から確認することもできます。

　自分がタスクとして処理したいメールを「ToDoリスト」に追加しておけば、残タスクが一目瞭然です。シンプルにメールを整理して、処理漏れを防ぎましょう。