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「生命保険料控除証明書」を紛失してしまったら…ネットや電話で再発行してみた手順を紹介

2021年(令和3年分)年末調整の書き方<番外編>

「生命保険料控除証明書」を紛失してしまったら…ネットや電話で再発行してみた手順を紹介

 サラリーマンの秋~年末の風物詩、「年末調整」がピークを迎える時期だ。今シーズンは3枚の申告書の書き方を3つの記事に分けて紹介してきた。

 この記事は番外編として、生命保険会社から送られてくる保険料控除の証明書を紛失した際に、どうやって再発行=リカバリーをするかを紹介したい。実際に筆者は知り合いから証明書の再発行をした話を聞いたことはない。今まさに直面している人は100人に1人、1000人に1人かもしれないが、誰しもいつかその日が来るかもしれない。普通に郵送で再発行を依頼すると2~7日ほどかかるが、控除証明書を保険会社のウェブサイトからダウンロードすれば30分ほどで再発行が完了する。ただし、サイトにアクセスするためのID・パスワード、登録番号など必要情報が各社異なるため、事前に準備しておかないとダウンロードができない。備えあれば憂いなし。「今日が提出期限、でも控除証明書がない」ときに役立つ情報として、年末調整を提出した人もご一読いただきたい。

控除証明書を紛失……まずは他の控除証明書でリカバリー

 年末調整の提出時期は、企業により10月下旬から12月上旬と差がある。生命保険の控除証明書は10月前半に届くことが多く、年末調整が10月下旬の人は証明書を受け取ってすぐ提出となるが、12月に提出する人は2カ月後となるため紛失する人がいるかもしれない。さてどうする。

 生命保険は契約した時期で「旧制度」「新制度」に分かれている。さらに旧制度は「一般生命保険」(医療保険を含む)と「個人年金保険」の2種類、新制度は「一般生命保険」「個人年金保険」に「介護医療保険」を加えた3種類で、新旧合わせて5種類に分類されている。

生命保険料控除の新制度・旧制度の計5種類の分類
生命保険は「旧制度」「新制度」があり、旧制度は「一般生命保険」「個人年金保険」、新制度は「一般生命保険」「介護医療保険」「個人年金保険」、計5つに分類されている

 もし複数の生命保険に加入している人は、手元に残っている控除証明書が紛失した控除証明書と同じ分類であれば再発行しなくてもリカバリーができるかもしれない。一般、介護医療など同じ分類の控除の合計額が、旧制度なら10万円、新制度なら8万円にならないかを確認しよう。

 例えば新制度の一般生命保険料控除の証明書が支払額8万円を超えているので、毎年その1枚を使用して年末調整をしていたとしよう。その控除証明書が見あたらない場合、子どもの学資保険の支払い額が8万円を超えていれば、それを使用することで控除額は同じとなる。同じ分類であれば3万円と6万円の控除証明書を合算してもよい。

控除証明書を再発行する方法は4つ

 他の保険でリカバリーができない場合は控除証明書の再発行の手続きが必要となる。「○○保険 生命保険料控除証明書 再発行」と検索すると各保険会社の再発行ページが表示される。実際に再発行するには、その保険会社に加入している必要があるため、今回は筆者が加入している第一生命、ソニー生命、アフラック生命の3社の再発行を試してみた(※2021年11月現在の情報で、各社の方式が変更される可能性あり)。他の保険会社も概ね似たような方法で再発行ができると思われる。

 再発行の方法は大きく分けると「電話」と「インターネット」の2つ。電話は「コールセンターのオペレーターにつなぐ方法」と「自動音声を利用する方法」がある。インターネットも「郵送で再発行する方法」と「電子データをダウンロードする方法」があり、多くの保険会社がこれら4つの選択肢を用意していると思われる。

 再発行に“あった方がいい”のは証券番号。インターネットの手続きは保険会社によってやや異なり、ID・パスワード、ウェブサービス登録番号などが必要となるケースがある。手元に保険会社のインターネットの手続きに必要な情報があれば30分で控除証明書の再発行が完了するが、それが分からないと郵送されるのを待つこととなる。

証券番号はどこに記載されている?

