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NASとスキャナ、連携できるって知ってた？ ScanSnapとSynologyで作る「お手軽スキャン」環境の作り方
Synology NASの「WriteOnce」機能でフォルダごと改ざん防止！ 電帳法にも活用OK
- 提供：
- Synology Japan株式会社
2023年9月15日 06:00
ここ数年で急速に進むペーパーレス化で、かえって注目を集めているのが「スキャナ」だ。
スキャナと言うと「PCでスキャンして、データを保存して……」という手順が一般的だと思われるが、実は「スキャナとNASを連携し、スキャンデータをNASに直接保存する」仕組みがPFUのScanSnapに搭載されており、これを使うと、ScanSnapの操作だけで紙資料を簡単にデジタル化できる。
そこで今回は、SynologyのNASとScanSnapを組み合わせ、高速かつ安全な文書の保管・管理を可能にする方法をじっくり紹介していきたい。
また、最近は領収書や請求書など、電帳法を意識したペーパーレス化を考えている人も多いだろう。そんな時に便利に使えるNASの機能「WriteOnce」にも触れているので、気になる人は是非参考にしてほしい。
なお、Synologyでは9月28日に、「ScanSnap × Synology NASのカンタン・スマートな書類デジタル管理」と題したオンラインセミナーも予定しているので、興味のある方はそちらもチェックしてみてはいかがだろう。
スキャナーからNASに保存できるから、PCを起動しないですぐスキャン
スマートな文書管理のために今回使用する機材は、PFUのタッチパネル付きWi-Fi対応ドキュメントスキャナー「ScanSnap iX1600」と、Synologyのエントリー向け2ベイNAS「DS224+」の2製品。この組み合わせであれば、最近になって追加されたScanSnap iX1600の新機能である「スキャンデータのネットワークフォルダへの直接保存」が可能になるうえ、後述する電子帳簿保存法などを意識したファイル管理用の機能も使える。
では、そもそも「スキャンデータのネットワークフォルダへの直接保存」が可能になることでどんなメリットが得られ、どんな使い方ができるのか。ざっと挙げると下記の3点になる。
【スキャナーからネットワークフォルダに直接保存できることのメリット】
- 1. 簡単操作で高速かつ安全にデータ保存できる
- 2. スキャン時にPCが不要
- 3. 書類タイプやユーザーに応じた保管先切り替えが可能
1番目の「簡単操作で高速かつ安全にデータ保存できる」という点は、タッチパネルを使った直感的な操作が可能な「ScanSnap iX1600」と、高速なデータ転送が行えるNASならではのメリット。書類をセットして「ScanSnap iX1600」のタッチパネルをワンタッチするだけでスキャンでき、そのデータはLANを通じてNASに瞬時に転送される。インターネットを経由しないこともあって高速なうえ、通信経路における情報漏洩の心配も少ない。家庭内にある大量の文書をできるだけ高画質で保存したいとき、あるいは外部持ち出しに制限のある社内文書を保管するときにも都合がいいだろう。
2番目の「スキャン時にPCが不要」はそのままの意味だ。従来、NAS上のネットワークフォルダにスキャンデータを保存するには、いったんPCのストレージに保存し、そのデータを手動でネットワークフォルダにコピーするか、ネットワークフォルダをPCのローカルドライブに割り当てて、そこに保存するよう設定する、といった回りくどい間接的な手段をとるしかなかった。けれど、「ScanSnap iX1600」ならそうした面倒はナシ。最初の設定時はPCが必要になるものの、以降は「ScanSnap iX1600」でスキャンしたデータがLAN経由でNASの任意のフォルダに直で保存されるようになる。
3番目の「書類タイプやユーザーに応じた保管先切り替えが可能」は、たとえばスキャンする書類の種別ごとに別のネットワークフォルダに保存したいとか、ユーザーごとに別のネットワークフォルダに保存したい、というようなときにもフレキシブルに対応できるということ。ScanSnapシリーズではスキャンの方法やファイルの保存形式、保存先などの設定を「プロファイル」として記憶しておき、スキャン時にそのプロファイルを選べるようになっている。「ScanSnap iX1600」ならその切り替えをタッチパネル上で行なえるので、実に簡単だ。
