「G Suite」時短&コラボ仕事術

Google ドライブのうまい使い方<9>

スプレッドシートをさらに使いこなす! 共有しているファイルでも「自分だけの絞り込みフィルタ」を設定する方法

 スプレッドシートに「フィルタ」を設定すると、データを絞り込んだり、並べ替えを行うことができます。探しているデータを素早く見つけたり、編集したいデータだけを抽出できるため、業務上でよく利用されている機能です。

 スプレッドシートは、同僚と共有すると、同時に1つのファイルを編集できることがメリットですが、フィルタを使用してデータを絞り込むと、フィルタも共有してしまい、同時にアクセスしている同僚の画面上でも、表示が絞り込みされてしまいます。そのため、見たいデータを見ることができず、同時編集時にはフィルタ機能は使いづらいという声も聞きます。

 今回は、便利なフィルタ機能を、同僚と共有しているスプレッドシートでも使用し、かつ、同僚が同時編集していても、同僚の画面上では影響を与えない自分だけのフィルタの設定方法をご紹介します。

この連載について

会社でG Suiteが導入されたのだけれどいまいち使い方がよく分からない、クラウドならではの機能をうまく活用できていない……といったユーザーに向けて、G Suiteの基本的な使い方やTipsを解説しています。なお、各記事で取り上げている内容は、G Suiteの使い方・活用をレクチャーする動画型eラーニングサービス「Master Program」より抜粋・再編集したものです。同サービスについては、こちらの詳細記事もあわせてご参照ください。

スプレッドシート上で、共同編集者には影響しない「自分だけの絞り込みフィルタ」を作成!

 まず、スプレッドシート内でフィルタを設定したい範囲を選択します。次に、メニューバーより「フィルタを表示」を選択し、「新しいフィルタ表示を作成」をクリックします。

 すると、行列近辺の背景色が濃いグレーに変化します。データを抽出する条件を設定し、自分だけの絞り込みをすることができます。また、作成したフィルタには名前を付けることもできます。

この画像では、担当の列を「梶原」で絞り込みしています
この画像では、フィルタの名前を「梶原」に変更しました

 右上の×ボタンをクリックすると、フィルタが閉じられ、元のスプレッドシートに戻ります。フィルタ表示に名前を付けて保存しておくと、次に同じフィルタで絞り込みをしたいときでも、すばやくアクセスして並べ替えを実行できます。

 同時編集している同僚のスプレッドシートには絞り込み結果が表示されず、影響がありません。

 自分だけのフィルタを作れば、同時編集中でも、相手の画面に影響を与えることはなくなりますね。

Gmailでメール確認の時間を圧倒的に削減するワザとは? 会議の日程調整・予約をGoogle カレンダーでスムーズに行うには? Google ドライブで資料を作成すれば上司も部下もラクになる? 脱・添付ファイルでファイル探しの時間を省く……G Suiteをうまく使えば、これまで手間がかかっていた作業の時間をもっと短縮できるはず! 本連載『「G Suite」時短&コラボ仕事術』では、業務を効率化してスマートに働くためのG Suiteの基本的な使い方やTipsを紹介しています。

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株式会社ストリートスマート

G Suiteの導入支援/運用支援事業を展開。“チェンジマネジメント”という、テクノロジーの移行に際して、人の変化を管理するGoogleのメソッドを理解し、導入支援や教育支援などを幅広く行うパートナーとしてGoogleに認定されている。2019年4月より提供を開始した「Master Program」は、G Suiteの使い方や活用方法をレクチャーする動画型eラーニングサービス。操作方法にとどまらず、G Suiteを活用した企業のコラボレーションや生産性向上のためのレクチャーも用意しており、1アカウントあたり初期費用360円(税別)+年間360円(税別)で導入可能。G Suiteの機能追加などに伴う新規レクチャーも逐次追加しており、G Suite導入企業における社員教育や利用マニュアル整備などの手間が削減されるのがメリット。