スマホでサッとメモできてパッと確認、音声入力や名刺管理にも使える「Google Keep」

「Google Keep」は、アプリを起動してすぐにテキストが入力できます。リスト、手書きメモ、画像、音声も付箋紙のようにペタペタ残せます

　仕事をしていると「あ、あれなんだっけ」と思い出せずに、モヤっとする場面があると思います。例えば、オフィスのとあるOA機器の使い方で必ずミスをするポイントがある、訪問先の受付で担当者の部署名と名前をど忘れしてしまう、出口をよく間違える駅がある、行ったらついでに買いたいものがあるのにいつも買い忘れてしまう、連絡先を聞かれたときその都度書くのが面倒くさい、ICレコーダーで音声メモをとっても結局いつのどれだったか分からなくなる、普段あまり名刺交換する機会のない仕事でたまにもらった名刺の管理に悩む、などなど。こんなちょっとした悩みが解決できるアプリがあります。それがメモアプリの「Google Keep」です。

付箋紙に書いて貼るような気軽さでメモできる

　Google Keepで残せるのは、テキストメモ、手書きメモ、チェックボックス付きのリスト、写真などの画像、音声メモの5種類です。Android版、iOS版、ウェブ版のほか、ウェブブラウザー「Chrome」の拡張機能でも利用できます。さらにAndroid Wearもサポートしており、保存したメモを、スマートフォン、PC、スマートウォッチで共有できます。

　スマートフォンアプリを起動すると、即テキストメモが入力できる状態になっており、リストや手書き、音声、写真を保存したいときも、そばにあるアイコンで迷わずモードを切り替えて入力できます。スマートフォンではウィジェットにも対応。シンプルで素早く入力できる点もポイントです。

　保存したメモは、まるで付箋紙を並べたような状態で配置されます。このようにメモ全体を見渡しやすいレイアウトも、Google Keepの特徴です。メモの表示はリストタイプに切り替えることもできます。

　それぞれのメモは、ラベルや色で整理できるほか、共有や共同編集もできます。特に大事なメモは、画面のトップにピン止めすることも可能なので、起動するたびに目にするようにできます。時間や場所を指定すればリマインダーとしても受け取れるので、思い出しやすくなっています。

背景色を変えれば、何のメモかが視覚的に分かりやすくなります

手書きメモのほかに、画像にペンで書き込みもできます

インプレスが何階だったかをいつも忘れるので、神保町駅付近でリマインドしてくれるよう、位置情報を設定してみました

　不要になったメモは、削除するだけでなくアーカイブするという選択肢もあります。アーカイブしても検索対象になるので、必要になったらまた探し出せますし、必要になったら再びアーカイブから拾い出して貼り直すこともできます。

音声や画像からテキスト化も

　Google Keepの音声録音は、ほぼリアルタイムにテキスト化されます。従って、タイトルを付けなくても何のメモかが分かるだけでなく、そのテキストをすぐ別の作業で利用したり、録音した音声をキーワードで検索できるメリットもあります。連続して話し続ければ、長文入力もできます。

音声録音の例。インターネットに接続できる環境なら、話す先からテキスト化されます

　ただし、インターネットに接続されていることが前提で、さらに録音の最中に間が生まれてしまうと、その瞬間に保存されて録音自体が終了してしまうので、ICレコーダー代わりに使うことは難しそうです。それでもスマートフォンでの文字入力が面倒なときは、読み上げるだけでテキストにしてくれるので、大変便利です。

　また、画像の中に書かれた文字をテキスト化するOCR機能も備えています。画像はその場で撮影するだけでなく、読み込みもOK。自動的にはテキスト化されないので「画像のテキストを抽出」を実行する必要はありますが、この操作をしておけば、画像も検索で探せるようになります。

画像を選択すると、「画像のテキストを抽出」が使えます。名刺のテキスト化も簡単

OCR機能は完璧ではないものの、かなりの精度です

買い物リストから記事のスクラップ、名刺管理まで柔軟にフル活用したい！

　メモアプリと言えば、どれくらいスムーズにメモを残せるかが気になるもの。メモをスピーディーに保存できるのはもちろん、全体を見渡せるように保存したメモをコンパクトに表示して見やすい点、ニーズに応じてメモの表示順をどんどん変えられる点、さらにマルチデバイスで利用できる点など、メモを保存した後の柔軟性が高いこともGoogle Keepを評価できるポイントです。

　機器の操作、駅の出口番号、間違えやすい名前や住所、顧客の好み、明日の集合時間、絶対忘れてはいけない持ち物……、このように、繰り返し確認したいこと、買っておきたいもの、忘れるとモヤモヤするものなど、そのとき必要な情報や記憶の断片を、とにかく遠慮なく入力していけばいいのです。あとは付箋紙を貼り替えるようにドラッグ＆ドロップで並べ替え、特に重要なものはピン止めすることで「あれはなんだっけ？」を防げます。覚えておかなくてはならないという状況をなくせるので、安心して仕事に集中できます。もちろんリマインダーで思い出したい日時も設定しておくとさらに安心です。

　Chromeの拡張機能を、スマートフォンのアプリと組み合わせると、さらに便利になります。メールやカレンダーに記載された次の訪問先などをマウスで範囲選択し、Google Keepのアイコンをクリックすると、その部分だけがメモとして保存されます。「訪問先」などのラベルを付けてまとめておけば、再訪する際にも楽に住所を確認できます。今のところ、メモ内の住所がマップアプリと連動していない点は残念ですが、電話番号やメールは対応しているので連絡もスムーズです。

　PCで見つけた気になる記事も、拡張機能ボタンをクリックして、どんどんGoogle Keepにブックマークしておきましょう。後で読むのか、資料なのか、ラベルの付け方次第で仕分けも簡単になります。

　海外出張のときは、同様に予定をカードにして、ラベルを付けて保存しておくといいでしょう。タイムゾーンの違うオンラインカレンダーにうっかり書き込んでしまって、本当は何時の予定だったのかゴチャゴチャになってしまうという失敗も防げます。

　画像のOCR機能を活かして、名刺管理アプリとして使うのもおすすめ。Google Keep内に名刺の写真を保存し、画像からテキストを抽出して検索できるようにしておくだけです。

読みたい記事もサクサク保存できます

名刺の写真を取り込んで文字を抽出、名刺ラベルを付ければ名刺管理にも使えます

　名刺部分をキレイに保存したいなら、別のスキャナーアプリを使って、補正された画像をGoogle Keepにシェアするだけです。これでPCからもスマートフォンからも名刺の画像を参照でき、検索も可能になるので、立派な名刺管理アプリとして機能します。頻繁に連絡する相手なら、もちろんピン止めしておけばアプリを起動しただけですぐに参照できます。ついでに自分の連絡先も保存しておけば、教えてくださいと言われたときに、すぐシェアできます。

　Google Keepはカジュアルなメモアプリですが、このように使い方次第でさまざまなシーンで活用できます。自分にあった使い道を探してみましょう。

ラベル次第で、いろいろなアプリに変身できます