【設定手順】Synology NASへ直接保存する方法
というわけで、「スキャンデータのネットワークフォルダへの直接保存」を可能にするべく、もろもろの準備をしていきたい。今回は2つの製品を組み合わせて使うことになるので必要な設定はどうしても多くなってしまうが、その中身に難しいところはあまりない。1つ1つ確実に進めていこう。
Synology「DS224+」のセットアップ手順
Synology NASの特徴の1つは、ハードウェアとソフトウェアの両面のセットアップが容易なこと。工具なしにHDDなどをセットでき、初期設定もほとんどデフォルトのままで、案内に従って操作していくだけですぐに終わる。ちなみに内蔵するHDDは、Synologyのウェブサイトにある「Synology 製品互換リスト」から検索して選択するのが安心だ。
- 1. NAS本体内のHDDトレーに、別途用意したHDDを取り付けて本体に挿入するNAS本体から取り出したトレー
HDDをトレーにセット。工具は不要本体に挿入 - 2. 電源ケーブルとLANケーブルを接続して電源をオンに電源ケーブルとLANケーブルを接続電源をオン
- 3. 専用ツール「Synology Assistant」をPCにインストールする
- 4. 「Synology Assistant」を起動すると同一ネットワーク内のNASが自動検出されるNASAの電源をオンにしてから検出するまで少し時間がかかることがある見つかったNASの項目をダブルクリックすると初期設定画面にウェブブラウザーでアクセス
- 5. 画面の指示に従ってファームウェアのアップデート、管理者アカウントの設定などを進めていく
- 6. 外出先から宅内のNASにアクセスしたいときは「Synology アカウント」の作成と「QuickConnect ID」の設定も行なう
- 7. 管理画面が起動したらストレージ プールとボリュームの作成へ
- 8. RAIDタイプは「SHR」を選び、対象のドライブとして内蔵HDD 2台とも選択
- 9. 搭載したHDD 2台の全容量を使用するように設定
- 10. ファイルシステムは「Btrfs」を選択。「次へ」でNAS本体の初期設定は完了となる
Synology「DS224+」での「共有フォルダ」の設定手順
ScanSnapからNAS内のフォルダを認識できるようにするためには、あらかじめNAS上で「共有フォルダ」を作成しておく必要がある。書類のタイプごとやユーザーごとに「共有フォルダ」を用意しておくと良いだろう。
- 1. NASの管理画面にアクセスして「コントロールパネル」を起動し「共有フォルダ」を選択NASのIPアドレスがわからないときは「Synology Assistant」を使って管理画面にアクセス「コントロールパネル」の「共有フォルダ」をクリック
- 2. 「作成」から「共有フォルダの作成」を選ぶ
- 3. 「名前」に任意のフォルダ名を入力して「次へ」
- 4. 他の設定はデフォルトのまま「次へ」
- 5. NASのユーザーごとのアクセス権限を確認。必要な「共有フォルダ」の分だけ以上の操作を繰り返す
- 6. 続いて「コントロールパネル」の「ネットワーク」を選択
- 7. 「ネットワーク インターフェイス」で利用中のLAN接続（LAN 1）を選び「編集」をクリック
- 8. 「IPv4」のページにある「手動で設定する」を選択。「IPアドレス」に使われていないアドレスを設定して「OK」を押す。（※ルーターの機種によってはルーター側の設定変更が必要になる場合もあります）
- 9. 「コントロールパネル」の「ファイル サービス」を選択。「SMB サービスを有効化」にチェックが入っていることを確認して設定完了
「ScanSnap iX1600」のセットアップ手順
「ScanSnap iX1600」を使い始める際には、基本的な初期設定が必要になる。本体に備える液晶画面のタッチ操作で進めていけるうえ、設定すべき項目は少ないので時間はかからないはず。PCとUSBケーブルで接続して利用するときのことも考え、ここではUSB接続するところも紹介している。
- 1. 電源ケーブルをつなぎ、カバーを開いてタッチパネルで初期設定を開始。カバーを開くと電源が入る最初に「表示言語」を選んで「次へ」
