Office 365サブスクリプションで提供される共同編集の魅力

　Office 365のSoloやBusiness Premiumといったサブスクリプションを利用しているとき、大きなメリットの1つとして、WordやExcel、PowerPointで共同編集が行えることが挙げられます。その具体的な使い方を見ていきましょう。

共有ファイルが開けなくて「イラッ」

　ファイルサーバーなどに保存されているExcelファイルを編集しようと開いたときに、ほかのユーザーが先にファイルを開いていると「（ファイル名）は編集のためロックされています」というダイアログが表示されます。

共有されたファイルをほかのユーザーが開いていると現れるダイアログ。先にファイルを開いているユーザーが閉じるのを待つしかない

Wordでほかのユーザーが編集中のファイルを開くと表示されるダイアログ。Excel同様、ファイルを開くことは可能だが、編集はできない

　この状態ではファイルを編集することは不可能で、先にファイルを開いたユーザーの作業が終わるのを待つしかありません。急いでいるときにこのダイアログが表示され、イラッとした経験を持つ人は多いのではないでしょうか。

　WordやPowerPointでも同様で、ほかのユーザーが編集中のファイルを開いても、編集して保存することはできず、別名で保存する必要があります。

　このため、資料を共同で作成する際には、それぞれの担当分を決めて個別に作成し、最後に各ユーザーが作成した内容を1つのファイルにまとめる、といったこともよく行われます。

　ただ、この方法では、ほかのユーザーが作成した内容が最後まで分かりません。作業中に自分の担当以外のページの内容を確認する必要があるときは、いちいちメールなどほかの連絡手段で確認をしなければならず、手間が掛かってしまいます。

　このような不満を解消できるのが、Office 365で提供されているWord/Excel/PowerPointに搭載された共同編集の機能です。

　これを利用すれば、1つのファイルを複数のユーザーが同時に編集することが可能です。ほかのユーザーがファイルを閉じるのを待つ必要はありません。また、1つの資料を複数のユーザーで作成するといった場合にも、ほかのユーザーの作業内容を見ながら編集を進められるので、効率的に資料を作成できるわけです。

Office 365サブスクリプション版のWord/Excel/PowerPointなら、OneDrive上に保存したファイルを複数のユーザーで共同編集できる

相手の作業内容がリアルタイムに反映される

　実際に共同編集を行うには、まずウェブブラウザーでOneDriveにアクセスしてファイルを保存します。次に、ファイルを選択すると画面上部に表示される「共有」ボタンをクリックすると、「リンクの送信」ダイアログが表示されるので、共有するユーザーのメールアドレスを入力し、権限も設定します。

　ポイントは、ファイルをOneDriveに保存することです。社内のファイルサーバーなどに保存したファイルは、以前なら「ブックの共有」の機能で共同編集できましたが、現在はできなくなっているので注意が必要です。

共有ボタンをクリックすると、このダイアログが表示されるので、共有する相手のメールアドレスを指定する

権限の設定画面。ファイルにアクセスできるユーザーを社内に限定したり、有効期限やパスワードの設定が可能

　リンク送信時に設定できる権限は、Office 365 Business Premiumであれば「リンクを知っているすべてのユーザー」、「リンクを知っている（会社名）のユーザー」、「既存アクセス権を持つユーザー」、「特定のユーザー」があり、さらに権限によっては編集の可否や有効期限、パスワードなどが設定できます。

　共有相手に指定されたユーザーには、OneDriveに保存されたファイルを開くためのリンクがメールで届きます。このリンクをクリックすると、ウェブ版のWord/Excel/PowerPointでファイルが開きます。必要なら「デスクトップアプリで開く」をクリックすると、そのファイルがデスクトップ版で各アプリで開くという流れです。

メールに記載されたリンクをクリックすると、ウェブ版のOfficeアプリでドキュメントの内容が表示される。「デスクトップアプリで開く」をクリックすれば、デスクトップ版のWordやExcel、PowerPointで編集できる

　この共同編集の機能を使って複数のユーザーで同時に編集を行うと、ほかのユーザーが作業した内容が自分の画面にもリアルタイムに反映されます。また共有相手のカーソルも表示されるので、ドキュメントのどの位置を編集しているのかも把握できます。

　コメントの機能を使えば、共同編集しているほかのユーザーとコミュニケーションすることも可能です。いちいちメールなどほかの連絡手段を使わず、ドキュメントの内容などについて気軽にやり取りできるのは便利でしょう。

共同作業中にコメントでのコミュニケーションもできる。メンションを使えば、会話をするユーザーを指定することも可能

　ただ、このように複数のユーザーで1つのファイルを編集した場合、意図せずほかのユーザーが入力した内容を上書きしてしまったなどのミスが発生してしまうことも考えられます。そんなときは、バージョン履歴の機能を利用すれば、過去の内容を参照できるので、元の状態へと素早く復旧することができます。

OneDriveに保存していれば、バージョン履歴の機能が使えるため、過去の状態を参照できる

　Excelで作成した名簿などを複数のユーザーで共有する、あるいはプロジェクトチームのメンバーで協力してプレゼンテーション用資料を作成する、といった場面は少なくないでしょう。

　その際、Office 365サブスクリプションで利用できる共同編集の機能を使えば、ストレスなく作業を進められます。積極的に活用しましょう。