 “あった方がいい”証券番号は保険料控除証明書に記載されている。「ってそれがないから困っているんですけど」……そのとおりだ。他に証券番号が記載されているのは、保険に加入した際に受け取った「保険証券」。正直、他の郵便物に紛れて見あたらないかもしれない控除証明書より保険証券は見つけるのが困難かもしれない。ちなみに筆者の一番古い生命保険契約は1987年=34年前だ。どこかにあると思うが、探そうと思ったことはない。

証券番号は控除証明書に記載されている。先々紛失が懸念される人はコピーを取って(撮って)おくといいかも。余談だが上が一番古い第一生命で1987年契約。下が一番新しいアフラックで、記事で使う新制度・介護医療保険用の証明書が欲しく2013年に契約した

 自力で証券番号を調べる最後の砦は、毎年送られてくる「契約内容のお知らせ」だ。筆者は3社の未開封の封書をすぐに見つけることができた。「毎年同じだから開封していない」というズボラな筆者のような人は少ないと思うが、保険会社によっては封書の中にインターネットで手続きする際に必要な情報が記載されているので、内容を毎年確認しなくても(確認しましょう)保存しておこう。

アフラックはアフラックメール、ソニー生命はSony Life Letter、第一生命はご契約内容のお知らせが毎年送られてくる

コールセンターのオペレーターに電話して再発行

 控除証明書が見あたらない、保険証券は記憶にない、毎年届く契約内容のお知らせは捨てた、よって証券番号を調べる方法がないという人はコールセンターに電話しよう。

 第一生命はコンタクトセンター、ソニー生命はカスタマーセンター、アフラック生命はコールセンター、いずれもフリーダイヤル0120で始まる番号が用意されている。

 各社のコールセンターに電話してみた。オペレーターに住所、名前、生年月日などを伝え本人確認ができれば、証券番号が分からなくても控除証明書の再発行が可能だ。基本は登録済みの住所への再送となるが、同時に住所変更をすれば現住所へ送付することもできる。もし登録の住所が実家で、東京などに住んでいる場合は保険会社→実家→現住所と郵送するよりは直送してもらうと早く入手できるし、住所変更しておけば来年以降は実家から転送する手間を省くこともできる。

自動音声による再発行依頼

 オペレーターとの通話は概ね夕方までとなるが、証券番号が分かる人は自動音声による再発行依頼が可能だ。第一生命とアフラック生命は24時間、ソニー生命は平日は9時~24時など遅い時間帯でも控除証明書の再発行を依頼することができるので、帰宅後に再発行依頼をすることも容易だ。実際に試してみると第一生命は電話番号と証券番号、アフラック生命は証券番号と生年月日、ソニー生命は証券番号、生年月日、電話番号、郵便番号をキー入力すると登録の住所へ発送してくれる。

インターネットによる控除証明書の再発行(郵送で受け取る)

 インターネットで控除証明書を再発行する方法は「郵送で受け取る」と「電子データをダウンロードする」の2つがある。これから3社それぞれの手順を紹介するが、他の保険会社に加入されている方は手順を見ても参考にならないと思われるので、雰囲気だけ感じていただければいいだろう。では、3社の郵送で受け取る手順から見ていこう。

第一生命

 証券番号を用意し、第一生命の生命保険料控除証明書の(再)発行のページを開く。「インターネットからお手続きされるお客さま」の「①郵送で控除証明書を受け取る」を見ると24時間受付で、翌営業日に発送と書かれている。[再発行のお手続きをする]をクリックし証券番号、氏名、生年月日、電話番号を入力し[送信]をクリック。確認画面が表示されるので[続行する]をクリックすると操作は完了となる。証券番号さえ分かっていればあっと言う間だ。

「生命保険料控除証明書の(再)発行」のページを開き、「インターネットからお手続きされるお客さま」「①郵送で控除証明書を受け取る」の[再発行のお手続きをする]をクリック
証券番号、氏名、生年月日、電話番号を入力し[送信]をクリック
確認画面が表示されたら[続行する]をクリック

