急遽テレワーク導入!の顛末記
「リモートでの社内情報共有に『Confluence』を使ってみた」――急遽テレワークを導入した中小企業の顛末記(36)
顔を突き合わせない“プロジェクト引き継ぎ”や“新人教育”は可能か?
2021年1月25日 07:03
テレワークに伴うコミュニケーション不足で、各プロジェクトの進捗管理で細かいトラブルが増えている。主に使っているLINEのやり取りだけでは、伝えるべき情報が漏れていたり、大事な情報が見過ごされてしまいがちだ。
……この記事を書いている時点で、一都三県で2度目の緊急事態宣言が発令されてから10日が過ぎた。
私が勤めている新宿にある中小企業では、テレワークによるコミュニケーション不足から進行管理にトラブルが頻発。これを解決するために、クラウドツール「Trello(トレロ)」の本格導入を検討している。現在、後任への引き継ぎを行っている経理部でも問題が起きているようなので、Trelloが使えないか話を聞いてみることにした。
【これまでの経緯】
緊急事態宣言が発令された4月、筆者の勤めている会社では何の準備もないまま、在宅勤務を始めることになった。仕事の環境は「デスクトップPC+メール」が普通だったため、データを外付けHDDで持ち運んだり、LINEの個人アカウントを流用したりと大混乱。その後、補助金などでNASやノートPCを導入、徐々にテレワーク環境を整えていく……
1月12日(火): 経理で引き継ぎトラブル 原因はコミュニケーション不足
緊急事態宣言の発令に伴って、今日から本格的にテレワーク。
経費の件で経理部のAさんと電話で話をする機会があったのだが、どうやらテレワークの影響もあって、業務の引き継ぎがうまくいってないらしい。「今月中には終わらせないと」といっていたが、このまま続けて大丈夫なのだろうか?
前回、アトラシアンの“中の人”に「今ある問題を見直すことが重要」とアドバイスをもらっていたので、話を深く掘り下げて聞いていると、どうやら原因はコミュニケーション不足にありそうだ。後任となっている同僚のBさんとはSlackを中心にやり取りをしているようだが、話の一部が伝わっていなかったり、忘れられていたりで、予定より時間がかかっているという。
引き継ぎはマニュアルをベースに行われているようなので、Trelloよりは、「Confluence(コンフルエンス)」の方がマッチするかもしれない。これは、社長に相談すべきだろうか……。
1月13日(水):経理の引き継ぎマニュアルを社内で共有試しにConfluenceを使ってみる
経理部の引き継ぎの件について社長や役員に相談したところ、Confluenceを使ってみようという話になった。さっそく、accounting(経理)というスペースを作成し、ここで引き継ぎのマニュアルを共有していく。
ワード感覚で容易にページ作成
Confluenceはドキュメントをページ単位で管理し、それをスペースという単位でまとめたもの。各ページはWordライクな画面で編集できる。さらに、ワードファイルをインポートすることもできるのだが、マニュアルはシンプルテキストで作られていたので、今回はコピペでページ上に配置することにした。これだけでも行間や文字サイズがキレイに調整されるので、かなり見やすい。
あとは、経理部のAさん、同僚のBさんがドキュメントを見られるように、メールアドレスを入力して招待すれば準備は完了だ。そのまま基本的な操作を2人に教えて、後は2人に任せることに。しばらくは引き継ぎが上手くいくように、Confluenceの様子を見守ることにする。
1月14日(木):マニュアルに修正依頼アリ
ブラウザーで見ながらその場で修正
今日も朝イチでブラウザーを開き、サイボウズOfficeでタイムカードを打刻。ブラウザーでそのままConfluenceの画面タブを開くと、さっそく同僚のBさんからコメントが届いていた。
Confluenceではページの一部分を選択すると、その部分についての意見をメンバーにコメントできる。これによって、口頭では難しい説明も、スムーズにやり取りできるというわけだ。
表組みも簡単に作れる
Bさんからのリクエストは「チェックリスト部分を表組にしてほしい」というものだったので、さっそく対応することに。といっても、操作自体は簡単で、ページ上で「/」を入力したら、表示された挿入候補から「表」を選択。画面上に表が作成されたら、データをそこにコピペで移せばいい。ページ上部のメニュー一覧から、表のアイコンをクリックして挿入することも可能だ。
問題が解決したので、コメントボックスで「解決する」をクリック。これで画面上からコメントが消えて、ページの更新は完了というわけだ。
1月15日(金):マニュアルの運用スタート、ページのコピー機能が便利
ページの作成から一夜が明けて、これを正式なマニュアルとして運用していくことになった。今回作成したページは“新入社員の入社時における手続きのチェックリスト”なので、これをテンプレートとして新入社員が入るたびにコピーしたページを作成し、手続きのチェック項目を埋めていくことにする。
来月にはDさんというアルバイトが入社する予定なので、専用のページをコピーして作成。先に作成したテンプレートを親として、その下位レイヤーに配置した。今後は新入社員が増えるたびに、こうしてページを追加していけばよいだろう。
1月18日(月):同僚に直接コメントで相談したい
会社が本格的にテレワークに移行してから今日で1週間が過ぎた。同僚と顔を合わせなくなったことで、前回の緊急事態宣言の時のように、社内ではLINEのやり取りが増えている。始業時間前にスマホを開くと、経理部のAさんから「早めにConfluenceを導入しておいてよかった」とメッセージが届いていた。
メンションで同僚に直接連絡する
そのメッセージで相談されたのが、「飛田さんにいちいちコメントを確認させるのも悪いので、同僚のBさんと直接連絡する方法を教えてほしい」ということ。
【飛田】:そんな時には、コメントの最初に「@」を入れれば大丈夫。
【Aさん】:ちょっと待ってね…… なんか飛田さんの名前とかが出てきたけど。
【飛田】:そこで、Bさんをクリックして選べば、Bさんだけにコメントが送れるよ。
【Aさん】:本当に!? さっそく試してみる。
その後、しばらく時間が経ってから、Aさんに話を聞いてみたが、どうやら無事にコメントのやり取りで問題が解決できたようだ。以前は互いにマニュアルを見ながらSlackしていても伝わらなかったことが、Confluenceではスムーズにやり取りできているらしい。マニュアルさえ用意しておけば、かなり濃いコミュニケーションができるので、プロジェクトの立ち上げや、新入社員の教育にも使えそうだ。
変更すればリアルタイムでメンバーに共有される
Confluenceはクラウドでドキュメントを管理するため、ワードの校正機能と違って、ファイルのバージョン管理を気にする必要がない。変更履歴は自動的に記録され、過去のバージョンの確認や比較、指定のバージョンに戻すことも簡単にできる。
さらに修正やコメントはリアルタイムで反映され、その内容がすぐにメンバー全員と共有される。このレスポンスの良さが、使ってみると実に快適だった。この変更の時の通知が、メンバー全員へと丁寧に行われるのが、一般的なクラウド型のオフィスアプリとの違いだろう。自然とコミュニケーションが活性化するし、使い方も簡単なので、一度スペースを作っておけば自然と社内に広まっていきそうだ。
そして、Trelloに引き続き、これらの機能がConfluenceでも無料で使えてしまう。いや本当に、本当に大丈夫なんですか、アトラシアンさん??
