急遽テレワーク導入！の顛末記
「ポータブルSSDで仕事環境を丸ごと持ち歩いてみた！」――急遽テレワークを導入した中小企業の顛末記（156）
メール環境の持ち歩きや自動バックアップなど
2023年9月4日 07:00
M.2 SSDをポータブルデバイス化することで、大容量ファイルも素早くコピーして持ち歩けるようになった（関連記事：「大容量ファイルの持ち運び用にM.2 SSDをUSBメモリ化してみた！」）。ネット経由で受け渡すより、手間も時間もかからないので重宝している。
……この記事を書いている時点で、新型コロナが5類に移行されて110日が過ぎた。
私が勤めている新宿にある中小企業では現在、各スタッフが可能な範囲でリモートによる業務を行っている。その中で、今回はポータブルSSDを使って、自宅の作業環境を丸ごと持ち歩いてみた。
8月28日（月）：“ポータブルSSDの装着”でファイルを自動でバックアップ
ここ数日はファイルの持ち歩きにM.2 SSDを使うようになったが、そこで怖いのがファイルのコピーミス。外付けSSDはUSBメモリと違ってゴミ箱が使えるので、削除ミスはリカバリーできるが、誤って古いファイルで上書きするとデータが元に戻らない。
そこで、自宅PCとポータブルSSDとのファイルのやり取りについては、フリーソフトを使って自動化することにした。ただ、いつも使っている「BunBackup」では、時刻をトリガーにした同期しかできないので、今回は「exeUSB」というフリーソフトを利用してみた。
「exeUSB」はUSBデバイスの管理に特化したユーティリティソフト。常駐させておくとUSBデバイスの接続を認識して、「指定ファイルの実行」「指定場所のクリック」といった操作を自動で実行してくれる。
今回は自宅PCに「exeUSB」を常駐させて、ポータブルSSDが接続されたら、PC内で作業データを保存しているフォルダを丸ごとコピーさせることにした。この時に
- コピー元のフォルダのファイルがコピー先より新しい場合のみコピー
- サブフォルダのファイルもコピー
のオプションを有効にしておけば、「PC内のフォルダのうち、更新日時が新しいものだけをポータブルSSDにコピー」させることが可能となる。
「exeUSB」をインストールすることで、出社前にポータブルSSDをPCに繋げば、作業データが自動でコピーされるようになった。それも、最新版のファイルだけをコピーしてくれるので、作業時間も短縮できるし、手作業でのコピーミスを防げるのもありがたい。
8月29日（火）：メーラーはポータブル版導入＆プロファイルを自動同期
「exeUSB」を使って自宅の作業データを丸ごと持ち歩くことにしたが、それでもまだポータブルSSDには空き容量がある。そこで、自宅のメール環境についても、「exeUSB」を使って持ち歩くことにした。
筆者はメーラーに「Thunderbird」を使っているので、「Profiles」フォルダの中身を持ち歩けば、受信メールやその既読／未読状態などを再現できる。ただ、ポータブルSSDに保存した「Profiles」フォルダを、会社のPCに書き戻すのも手間なので、ポータブル版の「Thunderbird」を利用することにした。
ポータブル版の「Thunderbird」をSSDに保存しておけば、それを接続したPCで起動することが可能に。その「Profiles」フォルダを、「exeUSB」を使って同期させておけば、自宅PCと同じメール環境を、あらゆるPCで再現できるというわけだ。
ただ、ポータブル版の「Thunderbird」から送ったメール（送信済みメール）は、「Profiles」フォルダを上書きすると消えてしまう。なので、「Profiles」フォルダを自宅PCに書き戻すか、重要なメールはBCCで自分にも送っておいた方が良いかもしれない。
これまで、たまに出勤して会社のPCを起動すると、溜まっていたメールが一気にダウンロードされて、その整理に手間がかかっていた。しかし、メール環境を持ち歩けば、自宅での確認が終わっていないメールだけチェックすれば済む。まだしばらくはテレワークが中心になりそうなので、会社PCのメーラーには手を付けないでおいた方が、メールの整理に手間をかけずに済みそうだ。
8月30日（水）：ブラウザーもポータブル版を導入してみた
仕事用のアプリケーションといえば、メールと並んでよく使うのがブラウザー。筆者は「Google Chrome」を使っているので、同期機能を使ってブックマークや履歴を同期できるが……、自宅では私物のPCをBYODとして使っているので、プライベートな情報を会社のPCと同期させるのはためらわれる。
そこで、「Google Chrome」についても、SSDを使ってポータブル版を持ち歩くことにした。これに私用のアカウントを使ってログイン＆同期を行えば、会社PCにデータを残すことなく、自宅のChrome環境を会社で再現することが可能だ。
先日は久々にオフィスで全員そろっての部内ミーティングを行ったが、共有しておきたいサイトを自宅PCにブックマークしていたので、その情報を取り出すのに苦労した。Google Chromeの環境を持ち歩いていれば、そんなミスも防ぐことができるだろう。
8月31日（木）：ポータブルアプリの起動にランチャーを利用
今日はオフィスで一日仕事をすることに。作業データは全てSSDに入っているので、会社のPCに接続。まずは、ポータブル版の「Thunderbird」と「Google Chrome」を起動することにした。
ただ、これらのフリーソフトを起動するには、SSDのディレクトリをたどって、EXEファイルを実行することになる。頻繁に利用するソフトなだけに、もっと簡単に起動できるようにしておきたい。
こういう時に利用したいのがUSBデバイスに特化したランチャーソフト。今回は「Portable Start Menu」を利用して、SSDで持ち歩くポータブルソフトを一覧表示させ、クリックで起動できるようにした。
なお、以前はUSBをPCに接続すると自動で起動させる機能が用意されていたのだが、現バージョンでは使えなくなっていたので、代わりに「exeUSB」に「Portable Start Menu」を起動させることにする。ポータブル版の「Thunderbird」と「Google Chrome」の使い方に慣れてきたら、「exeUSB」を使って直接両アプリを自動起動させても良いかもしれない。
「exeUSB」やポータブルソフトを使うことで、SSDを自宅PCに繋げれば、最新の作業データがすぐ持ち運べるようになった。最近ではオフィスに出社する日も増えているが、高速にデータをコピーできるSSDを駆使することで、ストレスなく作業できる環境を整えたい。