Google Workspaceで会議を効率化する5つの方法

1. Google カレンダーで日程調整をする

　Google カレンダーでメンバーの予定を表示し、全員の予定が空いている日時を確認しましょう。

　空いている日時が確認できたら、 Google カレンダー上に会議の予定を入力 します。会議室の予約も、ここで同時に行うことができます。

　予定を登録すると、メンバーに招待メールが送られます。送られた相手は出欠の返事もその招待メール内で行うことができるため、 出欠の可否を改めて伝える手間を省く ことができます。

　Google カレンダーに入力した後には、チャット等で各メンバーに日時を伝え、予定を確認してもらうようにしましょう。

2. Google ドキュメントで、事前に会議資料を配信する

　会議の主催者が予めGoogle ドキュメントを作成し、 事前に会議のアジェンダなどを共有 しておきましょう。

　会議までに確認しておいてもらいたい資料などがあれば、URLを書き込んでおくと事前に目を通してもらうことができます。

　またGoogle ドキュメントの コメント機能を活用することによって、確認事項や質問などを書き込んでもらう ことで、事前にメンバーとコミュニケーションを取ることができます。

3. Google ドキュメントに沿って会議を進行する

　事前に共有しておいたGoogle ドキュメントに沿って、会議を進めていきます。メンバーは事前に会議内容を把握しているので、資料を読み合わせする時間を省略することができます。

　全員が事前に準備をした上で会議に臨むことで、会議の場は ディスカッションや、意思決定の時間として有効活用する ことができます。

4. Google Meetでの参加も可能にする

　会議では、Google Meetも積極的に活用するようにしましょう。テレワークのメンバーや、他の予定などで会議室に行けないメンバーも参加することができます。

　Google Meetで会議を録画しておくことで、欠席したメンバーに後から共有することも可能です。

5. Google ドキュメント上で、会議中に議事録を作成する

　資料として作成したGoogle ドキュメントは、 そのまま議事録として更新 することができます。会議が始まったら、参加している複数のメンバーでそのまま会議内容を書き込みながら、会議を進めていきましょう。

　こうすることで、会議後に誰かが清書して議事録を完成させるという手間を省略することができます。メンバーで同時編集をしながら、協力して議事録を作成していきましょう。

　オンライン会議の場合には、この 議事録を画面共有しながら会議を進める ことで、全員の理解を確認しながら進めることができます。また、話し合っている内容に集中できるため、空中戦にならずに会話を進めることができます。