アフラック生命

 こちらも証券番号を用意して、アフラック生命の生命保険料控除証明書の発行・再発行ページを開く。3つの選択肢が表示されるので[インターネットでお手続き]をクリックするとスクロールダウンしてインターネットでお手続きの選択肢が表示される。紙での発行には2つの方法があるので、ここでは[控除証明書発行・再発行ページ]をクリック。さらにスクロールダウンしたら[紙での発行お手続きの流れ]をクリックすると流れの図が表示される。[移動]の文字をクリックすると控除証明書発行受付ページが開く。証券番号、生年月日を入力し、画像認証に表示された数字を入力し[確認する]をクリック。入力内容を確認し[送信する]をクリックすると操作は完了となる。

生命保険料控除証明書の発行・再発行ページの[インターネットでお手続き]をクリック
インターネットでお手続きの[控除証明書発行・再発行ページ]をクリック
控除証明書発行・再発行ページの[紙での発行お手続きの流れ]をクリック
[移動]の文字をクリック
控除証明書発行受付ページで証券番号、生年月日を入力、画像認証の数字を入力し[確認する]をクリック
入力内容を確認し[送信する]をクリック

 アフラック生命のこのサービスはほぼ24時間受付だが、日曜・祝日の21時から翌日8時までは利用できない。

日曜・祝日の21時から翌日8時までは利用できない

ソニー生命

 ソニー生命の生命保険料控除証明書の再発行ページを開き「インターネット」のタブの[「お客さまWEBサービス」に登録していない方]をクリックする。受付時間は平日なら8時~24時。[お手続を開始する]をクリックすると入力ページが表示される。証券番号、契約者名、生年月日を記入し[ログイン]をクリック。メニューが表示され[再発行依頼][別契約の再発行依頼][履歴確認・取消]の選択肢が表示されるので[再発行依頼]をクリック。内容を確認し[確定]ボタンをクリック。受付完了の画面が表示されたら控除証明書の再発行依頼は完了となる。

ソニー生命の生命保険料控除証明書の再発行ページの[「お客さまWEBサービス」に登録していない方]をクリック
[お手続を開始する]をクリック
証券番号、契約者名、生年月日を記入し[ログイン]をクリック
[再発行依頼]をクリック
[確定]ボタンをクリック
受付完了の画面が表示されたら終了

 ソニー生命のこのサービスは受付時間に制約があり、平日は8時~24時。時間外にアクセスすると「ご利用いただけません」とメッセージが表示される。また、他の2社と異なり再発行依頼の履歴確認およびキャンセルができる。

時間外の利用はできない

インターネットによる控除証明書の再発行(電子データのダウンロード)

 これまで紹介したのは控除証明書の紙の再発行・郵送だ。これから紹介するのは電子データのダウンロード。郵送と異なるのは、サービス時間内であれば即データが入手できることだ。ログインする情報が準備できていれば、年末調整の提出日当日でも控除証明書の再発行が可能となる。

 ダウンロードした電子データは、お勤めの会社が対応していればデータのまま提出できるが、会社が非対応の場合は国税庁のサービスを利用してPDF化したものを印刷して提出する。実際に電子データに対応している企業はまだまだ少数派のようで、筆者の知り合いは全て紙での提出、ある経理担当者は「税理士さんに相談しないと分かりませんが紙の方が助かります」とのことだった。テレビCMなどでご存じの人も多いと思われるSmartHRでも控除証明書の電子データのインポートには未対応、現状は原本提出が必要のようだ。年末調整ではないが、e-Taxで確定申告をする人は申告時にこの電子データをオンラインで送信することが可能だ。

控除証明書等の電子的交付のイメージ(出展:国税庁「控除証明書等の電子的交付について」)

 3社とも電子データのダウンロードが利用できるデバイスはPCのみで、スマホ/タブレットではダウンロードできない。実際にスマホで操作するとダウンロードボタンが表示されないなどPCでの操作が必須となる。

