「机の上にたまった書類をスマホアプリでPDF化したい」――急遽テレワークを導入した中小企業の顛末記（94）

たまっていた書類を、スマホアプリを使いまとめてPDF化してみた

　テレワークを続けるうちに、部屋の机の上に紙の書類がたまってきた。この机はプライベートでも使うだけに、なるべくキレイに片付けておきたい。

　……この記事を書いている時点で、東京都でまん延防止等重点措置が解除されてから18日が過ぎた。

　私が勤めている新宿にある中小企業では現在、各スタッフが可能な範囲でリモートによる業務を行っている。その中で、今回はスマホを使って、書類を電子データ化して保存してみた。

【今回のハイライト】

最近では書類をPDFで管理するように

書類をPDF化するアプリを導入！

各アプリのOCR機能も試してみた

4月4日（月）：資料ファイルは専用フォルダーにまとめると便利

　今日は自宅でテレワーク。午後からビデオ会議があるので、先週のうちに会社から持ち帰っておいた資料を、書類の束から引っ張り出した。

　最近では資料などの各種書類を、PDFファイルでやり取りする機会が増えている。このようなファイルのうち、案件別のフォルダーにまとめられないようなものは、専用のフォルダーを作って保管するようになった。こうして1つのフォルダーにまとめておくと、「Adobe Acrobat DC」などを使ってキーワード検索ができるので使い勝手がよい。

「Adobe Acrobat DC」の「高度な検索」を利用すると、エクスプローラーの検索機能でヒットしないファイルも検出できることがある

　ただ、紙の書類がなくなったわけではないので、こうもテレワークが続くと机の一角を占めるようになってきた。なるべく机の上は物でふさいでおきたくないので、これを片付ける方法を考えたい。

4月5日（火）：スマホアプリを使って書類をPDF化してみた

　机の片隅にある書類の束を片付けようとしたのだが、「一応、取っておこうかな？」というものが結構あって処分に困る。そこで、これをスマホで撮影して、PDFファイルとして保存しておくことにした。

「Adobe Scan」で保存したPDFファイルは、「Adobe Document Cloud」に保存される

「Microsoft Lens」でPDF化したファイルは、「OneDrive」の「ドキュメント」→「Office Lens」フォルダーに保存される

　撮影した書類を自動でPDF化するアプリでは、「Adobe Scan」と「Microsoft Lens」がよく使われている。どちらも無料でダウンロードでき、フィルターなどで色味を補正することも可能。さっそくアプリを起動して撮影したところ、それぞれPDF化したファイルをオンラインストレージの「Adobe Document Cloud」と「OneDrive」に保存できた。

「Adobe Document Cloud」で書類を撮影、PDF化した様子

「Microsoft Lens」で書類を撮影、PDF化した様子

　PDFファイルの仕上がりを見ると、「Microsoft Lens」の方が実物に近い色味で保存できているように見える。ただ、台形補正がいまいちなのか、文字や図版が傾いて保存されてしまった。文字だけの書類ならあまり違和感はないのだが、背景に地紋や線が引かれていると、歪みがどうしても気になってしまう。

フィルターを調整して地紋を消すと、文字だけなら割とキレイな状態で保存できる

　そこで、以前から使っている「スキャナー プロ」というiPhone用無料アプリを使ったところ、台形補正の能力が高いのか、比較的に歪みを抑えて書類をPDF化できた。色味の再現度は「Microsoft Lens」の方が上だが、地紋や線を使っている書類は、「スキャナー プロ」でPDF化した方がよいかもしれない。

「スキャナー プロ」で書類を撮影、PDF化した様子

大元の書類を複合機でスキャンしたもの。色味の再現度は「Microsoft Lens」が一番高いか？

　なお、ツールを使ってPDFに貼り付けられた画像（スマホで撮影した書類の写真）を抽出してみたところ、いずれもJPEG形式で保存されていた。解像度は以下のピクセル数となっており、「スキャナー プロ」が一番高解像度になっている。

・Adobe Document Cloud……1480×2048
・Microsoft Lens……………1819×2515
・スキャナー　プロ…………2344×3305
※撮影にはiPhone XSのアウトカメラ（4032 x 3024）を使用

4月6日（水）：一度電子化した書類を、プリンターで刷り戻してみた

　今日は打合せのために出社の予定があったので、昨日PDF化した3つのファイルを持ち込んで、プリンターで刷り戻してみた。それをスキャンしてみたのが、以下の画像だ。

「Adobe Document Cloud」でPDF化した書類を、プリンターで刷り戻したとこ

「Microsoft Lens」でPDF化した書類を、プリンターで刷り戻したところ

「スキャナー プロ」でPDF化した書類を、プリンターで刷り戻したところ

　ここまで来ると最初の書類とは色味などがかけ離れてくるので、地紋や図版のある書類を一度スマホでPDF化すると、刷り戻しでの復元は厳しいかもしれない。ただ、資料として見直すぐらいの使い方はできるので、紙として残しておく必要のない書類は、どんどんスマホでPDF化してしまってよさそうだ。

4月7日（木）：OCR機能の使い勝手がよいアプリはどっち？

　台形補正の性能では劣っていたものの、「Adobe Document Cloud」と「Microsoft Lens」には、「スキャナー プロ」にはない機能がある。それが、撮影した書類に書かれた文字を自動で認識するOCR機能だ。

　OCR機能を搭載しているため、「Adobe Document Cloud」と「Microsoft Lens」でPDF化したファイルでは、ドラッグ操作で文字を選択し、コピーなどの操作を行うことができる。ただ、横向きの書類を「Microsoft Lens」で撮影すると、アプリ上では縦向きの写真として保存されるのだが、これではOCR機能がうまく働かないようなので、アプリ上で保存前に回転させておく必要があった。

　なお、文字の認識精度はどちらのアプリもほぼ互角で、ほとんどの文字が認識できるが、写真の写りがわるいところなどは何文字か誤認されている文字があった。また、「Adobe Document Cloud」ではPDF上の文字をコピーなどする時に、左右の段組みが認識され、「左の段組みだけを選択してコピー」といった操作が可能に。その一方で、一部の文字をうまく選択できないこともあったので、書類のレイアウトによってアプリの使い勝手が変わるかもしれない。

「Adobe Document Cloud」では段組みを認識して文字を選択できるが、一部うまく選択できない個所もあった

4月8日（金）：いよいよ全書類をPDF化！ 撮影セットを組んでみた

三脚にスマホを据え付け、下に黒い素材を敷いて撮影

　書類をPDF化するアプリの使い勝手も分かったので、いよいよたまっている書類をまとめてPDF化することにする。テストの時には白い机の上で撮影したが、用紙の外形がうまく認識されなかったので、黒い素材を敷くことにした。さらに、書類をなるべく歪まずに撮影できるようにとスマホを三脚に固定し、撮影モードをズームに切り替える。三脚の影が出ないように、光源（デスクライト）はカメラよりも奥側に配置した。

　なお、アプリには書類を認識すると、自動でシャッターを切る機能があるが、これはオフにしておこう。この機能が有効だと、同じ書類を勝手にパシャパシャ撮影してしまうので注意が必要だ。

　ここまで準備をしてしまえば、後は書類を置いてシャッターを押すだけなので、わずか数分でPDF化の作業は終了。机の一角がスッキリと片付いた。OCR機能のあるアプリでPDF化すると、ファイルをキーワード検索できるだけに、書類の検索性も上がりそうだ。