Office 365の「Microsoft Teams」は何がすごい!?

　チャットや通話、ウェブ会議を行うためのサービスとして、Office 365の法人向けプランで提供されているのが「Microsoft Teams」です。従来は同様の機能を提供するサービスとして「Skype for Business」が提供されていましたが、今後、その役割を担うMicrosoft Teamsについて、詳しく解説しましょう。

Microsoft Teamsのチャット機能

　Office 365の法人向けプランに含まれているMicrosoft Teamsは、チャットや音声／ビデオ通話を行うための機能を備えたコミュニケーションサービスです。

　従来提供されていたSkype for Businessが、1対1のコミュニケーションに重点が置かれていたのに対し、Microsoft Teamsは、多人数でのコミュニケーションを前提に設計されている点が大きく異なります。

「Microsoft Teams」のメイン画面。デスクトップアプリが提供されているほか、ウェブブラウザーで利用することも可能。Android/iOS用のアプリも提供されている

　それを端的に表しているのが「チーム」の存在です。これは、コミュニケーションを行うためのスペースで、部門やプロジェクトチームなどといった単位で作成します。作成したチームにメンバーを登録すると、メンバー間でチャット（会話）ができるようになります。

　チーム内でのチャットは、「チャネル」という仕組みを使って分けられます。例えば、部内でのコミュニケーション用にチームを作成した後、さらに「事務連絡」や「業務報告」、あるいは「雑談」などといったチャネルを作成していくことで、コミュニケーションを整理できるわけです。

　投稿したメッセージが、スレッド単位でまとめて表示されることもポイントでしょう。例えば、誰かが最初のメッセージを送信し、それに対して別の誰かが返信すると、元のメッセージの下に並べて表示されます。

　このため、過去に投稿されたメッセージに返信しても、その返信がどのメッセージに対して行われたのかが分からない、といったことがありません。

　なお、チーム内でのチャットだけでなく、特定のユーザーと1対1でチャットする仕組みも用意されています。

添付されたファイルの一覧表示も可能

メッセージに「@」を入力すると、メンションするユーザーを選択することができる

　Twitterなどと同様にメンションの機能もあり、特定のメンバーを指定した上でメッセージを送信することができます。さらに、絵文字やアニメーションGIF、ステッカーを使って、気持ちなども表現できます。

　投稿するメッセージには、ファイルも添付できます。すべての添付ファイルは、チャット画面にある「ファイル」タブから確認できます。

　以前のやり取りで添付されていたファイルを参照したいといったときは、「ファイル」タブを見れば、即座に必要なファイルにアクセスできて便利です。

「ファイル」タブを開くと、メッセージに添付されたファイルの一覧を確認できる。また、ここにファイルを直接アップロードしたり、ダウンロードするためのURLを取得することも可能だ

　さらに、チャット画面には「Wiki」と呼ばれるタブがあり、自由にメモを作成してメンバーに見てもらえるほか、「アプリ」としてExcelやOneNote、PowerPointなどのファイルをタブに追加する、あるいは「Planner」と呼ばれるタブを追加してタスクやスケジュールを管理する、といったこともできます。

「タブ」として追加できるアプリは、サードパーティーのものを含め、多数用意されている

　このようにMicrosoft Teamsは、単にチャットでコミュニケーションを図れるだけでなく、チームでコラボレーションするための「ハブ」として活用できることが特徴です。

デスクトップや特定のウィンドウの共有にも対応

　音声／ビデオ通話のための機能も充実しています。社内のユーザーを指定して通話できるのはもちろん、PCに内蔵されたカメラや、USB接続のウェブカメラを使い、相手の顔を見ながら話すこともできます。

Microsoft Teamsで音声通話を行っている画面。ここから別のユーザーを呼び出し、複数のユーザーで通話することも可能

　便利なのは、デスクトップや特定のウィンドウを共有する機能でしょう。

　例えば、複数のメンバーでプレゼン資料を見ながら打ち合わせしたいとき、PowerPointのウィンドウを共有すれば、全員で見ながら会話ができます。

通話中に「共有」ボタンをクリックすると、デスクトップやウィンドウのサムネイルが表示される。いずれかをクリックすると、その画面が相手にも表示される

　複数のメンバーが参加するオンライン会議も、Microsoft Teamsを使って行えます。また、オンライン会議の予定はOutlookからも作成できるため、Exchange Onlineが備えるスケジュール共有の仕組みを使って、開催日時を調整できるのもポイントです。

Microsoft Teamsでコミュニケーションを効率化

　昨今、多くの企業が在宅勤務の実現に向けた取り組みを加速させています。ただ、従業員同士が離れた場所で作業するときには、コミュニケーション不足が懸念されるのではないでしょうか。

　そこでMicrosoft Teamsを使えば、チャットや音声／ビデオ通話で、いつでも気軽にコミュニケーションが図れます。オンライン会議の仕組みを使えば、多人数での会議やミーティングも実現可能です。

Android版のMicrosoft Teamsを使って通話しているところ。共有された画面も表示できる

　もちろん、Office 365で提供されるほかのアプリやサービスと同様、Microsoft Teamsも、AndroidやiOSで利用できるモバイルアプリが提供されています。外出先や出張先でも、チャットやオンライン会議への参加ができるわけです。

　Microsoft Teamsの活用は日常的なコミュニケーションの効率化にもつながるでしょう。チャットでは、メールのような無駄な文章を省いてコミュニケーションすることができますし、「チーム」単位のチャットであれば、情報伝達の漏れといったトラブルも防げます。

　このように、Microsoft Teamsは、コミュニケーションに求められる機能を幅広く備えており、Office 365の法人プランを利用しているのであれば積極的に活用したいツールだと言えます。

　次回は、やはりOffice 365の法人プランに組み込まれている「Microsoft Stream」を紹介します。