スマホで控除証明書の再発行の操作はできるが……
ダウンロードはPCのみ。スマホではダウンロードボタンが表示されない

第一生命

 第一生命の生命保険料控除証明書の(再)発行のページを開き「インターネットからお手続きされるお客さま」の「②パソコン端末で控除証明書電子データを受け取る」を見ると、紙発行は24時間だったが、こちらは平日8時~20時、土日祝日9時~20時となっている。

 右下の[ご契約者専用サイトへ]をクリックするとログイン・初期設定の選択画面が表示されるので、初回は[初期設定]を選択。証券番号、氏名、性別、生年月日を入力し、「同意する」にチェックを付け[次へ]をクリック。メールアドレス、パスワード、秘密の質問選択と答を入力し[設定する(次へ)]をクリック。続いて携帯電話の番号を入力し[登録する]をクリックする。

[ご契約者専用サイトへ]をクリック
初回は[初期設定]を選択
証券番号、氏名、性別、生年月日を入力し、「同意する」にチェックを付け[次へ]
メールアドレス、パスワード、秘密の質問選択と答えを入力し[設定する(次へ)]をクリック
携帯電話の番号を入力し[登録する]をクリック

 記入したメールアドレス宛にURLが記載されたメールが届くのでリンク先を開き、スマホにSMSメッセージで送られてきた認証コードを入力、電話番号の登録情報画面が表示されたら[登録する(次へ)]をクリック。記入した内容の確認画面が表示され[完了する]をクリックして、「終わった~」と思ったら、もう1画面メールアドレスの登録確認画面が表示されるので[登録する]をクリックすると登録完了となる。ん~長い。

記入したメールアドレス宛にURLが記載されたメールが送信される
スマホにSMSメッセージで送られてきた認証コードを入力
電話番号の登録情報画面が表示されたら[登録する(次へ)]をクリック
確認画面が表示され[完了する]をクリック
メールアドレスの登録確認画面が表示されるので[登録する]をクリック

 ここまでの作業は第一生命の契約者向けウェブサイトへの登録だ。インターネットを利用した郵送による再発行と比べるとかなり手順が多い。その代わり契約情報の変更など各種手続きが可能となるため、セキュリティを考慮すると仕方ないだろう。

 初期設定の完了画面が表示されたら[次へ]をクリックすると、自動的に「ご契約者専用サイト」にログインされる。ここまで来れば再発行の作業は一瞬で終わる。「各種手続き」にある[生命保険料控除証明書を(再)発行する]をクリックし、[電子データをダウンロード]をクリックするとダウンロードが始まる。その下にある[郵送請求]のボタンが目立つので間違わないようにしよう。

初期設定の完了画面が表示されたら[次へ]をクリック
自動的に「ご契約者専用サイト」にログインされるので、[生命保険料控除証明書を(再)発行する]をクリック
目立たない[電子データをダウンロード]をクリックするとダウンロードが始まる

 前述のとおり、このファイルをそのまま受け取ってくれる企業は少数派のようなので、印刷して添付・提出となる。他の保険会社も同じ手順で印刷するので、印刷方法は最後に説明しよう。

▼印刷方法へジャンプ

アフラック生命

 アフラック生命で電子データのダウンロードをするためには「初回ID」と「仮パスワード」が必要となる。それはどこにあるのか。筆者の手元に届いた控除証明書には見あたらなかったので、毎年送られてくる契約内容のお知らせ=アフラックメールを見ると最初のページの右下に記載があった。スマホとPCからアクセスする方法があり、PCのところに記載された初回IDは英数14桁と少々長めだ。アフラックを利用する人にお勧めはスマホ用に用意されたQRコード。これを利用すると「初回ID」と「仮パスワード」の入力が不要となる。

アフラックメールの右下にあるQRコードを利用しよう

 QRコードから新規登録(本人情報の入力)を開き氏名、生年月日、画像認証を入力し[次へ]。メールアドレスを入力し、ログインIDはメールアドレスか初回IDか任意のIDから選択する。パスワードを入力し[認証コードを送信する]をタップ。メールアドレス宛に届いた認証コードを記入し[次へ]をタップすると完了となる。