- 2. 「起動モード」はここでは「ノーマル」とした
- 3. 「利用する端末」は「コンピューター」もしくは「どちらも利用する」
- 4. 「USB接続」の画面が表示されたら「次へ」を押し、いったんPC側での作業へ
- 5. 専用ツール「ScanSnap Home」（https://scansnap.com/d/）をインストール
- 6. PCとiX1600を付属のUSBケーブルで接続する。Wi-Fi接続のみにするならこの手順は省いてもよい
- 7. iX1600のタッチパネルに戻る。「接続方法」では「USB」または「Wi-Fi」を選択。ここでは「USB」とした
- 8. 「OK」で初期設定完了
「ScanSnap iX1600」のWi-Fi設定手順
PCを使わずにスキャンしたいときはWi-Fiの設定が必要になる。Wi-Fiルーター（アクセスポイント）がすでに設置されていることが前提となる点に注意したい。
- 1. 本体タッチパネルのホーム画面、右上にある歯車アイコンをタップ
- 2. 「Wi-Fi設定」を選択
- 3. 「Wi-Fi接続モード」を選択
- 4. 「アクセスポイント接続」を選んで画面左上の「←」で戻る
- 5. 「一覧から選択する」をタップして「次へ」
- 6. NASと同じネットワークにつながっているアクセスポイントを選んで「次へ」
- 7. 「セキュリティキー」にWi-Fiパスワードを入力して「次へ」を押したら設定完了
「ScanSnap iX1600」のプロファイル設定の手順
「ScanSnap iX1600」には最初から基本的なプロファイルがいくつか用意されており、すぐに使い始められる。ただし、デフォルトの保存先がPCの特定のフォルダだったり、クラウドサービスだったりする。スキャンしたものをダイレクトにNASに保存するには追加のプロファイル設定が必要になるので、下記の手順に沿って操作しよう。
- 1. PCで「ScanSnap Home」のスキャン画面を起動し、右上にある「＋」アイコンをクリック
- 2. テンプレート選択画面になるので、画面左側を下へスクロールし、「ネットワークフォルダに保存」を選ぶ
- 3. 「プロファイル名」「読み取り面」「ファイル形式」などを必要に応じて変更し、「保存先」の「参照...」ボタンをクリック
- 4. 「ネットワーク」からNASを選び、保存先にしたい共有フォルダを選択する
- 5. 「追加」ボタンでプロファイルを保存。その際、指定したNASの共有フォルダへアクセスするためのユーザ名とパスワードが聞かれるので、共有フォルダ作成時に設定したものを入力する
- 6. iX1600本体側にもプロファイルがすぐに同期し、画面内に追加される
- 7. 必要なプロファイルの分だけ上記2～6を繰り返す
名刺も領収書もサクサクスキャン、クラウドを組み合わせて名刺の自動管理も
以上の設定を一度してしまえば、あとは「ScanSnap iX1600」の本体画面でプロファイルを選び、「Scan」ボタンを押すだけで、書類がスキャンされて「DS224+」のネットワークフォルダ内にデータ保存される。「ScanSnap iX1600」のスキャン処理自体がかなり高速なうえ、安定的な通信が可能なLAN接続ということもあって、体感としてはほとんど瞬間的にデータが転送されているようなイメージだ。
そしてなによりPCを立ち上げる必要がない。ただただ「ScanSnap iX1600」に書類をスキャンさせればいい、というのはとっても気楽だ。なんとなく目に付いた紙書類を片っ端からスキャンしていきたくなるので、身の周りのデジタル化が自然と進んでしまう。
冒頭でも例示したように、紙書類はそれこそまだたくさん残っているはず。会議などで配布された紙のプレゼン資料、名刺、経費精算のために保管しているレシートや領収証……。個人事業主だと、さらに見積や請求関係の書類も紙で保管していることが少なくないはずだ。それらをデジタル化して管理することで業務環境の改善や保管スペースの削減につながり、生産性向上も見込める。ユーザーごとにプロファイルを用意しておけるので、部署単位でこうしたスキャン環境を用意しておくのもいいだろう。
