「通知からZoom連携まで、Googleカレンダーをカスタムしたら便利過ぎた」――急遽テレワークを導入した中小企業の顛末記(65)

テレワーク期間中はGoogleカレンダーを、「サイボウズOffice」や日程調整サービス「eeasy」との連携などに利用してきた

　会社で利用している「サイボウズOffice」のスケジュールを同期させた頃から、予定の確認にGoogleカレンダーを使うようになった。インターフェイスがこなれていて、スマホアプリを開けば一目で予定が分かるのが気に入っている。

　……この記事を書いている時点で、東京都などで4回目の緊急事態宣言が発出されてから39日が過ぎた。

　私が勤めている新宿にある中小企業では現在、各スタッフが可能な範囲でリモートによる業務を行っている。その中で、今回はGoogleカレンダーをテレワークに取り入れるべく、今日まで行ってきたことを少し過去まで振り返って紹介していきたい。

【今回のハイライト】

予定をデスクトップで通知させる

アドオンでカレンダーを1クリック表示

Zoomの会議もカレンダーから登録

3月22日（月）： アプリの初期設定では、いろいろと不具合が……

　もともとうちの会社ではサイボウズOfficeで予定を管理していたのだが、Googleカレンダーと同期させたことで、サイボウズOfficeに登録した予定を、Googleカレンダーで確認できるようになった。

　スマホにはサイボウズOfficeのアプリがインストールされているので、予定を確認するときはスマホを見るクセが付いている。ただ、サイボウズOfficeのアプリ画面は、カレンダーというよりToDoリスト寄りで、スケジュールの調整には不向きな部分もあった。

　だが、これからはGoogleカレンダーのアプリで、会社の予定が確認できる。いや、できるはずだったのだが、なぜかスマホで開いたアプリには、サイボウズOfficeに登録した予定が表示されなかった。どうして……。

カレンダー「サイボウズOffice」のチェックボックスがオフになっていた

　その後、いろいろ調べてみると、どうやら「他のカレンダー」としてインポートしたカレンダーの予定は、初期状態だと表示されない設定になっていたようだ。ちなみに、通知の設定も無効なので、初期状態ではリマインダーも機能してくれない。なので、これら2つの設定を変更。ようやく、Googleカレンダーのアプリが仕事で使える状態になった。

設定画面からカレンダーを選択し、通知の設定を行う必要がある

3月23日（火）： 予定の開始時間をスマホとパソコンのWで通知！

　昨日はGoogleカレンダーのリマインダーを、スマホのアプリで行うように設定した。ただ、最近は外出の機会が減ったので、基本はパソコンの前に座っていることが多い。そこで、パソコンの通知状況を確認したところ、予定の5分前に通知する設定になっていたのだが……。「ご利用のブラウザでは通知がブロックされる設定になっています」と表示されており、どうやら通知が機能していないらしい。

設定画面の「通知設定」を確認すると、Google Chromeが通知をブロックしていた

Google Chromeの設定画面で「詳細設定」→「プライバシーとセキュリティ」の「サイトの設定」→「通知」と操作。「通知の送信を許可するサイト」に「https://calendar.google.com/」を追加する

　そこで、設定を変更したところ、5分前になるとポップアップウィンドウで予定を通知してくれるようになった。リマインダーは標準で30分前に設定してあるので、予定の30分前にスマホが、5分前にパソコンが予定をダブルで知らせてくれることに。さらに、アレクサの通知もあるので、これなら予定をうっかり忘れる心配はなさそうだ。

Google Chromeを起動していると、Googleカレンダーのページを開いていなくても、予定の5分前に通知してくれるようになった

7月12日（月）： あれ？　Googleカレンダーのサイトを開く必要って……

　東京都で4度目の緊急事態宣言が発令されたことで、社長から連絡があり、しばらく出社を見合わせることになった。これでまた当分の間は、自宅でパソコンに向かいっぱなしの日々をおくることになる。