QRコードから新規登録(本人情報の入力)を開き氏名、生年月日、画像認証を入力し[次へ]
メールアドレスを入力、ログインIDは選択可。パスワードを入力し[認証コードを送信する]をタップ
メールアドレス宛に届いた認証コードを記入し[次へ]

 操作をPCに切り替え、アフラック保険のトップページの[ログイン/新規登録]をクリックし、「すでにIDを登録済みの方」にスマホで登録したログインID、パスワード、生年月日を入力し[ログインする]をクリックしよう。利用時間は月曜8時~23時30分、火~土曜1時~23時30分、日曜・祝日1時~21時(ただし、祝日の翌日の開始は8時~)となっている。

 ログインすると契約内容が表示される。「各種お手続き」をクリックし、スクロールすると[生命保険料控除証明書の発行・再発行(電子データ)]をクリック。[ダウンロード画面へ]をクリックすると契約中の保険が表示されるので[ダウンロード]をクリックすると電子データのダウンロードが開始される。独自機能としてPDF閲覧が用意されている。[閲覧]をクリックすると郵送される控除証明書のイメージが表示されるが、「申告にご利用いただけません」と書かれている。

アフラック保険のトップページの[ログイン/新規登録]をクリック
「すでにIDを登録済みの方」にログインID、パスワード、生年月日を入力し[ログインする]をクリック
「各種お手続き」をクリック
[生命保険料控除証明書の発行・再発行(電子データ)]をクリック
[ダウンロード画面へ]をクリック
契約中の保険が表示されるので[ダウンロード]をクリック
[閲覧]をクリックすると郵送される控除証明書のイメージが表示される

▼印刷方法へジャンプ

ソニー生命

 ソニー生命で電子データのダウンロードをするためには「WEBサービス登録番号」なるものが必要となる。なんだそれ? WEBサービス登録番号が記載されているのは、毎年送られてくる契約内容のお知らせ=Sony Life Letterと生命保険料控除証明書だ。

 まず、Sony Life Letter。筆者の手元にあるSony Life Letterは8ページで、その1ページ目の中段「!重要なお知らせ」に記載されている。筆者の目は節穴で、全ページ見ても「WEBサービス登録番号」の記載に気付かず、発見するのに少々時間を要した。

 生命保険料控除証明書はのり付けを剥がした、ご自身の宛名が書かれたページの裏側に記載されている。申告書に添付するページを切り取ってもこのページは残るので、保存しておけばいつか控除証明書を紛失したときに役立つだろう。

「WEBサービス登録番号」はSony Life Letterの1ページ目の中段「!重要なお知らせ」に記載されている
生命保険料控除証明書の宛名の裏側に「WEBサービス登録番号」が記載されている

 ソニー生命の電子データのダウンロードに証券番号は不要だ。WEBサービス登録番号さえあれば、手続きの途中でメールアドレスと生年月日を入力するとログインが可能となる。電子データのダウンロードができる時間は平日は8時~20時30分、土日祝日は8時~23時となっている。では、実際の手順を見てみよう。

 ソニー生命の「お客さまWEBサービスとは」にアクセスし[お客さまWEBサービスの新規登録]をクリックすると「WEBサービス登録」の画面が開く。メールアドレスを入力し[入力内容を確認する]をクリックすると確認画面が表示されるので[送信する]をクリックする。メールアドレス宛に案内メールが届くので記載されたURLをクリックしよう。

「お客さまWEBサービスとは」にアクセスし[お客さまWEBサービスの新規登録]をクリック
「WEBサービス登録」の画面が開いたらメールアドレスを入力し[入力内容を確認する]をクリック
確認画面が表示されたら[送信する]をクリック
メールアドレス宛に案内メールが送られる

