Exchange Online＋Outlookのスケジュール共有で働き方改革を実現

　「Microsoft Office」というと、まず思い浮かぶのはWordやExcel、PowerPointですが、メールクライアントであるOutlookも忘れてはならない存在です。このOutlookとOffice 365を組み合わせたときのメリットを紹介します。

スケジュール共有で業務効率を向上

　「Office 365 Business Premium」に代表されるOffice 365の法人向けプランには、「Exchange Online」が組み込まれています。

　Exchange Online、あるいはオンプレミスで利用する「Exchange Server」は、グループウェアとしての機能を提供するものです。メールサーバーとしての機能に加え、個人のスケジュールを管理したり、ほかのユーザーと共有する機能などを備えています。

　Microsoft Officeに含まれているのがOutlookは、メールソフトとしての印象が強いですが、Exchange Onlineを利用するためのデスクトップクライアントの役割も担います。

Exchangeのクライアントにもなるだけでなく、OutlookはPOPやIMAP、SMTPでサーバーに接続する通常のメールソフトとして使うユーザーも多いだろう

こちらは予定表の画面。Exchange OnlineとOutlookを組み合わせれば、予定の内容がクラウド上に保存され、ほかのPCやスマートフォンからも参照できる

予定表のプロパティにある［アクセス権］タブでは、自分の予定表へのアクセス権をほかのユーザーに付与できる

　Outlookは、メールに加えてスケジュールが管理できるほか、Exchange Onlineと組み合わせればスケジュールの内容をクラウド上に保存したり、ほかのユーザーとスケジュールを共有することが可能です。

　Exchangeを利用したスケジュールの機能は、オンプレミス版である「Exchange Server」でも提供されていましたが、その構築や運用には相応のコストやノウハウが必要で、特に小規模な企業では導入の敷居は決して低くありませんでした。

　しかし、Office 365の法人向けプランであれば、Exchange Onlineを利用してスケジュールの管理や共有が気軽に行えます。

相手のスケジュールを見ながら予定を調整

　スケジュールを共有できるメリットは、ほかのユーザーが今、何をしているかを即座に把握できることでしょう。

　わざわざ行き先を掲示するホワイトボードなどを用いなくても、自分がそのとき何をしているのかをOutlookに登録しておけば、ほかのユーザーに予定を把握してもらうことができます。

　ここから、スケジュール調整が容易になることも大きな利点です。例えば打ち合わせをセッティングする際、通常であれば、まず参加者の都合をメールなどで聞いた上で、打ち合わせ日時を調整するでしょう。

　しかし、Exchange Onlineで予定が共有されていれば、相手の空き時間を調べて打ち合わせを設定することができます。

　この仕組みが特に威力を発揮するのは、大人数での打ち合わせや会議を設定するといった場面です。関係者が増えれば、空いている時間を聞き、全員が出席できる時間を見つけるといった調整に大きな労力が掛かりますが、各自がスケジュールを共有していれば、参加者に空き時間を聞いて回る必要はありません。

Outlookでは、個人の予定のほかに、複数のユーザーが参加する会議を作成できる。作成した会議には、参加者を必須と任意のそれぞれで指定可能

「スケジュールアシスタント」では、参加者として指定したユーザーの予定を見ながら、会議の時間を設定できる

ほかのユーザーが作成した会議に参加者として指定されると送られてくるメール。［承諾］や［辞退］をクリックすれば、会議の参加可否が自動で返信される。［仮の予定］としても登録できるほか、［新しい日時を指定］では、仮承諾したり、辞退した上で別の日時を提案することができる

　このように会議室の予約管理が可能であることも、Exchange Onlineを利用する大きなメリットです。会議室やプロジェクターなどをリソースとして登録し、日時を指定して予約する機能を利用すれば、会議室を利用しようとしたら、先にほかの人が使っていた、などというトラブルが避けられます。

会議室やプロジェクターなどのリソースを登録し、予定を登録する際に予約するといったこともできる

iPhoneでモバイル版Outlookを起動し、Exchange Onlineに接続したところ。PCから登録した予定をスマートフォンでもチェック可能

　なお、Exchange Onlineを利用したスケジュール管理は、スマートフォンやタブレット端末向けに公開されているモバイル版Outlookでも、もちろん可能です。外出先からも、予定の確認やミーティングの設定ができます。

　会議や打ち合わせは、業務の中で日常的に行われるものなので、その調整に掛かる負担が軽減されるメリットは決して小さくありません。もし、従業員が個々にスケジュールを管理しているという場合には、Exchange Onlineを利用したスケジュール共有を検討してみましょう。