「データ移行に1日がかり…は、もう嫌だ」――急遽テレワークを導入した中小企業の顛末記(7)

死蔵していた「無料のオンラインストレージ」をたな卸し

　そして、何かトラブルが起きるのが怖いので、その間はPCでの作業が一切とめていた。……正直、また同じことは繰り返したくない。

　そういえば、以前に自宅と会社のPCを同期しようと、いくつかのオンラインストレージに無料アカウントを作ったことがあった。記憶にあったIDとパスワードを試したところ、今も使えたサービスは「OneDrive」「Googleドライブ」「Dropbox」「box」の4つ。

【筆者所有のアカウント(1)：OneDrive】

OneDriveの無料プランは標準15GB。ボーナスとあわせた容量は、筆者の場合40GBだった

【筆者所有のアカウント(2)：Googleドライブ】

Googleドライブの無料プランは標準15GB

【筆者所有のアカウント(3)：Dropbox】

無料のDropboxは標準2GBだが、様々なボーナスで筆者は8.88GBの容量があった

【筆者所有のアカウント(4)：box】

boxの無料プランは標準10GB。ボーナスとあわせた容量は、筆者の場合50GBだった。1ファイルの最大容量は250MB（無料のIndividualプランの場合）で、結構少ない

　Googleドライブ以外はボーナスがあったので、標準より多くの容量が使える。

　一番容量が多いのは「box」だが、1ファイルあたりの容量制限が気になった。今後のためにも、どのサービスが一番使いやすいか試しておきたい。

すべてのファイルのアップロードにかかった時間は……

アップロード中のフォルダやファイルは、エクスプローラー上でオレンジ色のアイコンが表示される

ミーティングや打合せをZoomで録画したデータなどが、boxでは容量オーバーでアップロードできなかった

　せっかくなので、ネット環境に負荷をかけずに様子を見ていると、すべてのファイルをOneDriveにアップロードするのにかかった時間は約17分。数メガバイトの写真がサクサクとアップされており、フリーのファイルストレージとしては割と優秀ではないかと思う。

　一方、boxはというと、アプリをダウンロードすることで、専用フォルダがエクスプローラーに作成された。さっそく、ファイルをドラッグ＆ドロップ。こちらは進捗状態がアイコンに表示されていく。

　同期が終了すると、通知領域から「4個の項目の更新中にエラーが起きました」とポップアップウインドウで表示された。ログを確認すると、ファイルサイズが大きすぎるもの、メールのファイルパスに絵文字が入っていたものが、アップロードできなかったようだ。

　boxがすべてのファイルをアップロードするのに、かかった時間は約34分。今回の測定結果から判断すると、アップロード性能は、OneDriveの方に分があるようだ。測定時間や状況にもよると思うが、厳密な測定をしている暇もない。明日、会社でダウンロードの様子も見て、今後どちらを使うか判断したい。

ファイルをローカルに保存してみた

　………というわけで、「ファイルを常にローカルに置く」という設定をしてみたい。

　OneDriveでは「このデバイス上で常に保持する」、boxでは「オフライン利用可」の操作を行うことで、クラウド上にあるファイルをローカルに保存できる。

　合計13.8GBのファイル群（ファイル数3126）について、それぞれ操作を行ったところ、OneDriveは作業が終わるまでに1時間7分、boxは2時間36分かかった。

　そして、この作業中はパソコンがやたら重くなる。Office文書を編集するぐらいなら問題ないのだが、ブラウザで次々とページを開くような操作が辛い。

　リソースモニターを確認すると、各サービスのクライアントのタスクが「ハードディスク」の「書き込み」の上位を独占していた。

　会社のネット回線全体にも負荷をかけているので、就業時間後に操作をおこない、PCの電源を付けたまま自宅に帰るのが正解だったのかもしれない………

エクスプローラー上でファイルやフォルダを選択し、ローカルに保存する操作を行う

保存中は常にハードディスクに負荷がかかり、パソコンの動作が重くなった

　なお、会社のPCで、特定のフォルダに対し「このデバイス上で常に保持する」（OneDriveの場合）の操作をすることで、その後、そのフォルダの下位に自宅PCでファイルを置いても、自動で会社のPCに保存されるようになった。つまり、ファイルをローカルに保存する操作は、一度行えばOKということか。