 メールに記載されたURLをクリックすると本人確認のページが開く。ここでSony Life Letter、保険料控除証明書に記載されたWEBサービス登録番号と生年月日を入力し[利用規約の確認に進む]をクリック。規約を確認の次はログインIDとパスワードの入力を行う。ログインIDはデフォルトで数字が表示されるが、メールアドレスなどに変更をしておくと忘れにくいだろう。続いてメールアドレスの入力を行う。IDにメールアドレスを設定した場合も、同じメールアドレスが使用できる。確認画面が表示され[登録する]をクリックすると完了となり、登録完了のメールが届く。

本人確認のページに「WEBサービス登録番号」と生年月日を入力し[利用規約の確認に進む]をクリック
規約を確認の次はログインIDとパスワードの入力。ログインIDはメールアドレスなどに変更が可能
メールアドレスを入力
登録を完了すると完了メールが送られる

 届いた登録完了メールに記載されたお客さまWEBサービスのリンクを開くとログイン画面が表示されるので、登録したIDとパスワードでログインしよう。ログインしたら「各種手続」の「控除証明書再発行受付」に進もう。続いて[お手続をする]をクリックすると、契約している保険が表示され、郵送と電子データの選択ができるので[電子データを取得する]をクリック。[ダウンロード]をクリックすると電子データのダウンロードが始まる。

登録したIDとパスワードでログインしよう
「各種手続」の「控除証明書再発行受付」に進む
[お手続をする]をクリック
契約している保険が表示されたら[電子データを取得する]をクリック
[ダウンロード]をクリックすると電子データのダウンロードが始まる

 筆者が契約している保険会社3社に限られるが、電子データのダウンロードに必要な情報をここでまとめておこう。保険会社により異なるので、ご自身の生命保険会社のウェブサイトで確認しておくことをお勧めしたい。

  • 第一生命・証券番号
  • アフラック生命:初回ID、仮パスワード、あるいはQRコード
  • ソニー生命・WEBサービス登録番号

ダウンロードした電子データを印刷する

 前述のとおり、まだまだ電子データでそのまま年末調整を行うことは時期尚早のようだ。ダウンロードしたファイルの印刷方法を最後に紹介しよう。ダウンロードしたファイルの拡張子は「xml」となっている。INTERNET Watchの読者は勘違いしないと思うが、Excelのファイルではない。

 ダウンロードしたxml形式のファイルをPDF化して印刷しよう。国税庁の「QRコード付証明書等作成システムについて」を開き、事前準備セットアップからファイルをダウンロードしインストールを行う。Windowsの場合、途中でウェブブラウザーをChrome、Edge、IEから選択し、必要な拡張機能「e-Tax AP」を指示に従ってインストール、「JPK利用者ソフト」のインストールなども確認される。過去にe-Taxで確定申告をしている人はすでに拡張機能やJPK利用者ソフトはインストール済みだが、サラリーマンでe-Taxと無縁の人はそれらをインストールしよう。

国税庁の「QRコード付証明書等作成システムについて」で事前準備セットアップを行い、QRコード付証明書等作成システムへ進む

 インストールが完了すると「QRコード付証明書等作成システム」の画面が表示される。指示に従ってダウンロードしたxmlファイルを選択し、[表示・印刷]をクリックすると控除証明書のPDFが表示されるので、保存、印刷すれば完了となる。PDFの控除証明書のフォーマットは固定で、どの保険会社も同じデザインの証明書が印刷される。

「QRコード付証明書等作成システム」は指示に従うだけ
ダウンロードしたxml形式の電子データを選択する
ファイルを選択したら[表示・印刷]を実行する
第一生命、ソニー生命、アフラック生命、どの証明書も同じデザイン

 控除証明書の電子データのダウンロードは、電話、インターネットによる郵送の手続きと比較して面倒な印象は否定できない。とはいえ、手間はかかっても郵送より早く再発行した控除証明書を入手できることは確かだ。過去に控除証明書を紛失したことがある人や、会社が電子データの提出を認めたらいの一番で対応したいという人は、この機会にご自身の保険会社でお試しいただきたい。少なくとも電話の自動音声による再発行ができるように、証券番号は何らかの方法ですぐ見つけられるようにしておくと、いざというときに役立つだろう。

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