「Gemini Notebook」で名刺を文字起こしして管理！ PFUの小型スキャナー「ScanSnap iX110」活用（後編）

　バッテリー内蔵でどこでも使えるハンディ型のドキュメントスキャナー「ScanSnap iX110」の活用を、第297回から実践している。

　第301回からはAIを利用して、スキャンしたドキュメントから文字情報を抽出し、活用するさまざまな方法を実践している。今回は、前回に引き続きスキャンした名刺の文字情報をAIで読み取り、スプレッドシートで管理する方法を試してみる。

　この先の実践は、自宅内でScanSnap iX110とスマートフォンがWi-Fiでつながった状態になっているのが前提となる。セットアップ方法などは第298回を確認してほしい。

今回も名刺をスキャンして、文字起こしをAIにやらせてみる作業の続きだ

スプレッドシートに名刺データを追加する

　今回は、前回「Gemini Notebook」を使って作成したスプレッドシートに名刺データを追加していく作業をしてみよう。この作業を行うことで、名刺の画像データをソースから削除しても、スプレッドシートに保存した文字情報を参照できるようになる。名刺データを1つのスプレッドシートにまとめれば、登録するソース数を抑えながら管理できる。

　スキャンした名刺の画像データは、転送に使っている写真内にアルバムを作成して保管しておいてもいいし、もっと凝ったことをするなら作っているスプレッドシートに画像として埋め込んでもいいだろう。

　まずは、Gemini Notebookのソースに読み込むために、前回の「meishi_data.xlsx」をGoogleスプレッドシートファイルに変換する。スプレッドシートにデータを追記していく際は、このあと解説する操作を繰り返していくことになる。

Googleスプレッドシートアプリを開き、前回保存したファイル「meisi_data.xlsx」のメニューボタン（3つの点のアイコン）をタップし、［Googleスプレッドシートファイルとして保存］を選ぶ

Googleスプレッドシートファイルとして保存される

　Googleスプレッドシートファイルとして保存すると、Gemini Notebookに読み込むことができるようになる。ソースから追加する。

Gemini Notebookを開いて、作業中のノートブックを開く。自動で付いたノートブック名は変更してみた

［ソース］タブの［ソースの追加］をタップ

［ドライブ］をタップ

どれから選んでもいいのだが、［最近使用したアイテム］がいいだろう

「meishi_data」を選ぶ。この画面で分かるのだが、xlsx（Excel）データのままだと、グレーアウトして読み込むことができない

ソースに読み込まれた。追記用に新しく名刺のスキャン画像も1件追加してみた

　Gemini Notebookのソースに名刺データのスプレッドシートを読み込むと、このシートに関することをたずねることができる。「新規に追加した名刺から、所属先、名前、電話番号、住所、メールアドレスを抽出して、meishi_data（名刺データ）のスプレッドシートに行として追記してください」と、追記用のプロンプトを投げてみたのだが、ソースに登録されているファイルに直接追記はしてくれないようで、［スタジオ］タブに、名刺データを追記した新しいxlsxファイルが書き出された。

「新規に追加した名刺から、所属先、名前、電話番号、住所、メールアドレスを抽出して、meishi_data（名刺データ）のスプレッドシートに行として追記してください」と、追記用のプロンプトを投げてみた

［スタジオ］タブに追記された状態でxlsxファイルが書き出された

　この作成されたファイルを、再度Googleスプレッドシートファイルに変換してから［ソース］に追加するという作業を繰り返していってもいいのだが、Googleスプレッドシートのアプリで、追加された行だけをコピーし、元のスプレッドシートの末尾に貼り付ける方が楽だろう。

　元のファイルに追記した内容は、ノートブックを開くとソースにも自動で反映される。同期は数分ごとに行われるため、反映まで少し時間がかかる場合がある。ここでは1件の追加で実践しているが、実際には、一度になるべく多くの名刺データを登録していった方がはかどるはずだ。この作業はPCなどで、まとめてGoogleスプレッドシートで編集するのがおすすめだ。

　ソース数の上限に余裕があれば無理に削除しなくてもいいのだが、ソースに登録されている名刺のスキャンデータは削除してしまっても構わない。操作は1ソースごとの削除となり、まとめて削除する方法がないので、適宜削除してしまった方が後で面倒がない。

見やすいようにPCの画面で表示してみる。今回はソースに読み込んである「meishi_data」に追記行をコピペして貼り付け更新してみた。Gemini Notebookではなく、Googleスプレッドシート上で編集している

Googleスプレッドシートで「meishi_data」を編集すると、Gemini Notebookのソースも更新される

Gemini Notebookのソースにある、名刺のスキャンデータは削除してしまっても構わない。画面右上のメニューボタン（縦に並んだ3つの点のアイコン）をタップし、［ソースの削除］を選択して、アイテムごとに削除ができる。ソースには、「meishi_data」のみが登録されていればOK

　Googleスプレッドシート上にある「meishi_data」のみがソースに登録された状態で、チャットでデータに関する質問を投げかけてみる。会社名や住所に含まれる文字、名前の読みの先頭文字など、さまざまな条件で質問できる。データが貯まってくると、かなり使い勝手のいい自分用ノートブックになるはずだ。

［チャット］タブで、データに関する質問をしてみよう

蓄積した名刺データから回答してくれるようになる

今回の教訓（ポイント）

Gemini Notebookでスキャン画像から名刺のデータベースを作ると便利
Googleドライブから読み込んだスプレッドシートは自動更新される