　これらを活用することで、「進行中の案件のフォルダを、エクスプローラー上でOneDriveやboxに作成。案件が終了したら、別の場所に移す」という運用をすれば、オンラインストレージの容量を圧迫せずに、必要なファイルをすぐ開ける環境ができそうだ。

Gmailで仕事用メールを受信してみた

　となると、残った選択肢は2つ。自動転送機能を使ってWebメールに転送するか、Webメールでの直接受信だ。

　自動転送機能を使った方が、利用できるWebメールの選択肢は増えるが……。いろいろと運用を考えた結果、両者に大きな差が無いことに気が付いた。

　仕事に使うメールを管理するのに、マイナーなフリーメールを使うのはちょっと怖い（そもそもフリーメールを使うなという意見もあるが）。中には、しばらく利用しないでいると、メールが削除されるサービスすらある。そうなると選択肢はGmailやOutlookなどになり、これらのWebメールなら外部メールを受信できるからだ。

・Gmail……容量15GB、添付ファイルの送信は25MBまで
・Outlook.com……容量15GB、添付ファイルの送信は20MBまで
・Yahoo!メール……容量2GB（※筆者はYahoo!プレミアムの特典で無制限）、添付ファイルの送信は25MBまで

　私のケータイはソフトバンクなので、Yahoo!プレミアムの特典が適用され、「Yahoo!メール」のメールボックス容量が無制限になっている。ただ、Yahoo!メールには、メールをエクスポートする機能がない。将来的にメールの運用を変更した際に、過去の受信メールを移行できなくなる事態は避けたいので、今回はGmailを利用することにした。

Gmailで「他のアカウント（＝仕事用のメールアカウント）のメールを確認」の設定を行う

「7日で削除」はiPhoneで実現

iPhoneの設定で、「受信後7日で、サーバーから削除する」ように設定

　WebブラウザでGmailを表示し、「設定」の「アカウントとインポート」から「他のアカウントのメールを確認」を選択。仕事用のメールアカウントを登録する。これで、会社のアドレス宛てのメールを、ブラウザ上のGmailで受信することができた。

　ちなみに、Gmailではメールを受信した際に、メールのコピーをサーバーに残すように設定することはできるが、「○日後にサーバーから削除する」という設定項目は見つけられなかった。これはOutlook.comも同様だ。

　これは、iPhoneの標準メーラーにあった、「サーバーから7日で削除」設定で対応することにした。普段から、会社のメールをiPhoneで受信しているので大丈夫だろう。

　メールの削除はiPhoneに任せ、しばらくPCのメーラーをお休みに。仕事用のメールはGmailで管理してみようと思う。

ブラウザの履歴を会社と自宅で共有する

　メールのチェックが終わり、打合せ用の資料を作っていると、必要な情報の漏れが見つかった。これは、テレワーク中にネットで調べたものだが、再び検索しようとしても、そのページが見つからない。なぜだ。

　結局、キーワードを変えてググるのにも限界が来たので、家に帰ってWebブラウザの履歴をひっくり返すことにした。同じことを繰り返さないためにも、自宅と会社でWebブラウザの同期も行っておこう。

　これについては、WebブラウザにGoogle Chromeを使っているので話が早い。

　「設定」から「同期の管理」を開いて、「履歴」のラジオボタンをオン。あとは家に帰って、Google Chromeで同じアカウントでログインすればOKだ。他にも、開いているタブなども同期できるが……やめておこう。会社で趣味のページが表示されて、大惨事にはなりたくない。

　とはいえ、自宅で見ていた趣味のページのリストが、会社のPCに表示されるのも、こう、モヤっとする。自宅では普段は別のブラウザを使うなど、何らかの運用をするべきだろう。

Google Chromeで「履歴」を同期するように設定を変更

　自宅での作業データを会社のPCに移行するとともに、クラウド経由で逆方向にも移行させる準備ができた。しばらくはこの状態をキープして、コロナウイルス感染拡大の第二波に備えたい。