Synologyのパーソナルクラウド「BeeStation」のファイルをメールで共有する

「BeeStation」で「BeeFiles」のファイル共有を活用してみる。今回で連載は200回になった。いつも読んでくれてありがとうございます

　本連載では、Synologyのパーソナルクラウド「BeeStation」の活用を第185回から実践している。これまで、写真管理アプリ「BeePhotos」、ファイル管理アプリ「BeeFiles」を使ってきた。今回は、BeeFilesの「共有リンク」機能を紹介する。

　BeeStationはNASの一種だが、自宅に設置したBeeStationにインターネット経由で外から簡単にアクセスできることが、大きな特徴だ。共有リンクを使えば、クラウドストレージのファイルを共有するような感覚で、友達などにBeeStation内のファイルを共有できる。

Synologyのパーソナルクラウド「BeeStation」を活用中。PC作業でも便利に活用できる

共有リンクにパスワードや期限も設定できる

　第194回で、BeePhotosを使って写真を共有する方法を実践した。BeeFilesの共有リンク機能も、システムはBeePhotosとまったく同じだ。

　共有リンクを有効化させて、URLをメールなどで相手に送り、ウェブブラウザーでアクセスしてもらうのが、大まかな流れとなる。ファイルまたはフォルダに対して共有リンクを有効化し、URLを相手に伝えてリアクセスしてもらう。リンクにパスワードや期限を設定できる点も、BeePhotosの場合と同じだ。

　以下に、共有リンクのURLをメールで知らせて、相手にフォルダ内にある複数のファイルを共有する、という手順を見てみよう。複数のファイルをメールに添付する場合は、ZIPなどで圧縮することになるが、この方法なら圧縮せず、フォルダのまま相手に見せることができる。

　ファイルの操作に関してはPCで使うことが多いと思うので、ウェブブラウザー版のBeeFilesを使って手順を紹介する。セットアップポータルにサインインして、BeeFilesを起動してから操作してほしい。

ウェブブラウザーでBeeFilesを起動したら［マイファイル］を開く。準備として、ここにフォルダを作成し、共有したいファイルを1つのフォルダにまとめておこう。ファイルのアップロードは［＋追加］から行える。準備ができたら、フォルダを右クリックして［共有リンクを有効化］を選ぶ

共有リンクがオンになる。続けて、パスワードと期限を設定するために［リンク保護］をクリックする

［パスワードを要求する］にチェックを入れると、パスワード保護ができる。いつまでも共有リンクが有効になっているのはリスクになるので、必ず［有効期限］も設定しておこう。［OK］で次に進む

これでパスワード保護がかかった。［リンクをコピー］をクリックしてURLをクリップボードにコピーしたら、［×］で閉じる

　コピーしたリンクをメールで通知する。メールのリンクに関しては、あらかじめこういう用件で共有のためのURLを送る旨を知らせておいた方が無用な心配をかけずに済む（「なりすまし」やフィッシング詐欺ではないか、との疑われるのを予防できる）。これも、BeePhotosの場合と同じだ。

共有したPDFなどのファイルはその場でプレビューもできる

　共有したファイルは、アイコンでPDFや各種Office文書などの区別がつくので、相手も判別しやすい。なお、PDFや主要なOffice文書は、共有相手がアクセスしたBeeFilesの画面上でそのまま閲覧もできる。編集まではできないだが、それでもかなり便利に使えるはずだ。

コピーしたリンクをメールなどで相手に送る

相手が共有リンクのURLにアクセスすると、パスワード入力画面が表示される。あらかじめ伝えておこう

この時点で、暗号化された通信（https://～）で接続しているので安全だ

フォルダを共有すると、このようにフォルダ内の複数のファイルが閲覧できるようになり、PDFや各種オフィスファイルの区別もつく。ファイルをまとめてダウンロードするため、［全てダウンロード］のアイコンをクリックしてみよう

フォルダ内の全ファイルがZIP圧縮され、ダウンロードされる

ファイルをプレビューしているところ。内容を見たいだけなら、ダウンロードは不要だ

　なお、細かいことだが、共有リンクのURLでは暗号化された通信（SSL）ではない「http://～」となっているが、サーバーと接続すると、きちんと暗号化された通信となることを、URLが「https://～」になることから確認できる。

　Googleドライブなどのファイル共有とほぼ似た使い勝手で、パスワード保護もできるので安全性も高い。相手にファイルを送信する必要がある時に、積極的に使ってみてほしい。メールには添付するのをはばかられる大容量のファイルも、問題なくやりとりできる。

今回の教訓（ポイント）

PCのブラウザーを使い「BeeFiles」でフォルダやファイルのリンクを使った共有ができる
メールでファイル添付をやめて、リンクでファイルを提供するのがオススメ