今回の緊急事態宣言で、再び社員全員が別々の場所で仕事をすることになった。ますます社長や同僚とコミュニケーションが取りづらくなるが、Zoomやチャット、TrelloやConfluenceなど、今まで準備してきたものすべてを活かして、これから起こるであろう問題を乗り切っていきたい。
「急遽テレワークを導入した中小企業の顛末記」記事一覧
- 【緊急事態宣言前日】 「えっ?今日から在宅勤務?」
- 【緊急事態宣言突入】初のオンライン会議で久々のシャツ姿!ところが……
- 【GW直前】初のビデオ会議!「もう、LINEでいいんじゃない?」
- 【GW明け】「そうだ!会議を録画しよう!」
- 【5月中旬】ついにZoom有料プランを導入!
- 【5月下旬(1)】先輩企業に聞いてみた「普通にやったら、効率は落ちます」
- 【5月下旬(2)】「データ移行に1日がかり…は、もう嫌だ」
- 【5月末】助成金、ついに決定! 盲点だった価格変動・在庫切れ……
- 【6月上旬】セットアップをどうしよう?
- 【6月中旬】VPNルーターを補助金で設置! IP電話用とWi-Fi用のルーターも設定を変えないと……
- 【6月下旬】うちの会社にNASがきた! VPNで自宅からも利用
- 【7月上旬】今どきのノートPCで思いっきりZoom、男の夢も…
- 【7月中旬】「紙の書類のために出社」はなんと無し?うちの経理って、実は先進的…
- 【7月下旬】「ビデオ会議で自分だけ顔が暗い……」外付けカメラもiphoneも…
- 【8月上旬】ノートPCでは在宅勤務がツラい!「画面の増やし方」を考えてみた
- 【8月中旬】「会社支給PCをテレワーク用に仕上げてみよう」UACとパスワード保護共有
- 4月にはじめたテレワーク、5ヶ月の進化を振り返る……
- 【8月下旬】ビデオ会議の音と画質、超お手軽にUPさせたい!
- 【9月中旬】「展示会に見た、これがテレワークの最前線!」
- 【9月下旬】VPNでトラブル、NASからファイルが消えた!?」自宅から会社のNASに……
- 【10月上旬】Zoomでプロジェクターを使ったプレゼンは可能か?
- 【10月中旬】テレワークの「音」と「映像」変遷記、「あえてクルマの中でビデオ会議」やAirPods Proなど
- 【10月下旬】リモートデスクトップを使いたい!……会社の反応は?
- 【11月上旬】会社のパソコンの電源を遠隔操作でONにしたい!
- 【11月上旬】会社置きのタブレットで会議にZoom参加したい!
- 【11月中旬】同僚と会社にいるのと同じ感覚でおしゃべりしたい!
- 【11月下旬】自宅に1台だけネット通信できない端末が……、原因は?
- 【12月上旬】Zoom仕様に会議室の環境を最適化したい!
- 【12月中旬】会議室をビデオ会議用に改造……、を自前でやってみた
- 【12月下旬】Zoomに『接続が不安定です』と言われた、どうすればいい?
- 【12月下旬】無料でも使える『Trello』はテレワークで増えた進行管理トラブル対策になる!?
- 【1月中旬】カードを動かすだけで関係者への連絡が自動化!! 『Trello』を1週間使ってみた
- 【1月中旬】手段が目的になる!? ITツールを導入する意味を聞いた
- 【1月下旬】リモートでの社内情報共有に『Confluence』を使ってみた
- 【1月下旬】今からでもできる『出勤7割削減』に役立つ5つのツール
- 【2月上旬】テレワーク中の電気代、在宅勤務手当はいくら非課税になる?
- 【2月上旬】原稿の校正をAIに任せたい! しかも無料で
- 【2月中旬】テレワーク不健康を解消!3000円で始めるスタンディングデスク
- 【2月下旬】テレワークの最前線をオンライン展示会に見た!!
- (好評連載中)
(協力:アトラシアン株式会社)