テレワーク中の「在宅／出社」予定は、「チームカレンダー」機能でシンプルに共有

「○○さん、オフィスには来てないけど今日って休みだっけ？　在宅勤務だっけ？」
「明日、××が届く予定だけど、誰が出社するのかな？」

　テレワークを導入していても、やはりオフィスでやらなければならない業務はあるもの。郵送対応、来客対応などの出社対応を、当番制で運用している会社さんの話も聞きます。

　Google カレンダーには、チームメンバーの休暇や出張のスケジュールを管理したり、各メンバーが関係するプロジェクト、締め切り、各種の予定を確認できる「チームカレンダー」という機能があります。

　個人個人が予定を登録するカレンダーとは別に、チームメンバーと1つのカレンダーを作成・共有して、それぞれが予定を新規登録・編集することができる機能です。

　このチームカレンダーを利用し、各自が予定を作成しておくと、他のメンバーは自身のカレンダーを開くだけで、誰が出社して、誰が在宅勤務予定なのかがひと目で分かります。オフィスに不在であっても、テレワークで不在なのか、休暇で不在なのか、周りのメンバーもすぐに判断できますね。

　もちろん、Google カレンダー上でメンバー個人の予定を確認すれば、今日何をしているのかは分かりますが、メンバーの人数が増えてくるとそれぞれのカレンダーを1つ1つ確認するのは結構な手間になりますよね。

　チームで共有したい予定にはチームカレンダーがお勧めです！

各自が入力できるチームカレンダーを新しく登録

　先ず、チームカレンダーを新しく登録します。ページ左側の「他のカレンダー」をクリック、次に「新しいカレンダーを作成」をクリックします。

　カレンダーの名前や、説明事項を入力し、「カレンダーを作成」をクリックします。

　これで、作成したカレンダーが登録されました。

作成したチームカレンダーをメンバーへ共有

　では、新しく登録したチームカレンダーを、メンバーへ共有していきましょう。共有したいチームカレンダーの「︙」（オーバーフローメニュー）をクリックし、「設定と共有」を選択します。

　チームカレンダーを共有したいメンバーを追加し、権限は「変更および共有の管理権限」を選択し、送信をクリックします。

　カレンダーを共有された相手には、メールが送信されるので、メンバーは共有されたチームカレンダーを追加します。

共有されたチームカレンダーに「在宅勤務」の予定を作成

　共有されたチームカレンダーに「在宅勤務」の予定を作成してみましょう。ここでは、終日の予定として作成していきます。プルダウンから、チームカレンダーを選択し、保存します。

　チームカレンダーに作成された予定は、チームカレンダーを共有された他のメンバーにも表示されます。

　業務を開始するときには、まずGoogle カレンダーで予定を確認してから、という習慣の人も少なくないと思います。チームカレンダーを設定しておけば、他のツールを開くことなく、スムーズに確認できますね。