ただし、ネットワークフォルダに保存する設定にして場合だと、現在のところは「ScanSnap iX1600」のプロファイル設定で「文書」としてのスキャンしかできず、名刺やレシートの向きの自動判別のほか、ファイル名の詳細なカスタマイズ設定などもできなくなってしまう。なので、書類の向きを揃えてフィーダにセットするなど、ひと手間必要になることに注意しよう。
または、下記の手順で「スキャン→クラウドストレージに保存→クラウドからNASに同期」という流れであれば、名刺やレシートの向きの自動判別などをしつつ、最終的にNASに保存することも可能だ。
クラウドストレージからNASに同期する設定手順（名刺の場合）
【ScanSnap側での設定】
- 1. PCで「ScanSnap Home」の環境設定画面を起動「ScanSnap Home」が常駐した状態でタスクトレイ右クリックから環境設定画面を呼び出せる
- 2. 「アカウント」をクリックし「ScanSnapアカウント」を作成し、ログインする起動したら「アカウント」をクリック
- 3. スキャン画面を起動し、右上にある「＋」アイコンをクリック
- 4. テンプレート選択画面で「名刺を管理」を選び、プロファイル名などを調整
- 5.「タイプ」で「クラウド」を選択
- 6. 「サービス名」の「選択...」ボタンから利用したいクラウドストレージサービスを選択、ログインする
- 7. 「保存先」の「参照...」ボタンで、スキャンデータを保存先となるクラウド上のフォルダを指定し、「追加」ボタンでプロファイルの設定を完了する（自動で作成・設定される「Cards」フォルダのままでもOK）
【NAS側での設定】
- 1. NASの管理画面で「パッケージ センター」を起動
- 2. 「すべてのパッケージ」から「Cloud Sync」をインストールする
- 3. 「Cloud Sync」を起動し「＋」ボタンをクリック（初めて使うときはボタンクリックは不要）
- 4. ScanSnapで設定したクラウドストレージサービスを選択して「次へ」
- 5. 「ローカル パス」にNAS上のフォルダを、「リモート パス」にクラウドストレージ上の同期したいフォルダ（ここでは「名刺」フォルダが含まれる「ScanSnap」フォルダ）を指定し「次へ」を押し、設定完了
以上で設定したプロファイルを選択してスキャンすると、名刺データがいったんクラウドストレージに保存され、その後、名刺データが追加されたことをNASが自動検知し、NASの所定のフォルダに同期する。直接NASに保存するのに比べて少し時間がかかるときもあるが、ScanSnapが持つ名刺の向きの自動判別機能や、名刺内の文字情報を認識してファイル名に反映する機能も有効になるので管理がしやすい。レシート・領収証でも同様の設定をしておくと良さそうだ。
SynologyのNASには「Cloud Sync」以外にも多くのNAS専用アプリケーションが用意されている。NAS全体や一部のデータを外付けUSB HDDやクラウドストレージにバックアップする「Hyper Backup」など、データをより安全に保管できるようにするアプリケーションもあるので、NASの使い方に慣れてきたらぜひ活用したい。
Synology NASなら外出先からのアクセスもカンタン、かつ安全
ビジネスシーンだけでなく個人宅でも「ScanSnap iX1600」と「DS224+」の組み合わせは威力を発揮する。たとえば年賀状がなかなか捨てられず、分厚い紙の束になって引き出しにぎっしり詰まっていたりはしないだろうか。おそらく、翌年の年賀状を書くときに差し出す相手とその住所を確認できるよう念のため残している、という人が多いと思う。けれど、それもスキャンしてデジタル化しておけば、参照したくなったときに画像データで楽に確認していける。「喪中」葉書を別フォルダで管理しておけば、年賀状を出さなくてよい（出さない方がいい）相手も確実にわかるだろう。
学校に通う年頃の子供のいる家庭だと、配布されるプリントが山のようになってしまったりもする。これらも紙のまま残しておく必要性は薄いので、どんどんスキャンして自宅の収納を圧迫しないようにしたいものだ。子供が描いた絵なんかも、直筆のものをとっておきたいという気持ちはあるものの、数が増えてくるとそうも言っていられなくなる。飾っておきたい選りすぐりの作品だけ紙で残し、他はNASに保管するのがおすすめだ。
