法人向けOffice 365が備える豊富な機能

　前回解説したように、Office 365には家庭向けと法人向けのプランがあり、サービス内容は大きく異なります。今回からは、法人向けプランとして提供されているサービスや機能について解説していきましょう。

Office 365なら手軽にExchange環境を利用できる

　法人向けのOffice 365には数多くのサービスや機能が含まれていますが、そのうち中核的な存在と言えるのが「Exchange Online」です。

「Exchange Online」にOutlookでアクセスし、予定表を表示したところ。ウェブブラウザーでExchange Onlineにアクセスし、メールの送受信やスケジュールの管理を行うこともできる

　メールの送受信やスケジュールの管理・共有を可能にするためのサービスで、サーバー製品「Exchange Server」と同様の機能をクラウド上で提供するものと言えます。

　つまり通常は、Exchange Serverを利用するために、Windows Serverで環境を構築し、Exchange Serverを利用するための複雑な設定を行う必要があります。このため、小規模な企業ではなかなかExchange環境を利用できませんでした。

　しかし、Exchange Onlineであれば、サービスを申し込むだけで利用できるため、大企業だけでなく、中小企業のメール環境としても魅力的なサービスです。

スケジュールを共有して素早く予定を調整

　50GB（Office 365 E3/E5では100GB）と大容量のメールボックスが提供されることも、Exchange Onlineの大きな魅力でしょう。

　これだけの容量があれば、メールボックスの空き容量を増やすために、こまめにメールを削除するような作業に、いちいち時間を費やす必要もありません。

　メールの送受信やスケジュール管理を行うためのクライアント環境としては、前述の通りOfficeアプリケーションの1つである「Outlook」が利用できます。もちろん、ウェブブラウザーからもアクセスできます。メールの送受信だけであれば、一般的なメールソフトを使い、IMAPでアクセスすることもできます。

　特にビジネスで利用する際、Exchange Onlineで便利なのはスケジュール共有の機能でしょう。ほかのユーザーの予定を確認しつつ打ち合わせなどの設定ができるため、スケジュール調整に費やす時間を短縮することが可能です。

ほかのユーザーのスケジュールをチェックしつつ予定を作成できる「スケジュールアシスタント」機能。相手に空き時間を尋ねたりといった調整の手間が省ける

　会議室やプロジェクターなどの備品を管理する仕組みもあるので、会議室予約システムとしても使えます。

社内の情報共有に使える「SharePoint Online」

　Exchange Onlineと同様、サーバー製品である「SharePoint Server」をクラウドサービスとして提供しているのが「SharePoint Online」です。

　こちらは、主に社内での情報共有に利用されるサービスです。社内ユーザー、あるいは部署やプロジェクトチームのメンバーだけがアクセスできる「チームサイト」と呼ばれる専用のウェブサイトを構築できます。

「チームサイト」と呼ばれる専用サイトで情報共有ができる「SharePoint Online」。「アプリと」呼ばれる機能を自由に追加してカスタマイズできる

　特徴として挙げられるのは自由度の高さです。SharePoint Onlineでは、チームサイトに「アプリ」と呼ばれる機能を自由に追加することが可能です。従業員同士のコミュニケーションに利用できる掲示板や、ファイルを共有するためのスペース、あるいは自由に情報を書き込めるページなど、さまざまなアプリが標準で用意されています。

　データベースのように、SharePoint Onlineでさまざまな情報を管理できる「カスタムリスト」と呼ばれるアプリもあります。

　これらを利用すれば、例えばExcelを使って管理していた情報をSharePoint Onlineに移行することなどが可能で、効率的に情報を管理するための環境を素早く整えられます。

社内外のユーザーとファイル共有が可能な「OneDrive for Business」

　簡単にファイルを共有できる「OneDrive for Business」も便利な機能です。Office 365の個人向けプランで提供されている「OneDrive」と同等のサービスで、1TBのファイルをクラウド上へ保存することが可能です。

1TBのファイルをクラウド上に保存できる「OneDrive for Business」。ウェブブラウザーを使ってファイルをダウンロードできるURLを発行する仕組みも備えている

　ビジネスでOneDriveを利用するメリットとしてまず挙げられるのは、場所を問わずに必要なファイルにアクセスし、内容を参照したり編集したりできることです。

　OneDriveはスマートフォンアプリからもアクセスできるため、移動中の電車の中でもファイルを参照し、必要に応じて修正するといった作業が行えます。

　社内のユーザーとファイルを共有できるだけでなく、社外のユーザーへファイルを送る用途にも使えます。ファイルやフォルダーごとにURLを発行する機能があり、それをメールやメッセンジャーなどで相手に送れば、ウェブブラウザーなどからダウンロードしてもらえます。

　このほか、新たな社内コミュニケーションツールとして注目されているのが「Microsoft Teams」です。次回はこのMicrosoft Teamsについて詳しく解説します。

【お詫びと訂正 9月17日 10:22】
　記事初出時、Office 365のメールボックス容量に関する記載に誤りがありました。お詫びして訂正いたします。

誤：50TB（Office 365 E3/E5では100TB）と大容量のメールボックスが提供されることも

正：50GB（Office 365 E3/E5では100GB）と大容量のメールボックスが提供されることも