　完全テレワーク中は自宅のパソコンが起動しっぱなしなので、日々の予定もスマホよりパソコンで確認することになるだろう。そこで、Google Chromeに「Checker Plus for Google Calendar」というアドオンをインストールしてみた。

　これは、アドレスバー横のアイコンをクリックすることで、Googleカレンダーをポップアップ表示できるというもの。なお、この画面上からは予定の確認だけでなく、予定の登録までもできてしまう。これまで予定の確認はリマインダーや通知でほとんど済んでいたのだが、さらに予定の登録までできるとなると、もうGoogleカレンダーのサイト自体には用が無くなってしまうのでは……。アイコンには次の予定の日時が表示されるので、通知機能の強化にもつながりそうだ。

アイコン上には「午後2」というように、次の予定の時刻を表示してくれるのも嬉しいところ。

8月18日（水）： Zoomと連携できるアドオンがあるらしい

　TodoistとGoogleカレンダーの同期がかなり便利だったので、「他にも、何か連携できないか？」と調べてみたところ、どうやら「Zoom」と連携できるアドオンがあるようだ。

設定メニューから「アドオンを取得」を選択。表示された画面から「Zoom for GSuite」をインストールする

アドオンを同期したらアカウントを入力して、GoogleカレンダーとZoomを連携させる

　さっそくインストールして、Zoomのアカウントでログインすると、予定の登録画面に「Zoom Meetingに参加」というメニューが加わった。このメニューを有効にしたうえで予定を登録すると、Zoomにも同じ時間にミーティングを設定してくれるらしい。

　なお、予定の詳細画面には「参加手順」というリンクがあり、これをクリックするとZoomの招待URLが確認できる。予定にゲストを登録すれば、招待メールも送信可能。これで、Zoomは何も操作しなくても、ミーティングの登録からメンバーの招待までを、Googleカレンダー上で行えるようになった。

　ちなみに、Googleカレンダーの予定には添付ファイルがアップできる。レジュメを予定に添付しておけば、会社や自宅にファイルを忘れても慌てずに済むだろう。

予定を登録する際に「Zoom Meeting」を選択。ゲストを追加し、招待メールに記載する招待文を入力する

予定を保存すると、自動で指定した時刻にZoomのミーティングが登録された

8月19日（木）： 同僚Aさんをカレンダー経由でMTGに招待してみた

　昨日、Googleカレンダーに登録したミーティングについて、システムメールが届いた。「Aさんがこの招待を受諾しました」ということで、どうやら同僚Aさんの予定を押さえることができたらしい。……が、初めてのことだったので不安になり、電話で確認してみることに。

飛田： ごめん、いきなりZoomの招待を送っちゃったけど、大丈夫だった？
同僚A： あぁ、昨日のメールの件？　最初は「何これ？」ってなったけど、予定の説明欄に「新規プロジェクトの件で……」って書いてあったから。まぁ、いいかなって「はい」をクリックしておいたよ
飛田： うん、「Aさんがこの招待を受諾しました」ってメールが届いていたから、大丈夫だとは思ってたけど、まぁ一応確認ね！
同僚A： あっ、そうなんだ。こちらは「はい」をクリックしただけだったから、「伝わってるのかな？」って不安だったけど、自動でメールが届くなら安心感あるね。次もこの方式でアポ調整してくれると楽かな。

ゲストに登録した相手には招待メールを送信できる。このメールには、Zoomの招待URLも記載される

ゲスト側が「はい」をクリックすると、その通知がメールで届く

　ちなみに、システムメールの返信が届いた時点で、Googleカレンダーに登録した予定のゲスト欄には、招待を承諾した旨を知らせるチェックマークがつく。複数のメンバーをZoomに招待する際には、この仕組みを使うことで承諾漏れを防ぐことができそうだ。

予定のゲスト一覧のうち、招待に承諾した人のアイコンにチェックマークがつく

　ここまでGoogleカレンダーでいろいろできると、サイボウズOfficeを使う機会がほとんどなくなってきた。仕事の予定の登録、および同僚の予定の確認などに使うとしても、今後はGoogleカレンダーをメインのカレンダーとして使っていきたいと思う。