ちなみに、「DS224+」に保存したファイルは外出先からインターネット経由で閲覧することもできる。最初のNASのセットアップ手順のなかで「QuickConnect ID」を設定していれば、Synologyのクラウドサービスを介してウェブブラウザーやスマホアプリからアクセス可能。外出中に急いで資料やデータを確認したくなったときに活用したい。その意味でも、普段から可能な限り書類をスキャンしてデータをNASの1箇所にまとめておきたいものだ。
電帳法の強い味方!! Synologyの「WriteOnce」機能
もう1つ、ビジネスユーザーにとって重要なポイントがある。2024年1月にスタートする「改正電子帳簿保存法」などに向けて適切な書類管理を支援してくれる「WriteOnce」という機能が、「DS224+」をはじめとするSynologyの最近のNASに搭載されているのだ。
「WriteOnce」は、NASの特定の共有フォルダに対して「ファイルを一度だけ書き込み可能」にする機能。そのフォルダにファイルを保存すると、読み込んで閲覧することは可能だけれど、ファイルを削除したり、上書きしたり、直接ファイル内容を変更したりすることはできない。削除・変更されるとコンプライアンス上問題のある重要書類を保存しておく、という用途に使えるわけだ。
「WriteOnce」の設定では、唯一管理者ユーザーのみが削除可能な「企業モード」と、一切削除等不可能な「コンプライアンスモード」の2タイプを選択でき、ファイル保存してから削除・変更不可（ロック状態）になるまでの時間と、ロック状態を維持する期間もそれぞれ設定できる。共有のネットワークフォルダとして設定するので、もちろん「ScanSnap iX1600」でスキャンしてダイレクトに保存可能だ。
電子帳簿保存法では、不正な改ざんを防ぐため、税務関係書類の訂正削除を行なう場合に履歴や報告書を残すなど一定のルールに従わなければならない。つまり、訂正削除ができる限り発生しないように運用することが大切になってくるだろう。
しかしながら、人がデータを扱うときにミスは避けられないもの。誤ってファイルを削除してしまったり、変更してしまったりする可能性はゼロではない。それを防止するのに「WriteOnce」という機能が生きるのだ。税務関係書類のほかにも、法律上一定期間必ず保管しておかなければならない契約書などにも活用できるだろう。ということで、下記で「WriteOnce」の設定手順についても紹介しておきたい。
Synology NASの「WriteOnce」の設定手順
- 1. NASの管理画面で「コントロールパネル」を起動し「共有フォルダ」を選択
- 2. 「作成」から「共有フォルダの作成」を選ぶ
- 3. 「名前」に任意のフォルダ名を入力して「次へ」
- 4. 「この共有フォルダを WriteOne で保護」を選び「次へ」
- 5. 用途に応じて「企業モード」か「コンプライアンスモード」を選び、自動ロックのタイミングと期間を設定する
- 6. 最後に設定内容を確認して完了
なお、「WriteOnce」を利用するには、DSM7.2以降のOSが動作するNASが必要になる。今回の「DS224+」のほか、スモールオフィス・自宅向け製品としてはDS420+、DS220+などが該当する。それ以外の対応機種についてはSynology ナレッジセンターのサイトを確認してほしい。
ScanSnap＋Synologyで広がる可能性、オンラインセミナーも開催
タッチパネル操作で手軽に、しかも高速にスキャンできる「ScanSnap iX1600」と、エントリーモデルながらスモールオフィスや家庭用途では必要十分な性能をもつSynologyのNAS「DS224+」の組み合わせで、書類のデジタル管理はまさに「サクサク」と表現したくなるほどの快適さ。「WriteOnce」で安心感のあるデータ管理が可能になるのもビジネスユーザーにとってはありがたい点だろう。
なお、Synologyでは、今回のようなScanSnapとSynology NASを組み合わせた簡単で便利な書類のデジタル管理を提案する「ScanSnap × Synology NASのカンタン・スマートな書類デジタル管理」と題したオンラインセミナーを9月28日15時に開催する予定。製品所有者はもちろんのこと、まだScanSnapやSynology NASを所有していない人も、セミナーを通じてこれまでにない効率的な書類データの管理方法に触れてみてほしい。