アイ・オー、書類の電子化と同時にディスプレイの「三画面体制」を構築した税理士法人の事例を紹介

　株式会社アイ・オー・データ機器は、税理士法人の事務所に同社の23.8型液晶ディスプレイ「LCD-BC241DB-F」と21.5型「LCD-C221DB-F」を導入し、同時にキヤノンの文書管理ソリューション「imageWARE Desktop」で、紙から「データ中心」の業務フローとすることで、業務改善を実現した導入事例を紹介している。

あらゆる書類をデジタル化し、業務フローを改革

　同事務所では、コロナ禍で出勤が難しくなった際に、在宅勤務を実施できる環境を整えはじめたことをきっかけに、今回のオフィス改革を進めてきたという。

　まず、場所を問わずに資料を確認できるようにするため、請求書や試算表などの紙資料のPDF化を進め、「imageWARE Desktop」により、「紙中心」から「データ中心」の業務フローを構築した。同ソリューションを導入することで、PDFへのコメント追加やチェックも容易にできるようになったとしている。

　デスクには液晶ディスプレイ「LCD-BC241DB-F」と「LCD-C221DB-F」を導入し、ノートPCと合わせて三画面での作業が可能となった。それぞれの画面に申告書や会計ソフトを同時に表示できるため、作業効率が上がるとともに、徐々に紙を使用しないようになってきたという。

オフィスの様子

USBケーブル1本で接続できる三画面環境

　LCD-BC241DB-Fは、ドッキングステーション機能を搭載しているほか、デイジーチェーンに対応しているため、PCに1本のUSB Type-Cケーブルをつなぐだけで、PCへの給電と、もう1台のLCD-C221DB-Fへの映像出力もできる。また、ディスプレイにLANケーブルを接続できるため、PC側でのケーブル操作が不要になり、LANケーブルのコネクター部分の爪が折れることが少なくなったという。

PCとディスプレイの接続イメージ。PCにUSB Type-Cケーブル1本を接続するだけで、電源供給、2台のディスプレイへの映像出力、有線LANへの出力の全てが行える

紙の使用はあえて少し不便にして、ペーパーレスを促進

　資料の電子化を進め、「ペーパーストックレス」なオフィスを実現するために、あえてコピー機の設置場所を遠くしたり、台数を減らしたりすることでPDF化を促しているという。ペーパーストックレス化を進めることで、Web会議やチャットツールでのコミュニケーションをよりスムーズにしていきたいとしている。

　現在、業務フロアの電子化改修はほぼ完成し、本格稼働段階に移行しているという。将来的には、セミナーや研修の質をさらに高めるための環境整備を行っていきたいと考えているとした。